他用WPS灵犀，搭建了一套跨境医疗贸易在线工作流

（原标题：他用WPS灵犀，搭建了一套跨境医疗贸易在线工作流）

重庆不是沿海城市，但陈扬蜀的医疗设备与耗材外贸生意已经做到了尼泊尔、俄罗斯、荷兰、西非。他的办公室就在西部陆海新通道的枢纽节点上，货物向南经铁海联运出去，信息则通过线上先一步抵达买家手里。

从辉瑞高管到跨境外贸创业者，陈扬蜀最初没想到，创业后最耗时间的不是找客户，而是找业务管理工具。"那些工具订阅费加在一起，一个月花费不小，性价比不高，还需要来回切换，用着非常不顺手。"他回忆道，最开始他每年花1.2万元上线了一套CRM，用了两年，客户确实管理起来了，但是没有和订单管理、供应商管理绑定起来，依然烦琐，协同效率低，完全没有达到预期。如果还加上订单管理、供应商管理等增值模块，每年至少要5万元。

转机来自一次"完全偶然的机会"，“我先充了4年会员，还附赠云盘，毕竟WPS Office是每天都要用到，所以我感觉非常划算。”原本只是图省钱，结果陈扬蜀围绕它尝试搭建工作流，发现一套办公套件就能把团队的客户、产品、人力、财务管理起来，会员功能也提升了做表格、演示、处理PDF的效率。"于是我进一步探索更多应用场景，比如结合多维表格、云文件管理CRM和订单，还有团队内部SOP。"

"虽然搭建花了不少精力，但能结合自身需求去DIY搭建和模块，这正是自己想要的，一劳永逸。"他后来索性把整套出海工作流搬了上去。

从"加班赶工追版本"到"跨设备打开就是最新的客户数据"

陈扬蜀现在用WPS多维表格管理客户数据库和报价记录。每个客户一条记录：公司名、国家、对接人、产品偏好、历史报价、跟进状态。客户从"意向"到"在谈"再到"成交"，表格状态同步更新，历史记录全部保留。

"以前，文档版本一多就乱了，发来发去不知道哪个是最新的。"他和团队成员实时在同一张表里操作，不需要反复发文件确认版本。报价单也在这套流程里——客户询价，他在表格里调出产品参数生成报价文件，谈价、修改、最终确认，每一轮版本都有记录，"出了任何问题回头都能查。"

这套方法也帮他重新理解了跟进客户的边界。"我们现在用多维表格管理了465个客户。其实以前CRM系统上有2000多个客户，但由于没有和订单结合起来进行管理，其实很多是无效的。几个人的初创团队不可能把2000多个还在持续新增的客户管起来。"他换了思路，以订单为中心，只维护已下单、有意向下单，以及经背调确认的真实客户，"这套流程也就是去年开始到现在1年多，越用越上手。"

陈扬蜀提到，他的一个尼泊尔客户让他格外印象深刻："他每次采购的项目都特别多，而且特别杂，不少医疗耗材还不是我们运营的产品。客户的事情也多，项目多了，时间稍微一长，客户他自己都不记得了，就需要反复确认。"陈扬蜀把多维表格共享给对方，海外客户远程登录账户随时查看，"沟通效率一下子高了起来，那位客户现在用着也越来越习惯。"

一个云端链接，消解掉跨国协作的摩擦

跨境业务有个现实障碍：各国客户不一定用同一套工具，也不一定愿意为了你一家供应商专门装新软件。

陈扬蜀把产品手册、规格书、合同草稿上传到云端，生成共享链接发给对方。尼泊尔的采购商、荷兰的客户，打开链接就能看，有需要批注或修改的，直接在线操作，双方看到的是同一个最新版本。

"以前一份合同来来回回发邮件，有时候搞不清楚改到第几稿了。现在大家看的是同一个文件。"

云文件还解决了他的归档痛点。外贸单证类型多——报价单、形式发票、装箱单、检验报告，每个客户、每笔订单都产生一批单证，以前散落在邮件附件和本地文件夹里，找起来费时间。现在按客户、按订单分文件夹归档在云端，"随时查，任何设备都能打开。"

那位尼泊尔客户以前一笔订单的沟通时长至少半年，"反复确认的、新增的、再商讨价格和交货期的、备货的、仓储物流的、售后的，数不清多少回，有的同一个文件也不记得要重复发多少次。现在就不用了，全部云文件共享，归档管理，客户想看随时去查，订单新增或者有疑问，直接打开多维表格进行沟通。难以言喻省了多少来回。"

WPS灵犀：是"商业翻译工具"，也是跟着业务跑的"助理"

陈扬蜀目前在上手使用WPS灵犀。从他的工作场景看，这套AI能力在很多地方都上手帮上了忙。

报价文件的多语言处理是刚需。他发给尼泊尔客户的报价单是英文，发给部分东欧客户有时需要俄文版本。过去他要切出去用翻译软件，改完再贴回来，"格式总会乱"。灵犀在文档内直接完成翻译和润色，前后格式保持一致，省掉了不少来回。

合同和单证的快速起草也改变了流程。外贸单证有固定格式，但每笔订单内容不同。灵犀支持根据已有模板加输入的关键信息自动生成初稿，品名、数量、单价、装运条款填进去，一份形式发票的框架就出来了，"他再核对修改，比从头写快很多。"

跟外国客户沟通，他大量时间花在写邮件上。有时候用中文起草，让AI翻成英文；有时候直接用英文写，但不确定表述是否地道。灵犀在文档内直接完成这个动作，不需要切换工具。

但最让他意外的，是灵犀对业务本身的理解。"虽然刚开始使用灵犀，还在持续实践中，但最让我吃惊的就是，它可以仅仅通过我发给他的几张产品图片，结合我提到的用途，直接补充和完善了产品信息，并生成了非常详细的对照表格和沟通工具供我下载，我只需要将表格简单整理便发给客户并轻松完成了沟通。"

重庆，一个人，十个人团队，几大洲的买家

陈扬蜀自己手上亲自跟进管理着10个左右活跃客户，今年，他又和自己的母校西南大学发起了产研合作，旨在持续提高自己出海品牌的竞争力；又在5月和非洲客户合伙成立了供应链管理公司，为想拓展西非市场的中国企业提供海运空运、金融、物流、仓储和市场对接服务。

业务版图在扩大，但人力没有同比例扩张。"我现在的状态，的确是一个人能做以前好几个人的活儿。"

重庆是西部陆海新通道的核心枢纽，物流向南直通东南亚、南亚。在这条通道上，有越来越多像陈扬蜀这样的创业者——他们不在沿海，没有传统外贸的地理优势，但借助基础设施的改善和数字化工具，同样能跟几大洲的买家做生意。工具的意义，不在于替代人，而在于让一个人能管得住更大的摊子，让信息和货物一样顺畅地跨境流动。

陈扬蜀选的，是一套能跟他的业务一起长大的工作方式。而WPS 灵犀想做的，不过是让这套方式对更多像他一样的人，使用门槛再低一点，让开展业务的路子再顺一点。