在职场上,学会合理、有效地向上级汇报工作,是一件十分重要的事情,也是一项必须要掌握的能力。
作为多年的董事会秘书,在这方面我也积累了一些自己的心得,下面我提炼一些自己的观点分享给各位朋友参考。
一、汇报时需要有核心思想,先讲重点
无论你是做领导还是当员工的,是否有这样的经历:
某个下属去向领导汇报工作,然后一股脑儿说了一大堆的话,然后领导听了半天云里雾里,“你到底想要汇报什么?”
这里的主要问题就是汇报工作没有把结论先行,或者说重要的内容先表达出来,也许你自己心里清楚要表达什么,可以想的和说的也许不是一回事,领导都搞不明白。
所以我的第一条建议是:汇报工作,先讲重点,用一句话或者几句话把核心要点表达出来,然后再分步骤进行阐述。
比如,一名销售人员向销售总监汇报和客户洽谈的情况,可以在汇报时先阐述客户购买的产品种类、数量、价格等结论性的内容先说,这也是领导最为关注的,因为这代表着销售人员的业绩结果。
然后下属可以再就洽谈过程中遇到的问题或者细节补充汇报给领导。
这样汇报工作的好处在于,可以一下子抓住领导的注意力,或者引起他的兴趣,有继续听下去的动力。
二、汇报工作要带着解决方案汇报
许多时候,我们给领导汇报工作的内容中,都是带着问题去的,即自己解决不了的困难,希望领导给予协助。
但是领导总会批评一句,“你不要只带着问题来给我,你的思路呢?方案呢?”
站在领导的角度思考,他是这么想的:
首先,作为具体工作的当事人,你是最了解细节情况的,你不提出意见,就是一种不负责任的行为,让领导直接来代替你解决问题不合理。
其次,你汇报工作都拿不出自己的解决方案,是缺少能力的表现,事事都要依赖领导的话,还需要雇佣你做什么?
所以明白了领导会怎么想,我们就需要调整汇报工作的策略,必须带着方案去说,而不是只有问题。
即使你的方案还不成熟,也要大胆提出来,毕竟这也是你独立思考以后的成果,这是一种态度,即使领导不认可你的方案,也会认可你的为人。
三、汇报工作不要总口头,应附上书面报告
对于正式的汇报工作,不可能只带着嘴巴去说。因为你说完以后,领导第二天可能就忘记了,还如何帮你做决策呢?或者拿给其他的领导一起讨论参考。
所以,有职业素养的职场人,应在口头汇报之余,附上书面性的报告。
一方面,这样显得你做工作非常扎实和细致,省去了领导在你听汇报时还要做笔记或者确认某些文字表述问题。
另一方面,汇报以后,领导还可以拿着书面报告琢磨琢磨,对你的报告内容进行深入理解。
此外,书面报告也是个人完成工作以后的总结和复盘,你落实到文字上,就是一种强化的行为,比起大脑中的冗思会强许多。
四、汇报工作要有逻辑性
我知道有些人生性比较随意,汇报工作都是想到哪说到哪,无论口头、书面都是一笔流水账。
职业化的汇报工作,应该按照一定的逻辑性组织文字或语言,形成结构化的思路呈现给领导。
常见的方法就是“2W1H”,即“是什么”、“为什么”、“怎么办”。
从三个层层递进关系的角度来阐述你的工作内容,这样的汇报就非常清晰,通俗易懂。
在这里,我推荐大家去学习下《金字塔原理》这本书,因为这本书讲的就是结构化的思维,可以有助于汇报工作的逻辑性提升。
各位,您平时是如何对领导汇报工作的呢?欢迎分享您的观点。
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