东南亚海外仓老板必看，多仓库多币种结算如何解决？

为了顺应跨境电商卖家的发展，越来越多的东南亚海外仓老板已经开始从单一国家、单一仓库运营变为多国、多仓、多城市运营，服务的卖家不再只有中国企业，泰国、印尼、马来西亚、越南、菲律宾、新加坡的本地卖家都在往里进。

仓网铺开后，一个非常明显的问题是结算出错。

不同国家币种不同、汇率每天在变，不同客户层级之间报价不同，费用也不同。用传统财务软件去扛，基本要靠"多开几套系统、多开几个账户"硬撑：仓库管理系统和财务系统对不上，汇率靠人工换算，对账混乱，一不小心就会导致错算漏算，导致仓库损失，客户的信任也会流失。

那么，在东南亚运营多国海外的老板应该要怎么解决结算难题呢？今天一次性给大家讲清楚如何用顶妙WMS进行多仓库、不同币种的客户结算。下面按实际落地的顺序，把每一步的配置方法和踩过的坑讲清楚。

先说清楚一件事：系统里填的收款信息、充值和扣费记录，本质是仓库自己的一本账，客户的钱不经过系统流转。客户线下转账到仓库账户，仓库在系统里做确认和记账。这一点先明确，后面每一步的操作逻辑才顺。

第一步：设置汇率

汇率是所有结算动作的起点。客户今天充值 10 万泰铢，按哪个汇率折成人民币入账？等他到账时汇率已经变了，账面金额跟客户预期对不上，扯皮基本就从这里开始，所以部分的仓库会选择按照固定的汇率。

在我们现在用的系统中，仓库可以自主设置固定汇率，并且会展示官方的汇率，且仓库可以选择是按照当天官方的汇率或者是设置固定汇率。

我们目前采取的策略是按照官方的汇率走，只有在汇率波动较大的时候才会按照固定的汇率走，并且提前跟客户打招呼。

第二步：客户开户

一般，我们这些仓库申请了顶妙WMS的账户后，我们会获得两个登录地址，一个是我们仓库这边使用的，一个是客户就是商家使用的地址。

我们和客户合作后，就把商家使用的地址发给客户，客户自己注册账号并提交。我们在仓库端会看到待分配的客户账号，给客户分配好仓库后，客户就算是完成了开户。

这么做的好处是客户资料由客户自己维护，仓库不用代填，也避免同一客户在不同国家的仓之间串档。

第三步：设置客户收款方式

接着，为方便商家准确打款，我们可以给客户配置不同的收款方式，在顶妙WMS左侧菜单栏中找到并点击【财务】模块，选择【收款银行卡】即可进入管理页面，设置收款银行卡包括开户银行、银行卡号、开户姓名等详细信息，并设置对应的币种。

也支持使用其他收款方式，比如微信或者是支付宝，也可以设定对应的币种。

如果一个客户想要用多个币种结算，我们也可以为他设置多个收款方式。客户量大的时候，按客群分组更省事：我们在泰国的仓，一部分客户用泰铢结算、一部分用人民币结算，把这两批客户分成两个组，设置收款方式时直接选择对应分组，一次配完。

第四步：设置客户的计费规则

收款方式确定后，把报价单拆成系统能自动执行的计费规则。进入【财务】-【计费规则】，可以配置出库费（还能针对指定 SKU 单独定价）、仓储费、退货费、备货上架费、卸货费和尾程运费。

这里以仓储费来做示范。我们在计费规则的页面找到仓储费，点击【新增规则】

在弹窗中设置相应的规则和费用，支持设置多个规则，点击【保存】后，后续客户备货进来，即可生成仓储费。

配置时有三个地方容易出错，单独拎出来讲。

一是免租类型，系统中有4个选项：

· 不免租：即不给客户免租的选择；

· 第一个批次免租：仅入库的第一批商品免租，第二批商品及之后入库的商品，不再免租。

· 每个批次免租：每次入库的商品，都会免租。 入库类型包含：备货入库、退货入库、导入初始库存。

· 按客户免租：每个客户，商品第一次入库的时间为起始时间，计算免租天数

二是【最低按 1m³ 计费】。勾选后，客户在库商品的体积总和不足1立方米，也按1立方米收费。小批量、多批次的客户基本都要开这一项，否则仓位占用成本收不回来。

三是计费币种。规则里选了人民币，而客户用泰铢结算，扣费时会按【财务-汇率设置】里填的汇率换算后再扣；没有设置汇率的，系统按实时汇率转换。规则和汇率要成对配置，只改一边就会算错。

这一步做完，出库、退货、上架、存储这些动作的费用由系统自动计算并扣划，不用人工套公式。仓库侧少一层人工换算，客户侧拿到的是能对得上、能追到明细的账单。

第五步，客户充值及审核

在客户充值前，我们可以在手工充值界面设置起充金额，即每个客户最少充值的金额，避免客户后续弃货跑了，在起充金额这点，可以在每个仓库可以按照实际情况设置。

再说审核。我们现在的流程是，充值请求提交后不会立即生效，而是进入"待审核"，由仓库财务去实际账户核对是否到账，确认后再在系统里通过。完整链路是：客户线下转账 → 线上提交充值申请 → 仓库财务核对并审批 → 充值完成 → 账户余额与信用额度更新。信用额度按客户层级分配，各客户不一样；充值到账后，如果客户动用过信用额度，充值金额会优先归还到信用额度。

下面是两种场景的操作流程：

场景1：商家线下转账后，发起充值申请

- 仓库端进入【财务】-【手工充值】，进入“待审核”状态，查看客户信息、银行卡、账户、金额、截图等信息，确认无误后点击【审核】

- 在弹窗中可再次确认，并且支持提交审核备注，如有使用信用额度的情况下，充值金额会优先归还到信用额度中，确认无误后点击【确定充值】，如需要驳回，也可以直接点击【驳回】。

- 之后充值申请会移入“已充值”状态中，此时商家系统中的金额会发生变动，如果是被驳回的申请，会移入“已驳回”状态中，商家端可查看到驳回状态，可重新编辑后提交。

场景二：商家线下转账后，没有发起转账申请，或者仓库有赔付、返利等情况，由仓库发起充值申请

- 进入仓库=>手工充值，点击申请充值

3、在弹窗中，先选择充值客户、设置付款方式，再根据实际情况填写充值账户、转账日期、币种、金额等，并在线下将金额转入仓库账号中，保存交易流水号和转账截图，上传到弹窗后，点击【提交审核】/【提交审核并通过】

第二种情况建议保留审核环节。赔付、返利这类入账没有客户的转账凭证，多一道确认，后面查账有据可依。

备注：上述图片我从WMS系统的帮助中心教程找到的，侵删。

第六步：查看明细

充值完成后，我们就可以在充值明细中去查看客户的充值明细，在客户管理中就可以查看到对应客户的账户余额。

这两处建议每周固定核一次，跟银行账户的实际流水比对。系统管的是账面，跟流水对齐一次，能比较早发现漏记或者重复入账。

第七步，余额不足提醒

客户余额不足时发不了货，等到出库环节才发现再通知，客户体验很差，仓库这边还要临时协调。

为了避免这种情况的发生，我们还会对客户进行充值提醒，但手动操作太麻烦，现在有系统，我们可以在系统-【余额提醒】中设置当前仓库的余额提供，设置后，当某一客户的账户出现余额不足的时候，会直接发消息通知客户及时充值。

从单仓到多国多仓，结算的复杂度不是线性增长的：每多一个国家，就多一种币种和一套汇率处理；每多一个客户层级，就多一份报价单。靠人工和表格去兜，规模越大越兜不住。

我们现在的做法，是把汇率、开户、收款、计费、充值、明细和提醒放进同一套系统，让规则先落进系统，再让系统去执行。仓库侧省下的是换算和对账的时间，客户侧拿到的是能看懂、能对上的账单。

环节比较多，难免有讲漏的细节，有具体问题可以在评论区留言，看到会回。