州机构审计发现内部控制缺陷及违规行为

州农业部的最新审计发现“存在内部控制缺陷以及违反法律、法规或政策的情况”，记录显示。

公共账目审计办公室发布的文件称，最新审计涵盖2021至2023财年，截至6月30日结束。

审计的目标是“评估农业部在重要管理和财务职能方面的内部控制；评估其是否遵守部门内部政策、其他州机构颁布的程序，以及相关法律条款；并评估其某些管理实践和运营（包括某些财务交易）的有效性、经济性和效率”，审计员报告指出。

在发布的报告中有五项发现。这些发现包括存款延迟、工时表未经审批、未能提前批准加班调休、采购和支出控制方面的薄弱环节，以及该部门下属12个委员会、理事会或工作组中，有4个未按州法律要求召开会议，也未向州务卿提交定期会议时间表。

“农业部在采购多媒体服务时未获取至少三份报价，并且未将三笔总额244,032美元的发票金额与合同价格表核对，”审计员报告指出。

报告显示，农业部“支付了五笔总计958,117美元的支出，但未确认服务已提供，也未收到合同规定的证明材料。”

审计报告中还重点指出，农业部管理层“未审批一笔总额为3，558美元的采购卡结算单”。

“农业部使用了一份全州范围的媒体、营销和公共关系合同。该合同规定，凡服务金额超过5，000美元，机构须从列出的承包商中获取三份报价。每份报价必须基于合同价格表中列出的定价。合同还规定，所有发票必须逐项列出，以支持与工作范围相对应的每小时费率，”报告列出的标准中如此说明。

审计人员建议农业部“改进内部控制，以确保合规于竞争性采购要求和采购卡政策”。

报告称，农业部“未设计有效控制措施来获取和保存文件记录”。

在报告的“机构回应”部分，该部门表示“支持审计人员建议，将遵守所有适用采购法律及采购卡审批政策”。

“未能遵守竞争性采购要求，可能会影响州农业部以较低成本获取优质服务的能力。在没有得到适当支持且详细的发票，或未将支出价格与合同进行核对的情况下，州农业部可能会向承包商支付高于合同费率的款项，或为承包商未提供的服务付费，”审计报告称。“如果没有适当的采购卡审批，则更难确保州农业部为合法的州政府业务进行采购，并遵守采购政策。”

审计员对水产养殖局2023财年牡蛎养殖场租赁费日志的审查“发现，有30天，每天的收据都超过500美元，但都没在24小时内存入银行”，这意味着延迟存款总额达549,864美元。

农业部同意遵守审计报告关于存款的建议。

“农业部支持审计员关于所有收入收据应及时存入银行的建议。农业部将寻找并实施一套更好的收入存款程序，用于水产养殖局的收入存款，以确保其按照《一般法规》的规定进行存款，”农业部在报告中对这一发现作出回应时表示。

报告还指出了涉及加班时间的问题。

“该部门有13.5小时加班（占55%）无法提供预先批准文件，

三名员工共计加班13.5小时，涉及金额812美元。其中一次情况是，该员工在连续42天里记录了325小时加班，但仅有一天未获得预先批准，总计23,585美元，”报告称。

该机构回应称，“农业部可通过人力资源安全联络员，增派更多有资质且获授权的审批人来处理考勤表。为避免薪资发放出现异常周期，考勤表必须及时审批。DAS智能薪资系统会继续向所有待审批的考勤表发送提醒邮件。”

审计报告还提到，农业部“有14.25小时的非紧急补休时间（占51%）无法提供预先批准文件，涉及六名员工，共计620美元。”

该报告还审查了该机构在审计期间的工时表审批情况。审计人员“发现了农业部未批准的九份工时表，共计30,586美元。行政服务部薪资人员有义务批准这些工时表以支付员工工资，而农业部无法证明后续有审查或批准。”

其他建议包括加强发票审核流程，并加强对水产养殖局资金管理的内部控制，以确保其符合一般法规。

农业部在回应中表示，支持审计人员关于遵守所有加班和调休预批准要求的建议，并“在审计期后已更新政策，要求在可行时由经理预先批准这些请求。”

“对于下班后发生的紧急情况有例外，这些情况由经理或主管在事后记录在案。关于一名员工在较长时间内获得加班费的情况，其经理因突发疾病请假，随后意外退休，导致无法提前书面批准加班。该员工确实工作了这些时间，并在经理离职前已获得口头加班批准，”农业部回应道。

审计报告还指出，农业部的12个委员会或工作组中有4个未向州务卿办公室提交定期会议时间表。其他8个团体在其网站上“没有准确的会议清单”。

报告还建议农业部门“与下属各委员会、理事会和工作组协作，以确保《信息自由法》得到落实”。

该部门“认同审计人员的建议，以确保《信息自由法》的各项要求以及各委员会相关法规得到全面执行。农业部门会及时把全部会议信息提交给州务卿，供其发布在官网上。农业部门还会把所有的会议通知、议程和会议纪要都挂在官网上，方便大家随时查看。所有已停摆的委员会都会在部门官网上标注清楚，以免大家误会”，该机构回应称。