知州、知府、知县的称呼全面普及是从北宋才开始的。北宋实行官职和差遣分离制度，反映在职务名称上，就是“权知XX州（府、县）事”。在宋朝以前的唐朝，地方分州、县两级，州最高长官是刺史，相当于地级市的市委书记兼市长；县最高长官是县令，相当于县委书记兼县长。到了宋朝，地方仍分州、县两级，但州、县两级最高长官名称发生了变化。刺史没有了，取而代之的是朝廷派到地方去的官员，因为带有临时性的味道，称“权知州事”，简称“知州”；“权知县事”，简称“知县”；“权知府事”，简称“知府”。宋朝的州分上、中、下三等，类似于如今的大城市、中城市、小城市，主要依据户口来划分。这个时候，上、中、下三等的知州，级别就有可能不一样。宋朝的知州一般由文官担任，朝廷统一选派，并且很少由一个人长期担任一个州的知州。另外，宋朝还在各州设通判，既相当于州的二把手、知州的副职，就有监督知州的权力。
京府指拥有京城地位的府，比如东京开封府、南京应天府、北京大名府等，相当于直辖市。这些京府的最高长官职务为府尹，正省级，一般由亲王兼任，但亲王大多是遥领，并不实任，而由其他官员实任，称“权知府事”，简称知府。明清时“州”分直隶州和散州，直隶州知州的品级和知府相当，散州知州的地位只相当于知县。直隶州直属于省，下面管辖县，而散州直属于府、道，下面不管辖县，所以一般都是知州这一块需要分清楚，其他的像知府、知县，则很容易搞清楚。知州的话为县长，属下有同知、判官等，职务和知府之下的同知、通判一样，掌管一州的粮草、军队等实际事务。知县到了现在就是乡长了，为最低一级的官员，自古以来有“皇权不下乡”的说法，所以知县就是国家管理人民的直接负责人，康熙、雍正都十分看重知县这个职位。知县以下属官有县丞、主簿，分管钱粮、户籍、征税、巡捕、河防等事。知县地位低，品级小，但却是帝国的奠基石，一个好的知县，对帝国来说是十分重要的。
直隶州知州官品级是明朝时从五品，清朝时正五品，待遇与府平行，是省下辖的一级政府的行政长官，相当于现在的地级市的市长，知州下辖州同、州判与府的编制相同。直隶州下辖县一级行政单位。知府又叫做太守，是某一个州郡的最高长官。知在古代作为管理的意思，府则是一级地方行政单位，在魏晋时期就已经出现。到了唐朝时期，才设置了府伊。宋太祖为了吸取五代时期群雄割据的局面出现，规定各个州的刺史只直接服从于朝廷，节度使不得插手相关事务。明清时期有所改进，分为直隶州和散州，直隶就是直属于省，下面可以管辖县。散州就是一般的市，但是不管县，属于上面的府或者道。在唐代以前，基本上称作是县令。一直到了宋代之后，才有了知县的名字。古代基本上是行政军事一手抓，也就是我们所熟悉的七品芝麻官。虽然官小，但是管理的事情多。
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