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本文作者：拉登Dony
本文编辑：竺兰
大家好，这里是秋叶编辑部，我是「山东吴彦祖」拉老师~
你有没有经历过这种热锅蚂蚁的时刻？
明明记得上周二开会写了个多维表格，名字大概叫【 项目进度表 】，结果在飞书搜索框里一搜，弹出来几十个长得差不多的文件。
你一个个点开，加载中的小圆圈转啊转，转得你心烦意乱。
老板在群里催你发链接，同事在会议室等你投屏。
而你，就在那儿疯狂翻动鼠标，感觉自己像是在一个堆满陈年旧报纸的仓库里，寻找一张两毛钱的收据。
这种找东西的焦虑，本质上是因为我们的电子文件跑得太快，而我们的管理逻辑，还留在纸和笔的年代。
今天，我想和你分享我的文件管理经验，怎么把飞书里面乱糟糟的文档，变成自己的智能文档仓库。
修改查看方式
很多人用飞书文档，第一步就错了。
我们每天一进飞书主页，看到的是满屏的历史记录。
但是这些历史记录似乎并不是我的，昨天更新的文档，本应该出现在最顶部，但是翻了半天都没有找到。
这时候，你得做两个微小但极其关键的动作：
❶ 归我所有
在【 最近访问 】的列表中，把归属方式改成【归我所有】。
飞书文档【 最近访问 】列表里面很杂，不仅包括了你自己做的文档，还有别人做的文档，还有模版里看过的。
勾选这个选项后，你看到的就全是自己亲手创建的文档了。
❷ 最近修改
把排序方式从【最近打开】改成【最近修改】。
这太重要了！【 最近打开 】是个非常流氓的逻辑，你哪怕只是点进去瞅一眼，它就冲到最上面，把你真正需要高频编辑的文档给顶下去了。
改成【 最近修改 】，文档的排版布局才会真正符合你的工作节奏。
很多人觉得工具不好用，其实是懒得去改那 1% 的设置。
这就像你买了把新椅子，如果不按自己的身高调整高度，坐久了肯定腰疼。
文件存储位置
❶ 文件存储
飞书文档里有两个存储文件的位置：主页和云盘。
主页就像是你的书桌，所有的文件一字排开摊在桌面上浏览。
云盘就像是你的书架，可以创建文件夹对文档进行分类管理。
这和我们操作电脑本地文件的逻辑是一样的。
❷ 文件搜索
有时候，我们连文件在哪个文件夹都忘了。
这时候，搜索框就是你的救命稻草。
飞书的搜索不只是搜标题，它能【搜索文档内容】。
比如之前讲课时有一个发票的案例，你搜个「发票」，它连文档正文里提到的发票逻辑都能给你翻出来。
更厉害的是那个【飞书问答】。
你可以试着像跟人说话一样问它：
帮我找找最近一周我建的所有表格。
那个关于发票管理的文档在哪儿？
它不但能找出来，还能顺带给你总结一下这个文档里大概写了啥字段。
这就像你请了个过目不忘的管家，你不用记得书在哪一页，你只要说个关键词，他直接帮你翻好递到手上。
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文档管理心法
好了，重点来了。
如果你的文档已经多到搜索都觉得累，那我们就得换个维度的思路。
我现在的秘诀是：用一个多维表格，管理我所有的文档。
你可能会说：「啊？为了管文档，还要再建个表？这不是套娃吗？」
其实不然。
你看，文件夹是死的，但多维表格是活的。
文件夹用多了其实是堵墙。
比如一个文档既属于客户 A 又属于 2025 年项目，你放哪儿？这种层层嵌套的文件夹，往往是效率的终点。
别急，后面我会告诉你怎么打破这堵墙。
尝试把主页那些文档的名字和链接全部抓下来，塞进多维表格里。
在这个表里，我可以随心所欲地加标签：
状态列：这个文档是【 已完成 】还是【 草稿 】？打个勾，标记成亮绿色，一目了然。
多维筛选：我想看【 本周 】创建的、【 关于教学 】的、【 已完成 】的文档。
在文件夹里你要点开好几次，在这里，点筛选答案直接蹦出来。
关键是，你在这个表里还能看到预览。
鼠标往链接上一放，文档内容就在右边弹出来，连点开的动作都省了。
这就是从找文件到管理资产的飞跃。
你不再是软件给你什么你用什么，而是你在根据自己的脑回路，亲手构建一个属于你的知识大脑。
小 Tips：
偷偷告诉你，我们可以用一个浏览器小插件（Easy Scraper），一键把主页那些文档的名字和链接全部抓下来，直接复制粘贴到多维表格里就可以。
我们今天学的不是怎么点飞书文档放哪里，怎么找？而是学习怎么理清你的工作流。
工具永远是不断更新迭代的，今天叫飞书，明天可能叫别的。
但这种标签化管理、维度交叉查询、自动化抓取的底层逻辑，是可以迁移到任何地方的。
效率的本质，不是你动手的速度有多快，而是你大脑中建立的确定性有多少。
希望下一次当你面对几百个文档的时候，不再是感到窒息，而是有一种天下万物皆在我掌控之中的淡定。
毕竟，我们努力优化工具，是为了省下时间，去感受那些比工作更美好的生活。
不过，今天教大家的只是飞书多维表格 1% 的用法。
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