工作没效率还经常加班？别自责了，这是老板的错

前两天和朋友聚餐，一聊起工作他就开始大吐苦水。

他说，在公司里做一个方案，客户和领导恨不得要改八百回，名字后缀可以排到N位数；

临到快下班了，经理说要开会，有时周末还要加班，总也没时间陪伴家人；

手里明明有很多工作，但就是不能集中精力去做，往往到提交的前两天临时加班才能完成；

感觉工作永远也做不完，原计划想充电提升自己的课程一推再推。

朋友说一天到晚都忙忙叨叨的，但一细想好像并没做什么，不仅没有了自己的时间，也没有成就感，觉得特别沮丧。

这令我想起了最近看过的一本书《孙正义的时间管理术》，

在我看来，这本书不仅阐述了如何管理时间，

更重要的是，展示了优秀的领导如何合理统筹员工的时间。

公司是一个团队，一个整体，它拥有完整的架构体系，领导正是这个庞大组织的建立者和统筹者。

可以说，每位员工是各个岗位上的棋子，由领导调配，将其放在最佳位置。

只有良好的部署才能令整个公司像一部精密的仪器一样，互相配合，互相牵制，正常运转。

但长期以来，领导们只注重员工的筛选、政策条例的制订，以及绩效收益等，却很少有人能认真地思考，

如何从分配员工的工作时间入手，提高整体的工作效率，增强员工的幸福指数和成就感。

但这一点，孙正义做到了。

“在大多数情况下，这种所谓的让个人通过努力提高工作和生产效率的方法是不正确的。应该提高一个组织的效率，强化时间管理，让个人认真地适应组织，这样就能在最短的时间内取得最好的成果。”——《孙正义的时间管理术》

一、无效会议和低质会议是罪魁祸首

所有人都知道会议的重要性，但并不是所有人都知道如何使会议高效。

有很多公司大会小会不断，但往往没什么结果，会议结束后，该忙的人还是忙，闲的人还是闲着。

说白了，这种会只是形式主义，是管理层为了完成自己的“开会任务”好去汇报，却苦了下面真正做事的人。

在孙正义的公司里，会议的目的是为了迅速做出决议，提高个人的工作效率，以下4点非常有借鉴价值：

1. 1. 在开会中禁止出现“正在讨论中”这样的字眼，每个议题都要有结论。如果不能得出结论，就一定要邀请相关人员立即到会讨论，直至得出结论为止。
   

2. 2. 在阐述时，不要废话连篇，一定要先说结论，再说不多于三个理由或依据即可。
   

3. 3. 必须要开早会。早会的任务是明确小组成员全天的日程安排，合理分配工作任务，避免无谓的加班，当发现有人需要加班时，负责人会把工作分一点给其他成员。
   

4. 4. 会议报告和会议同步完成。如果会议报告是给公司内部人看的，其目的是为了分清各自的工作职责及项目进度，因此速度和条理性是第一位的，格式和排版并不重要。依据这样的原则，记录人员就不用在表现形式上浪费时间，力求会议结束，报告也同步发送到各与会人手中。
   

二、工作时间被突发邮件和信息碎片化

很多人都有这样的体会：手头正做着一件事情，突然显示有了新邮件，或新的手机信息，大多数人都会担心遗漏重要消息，而立即停下手里的工作去查看。

但问题来了，人们往往并不是看完这条信息就放下了，而是习惯性地翻翻别的内容，待意识到要继续工作时，还要回头想想刚才做到哪儿了，需要过几分钟才能把思绪拉回正轨。

由此，工作时间被意外信息严重碎片化，大大降低了工作效率，早会制订的当日计划会被破坏，加班时间会不断延长，导致恶性循环。

孙正义的公司对此有明确的规定，即严格限定查阅和回复邮件的时间，做到上午的邮件中午回复，下午的邮件第二天回复，避免因不断处理临时邮件打乱工作进度。

不仅对员工这样要求，孙正义自己也通常在上下班的路上处理邮件，尽量不耽误正常的工作时间。

同时，公司的这条规定要明确告知所有人，也包括合作伙伴和客户。杜绝对方认为无论何时发送邮件都能得到及时回复的期待，进而尊重公司的规定，也合理安排自己发送邮件的时间。

如果有紧急的事情，一定要及时电话或当面沟通，而不是在往返邮件中浪费时间。

“所有的邮件都要坐在桌子前一本正经地回复才是浪费时间，除了那些需要添加附件资料、无论如何都得使用电脑处理的邮件，其它邮件都可以在移动的时候用手机处理。”——《孙正义的时间管理术》

三、合理分配个人的工作时间和项目交付时间

在学习和工作时，人们往往习惯于按小时去计算时间。

试着质疑一下：“这件事真的需要1小时才能完成吗？”如果可以在半小时，甚至更短的时间内完成，但你却设定了一个小时，那么可想而知，剩余的半个小时你绝对想“犒劳”一下自己，刷刷微信、网上聊聊天，时间就这么不知不觉地荒废过去了。

孙正义认为，完成每一项小工作应以15分钟为最小单位。如果一个问题10秒钟思考不出解决办法，那花费再多的时间也得不出答案，这时就应该去寻求帮助，看看曾经成功的案例，或者听听别人的意见。

没有比一个人烦恼更浪费时间的事情了。

另外，在制订项目规划时，仅仅规定交付日期是远远不够的。管理层可以将工作任务拆分，并制订出各个小任务的交付时间，这样更有利于提升工作速度。即从大到小，逐一分解，才能确保项目的各细节一一落实，避免遗漏和偏差。

“对每日的工作没有结构化的分配，安排工作时没有明确的顺序，这是造成工作效率降低和工作成果品质下降的原因。”——《孙正义的时间管理术》

前段时间沸沸扬扬的一场996风波，相信大家仍然记忆犹新，

大BOSS与网民们的口水战早已偃旗息鼓，但争论归争论，事实证明，大佬们是最后的赢家。

马云依然认为996是员工们的福报、任正非依然鼓励狼性激励机制、雷军依然认为“每天心甘情愿12点下班的人”才是优秀的人、刘强东依然坚决要淘汰三类人，即不能拼搏的人、绩效差的人和性价比低的人。

而员工们依然无奈地扮演着曾经的陀螺，甚至有人吐槽说，以前还995呢，现在变成996了。

其实，大BOSS们都应好好研究一下，如何以行政手段去提升整体的工作效率，而不是让员工一味地加班，以此来证明个人的“狼性”和“性价比”。

不是只有996才证明我们热爱工作，没有效率的单纯加班毫无意义。

只要员工有自我成长的意愿、有更多的时间去提升自己，充的电反作用于公司，这不仅能获取成就感，更能提升幸福指数，这才是双赢。

附：孙正义于1978年毕业于美国加州大学伯克利分校，自1981年创建软银集团以来，短短33年便将其打造成了一个信息技术帝国，成为日本仅有的三大通信运营商之一。本书的作者三木雄信曾是孙正义的秘书，参与过公司的很多项目，在亲历并掌握了孙正义的时间管理术后，不仅编撰了此书，还将此方法运用于自己的公司——一家英语培训机构，在零加班的工作状态下带领员工走向成功。