飞书表格别再跟风学！10年Excel老师给新人的表格设计建议

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作者：拉登Dony

编辑：竺兰

大家好，我是「山东吴彦祖」拉老师~

每周一，是秋叶编辑部开公众号选题的日子，群里是各种信息轰炸。

我分到了一篇关于 「 飞书搭建阅读管理系统」的选题，这个选题挺火。

但我真的不太想写，群里不敢说，只能在这里跟大家吐槽一下（别告诉其他人哈）。

那些教你用飞书多维表格管理图书、管理人生、管理时间的，模板一个比一个好看，实际上大部分也只是做做样子，看这个选题火，才这么写的。

这年头，谁还看书啊！谁用表格看书啊？！

我教了 10 年的 Excel，表格人需要什么，我比谁都清楚！

别总想着表格怎么好看，表格是给人用的，得先想清楚人怎么做事！

有个学员我们就叫他老王吧，昨天跟我吐槽的问题就很好，一起看看人家是怎么做事情的！

上周车间安全大检查，老王查出 20 多个隐患：A 部门的电路老化、B 部门的物料堆放、C 部门的叉车年检……问题列了满满一张表，可整改通知发下去，画风逐渐跑偏。

你发现问题了吗？

标题几乎全是部门名称，每行对应一个问题，可每个问题涉及 3-5 个部门，看个数据，表格得左右来回拉动。

这都是皮毛，表格带来的沟通问题才最让人头疼！

A 部门小张：「王哥，我这问题填哪列啊？表格 20 多列，我眼睛都花了！」

B 部门李姐： 「 我明明在第 5 行填了整改计划，怎么汇总时说我没填？哦…原来得先翻到第一列核对问题行，再回来填第 10 列？这不是折腾人嘛！ 」

老王自己：对着 5 个部门列、30 行数据，想统计 「 哪些问题 3 个部门都没回复 」 ，愣是用了 2 小时筛选，差点把鼠标点穿。

你看，安全检查协同难，不是因为问题多，是因为表格 「 长歪了 」 。

传统思路总想着 一个部门一列 ，结果表格变成 体育场看台 ——行列太多，大家找不到自己的 「 座位 」 ，填错、漏填成了家常便饭。

用二维表格管多对多关系（一个问题对应多个部门，一个部门对应多个问题），就像在体育看台找座位。

找半天找不到，算了随便做一个吧！表格也就越来越乱。

你得学会转换数据库思维，别让部门占列，把「部门列」拆成 「 部门行 」 。

把所有隐患先登记在【隐患明细】表格。

比如：问题 1：地面太脏，涉及 A、B 部门。

然后新建一张【整改明细表】，按照涉及部分把这个问题拆成多行。

拆分之后的数据，无论是查询还是统计都变的灵活很多！

▋改善效果

A 部门小张打开表格，直接筛选【部门=A】，所有他要管的问题整整齐齐排在眼前，填整改措施时再也不用跨列寻宝；

老王想知道 C 部门进度？

筛选【部门=C】，未完成项一目了然，5 分钟搞定统计！

想知道每个问题回复了多少个？进度如何？哪个部门还没有回复？

做个查找引用，AI 写个函数公式，轻松统计，一目了然。

▋操作技巧

当然，手动拆分问题行还是麻烦。

这个时候，多维表格的各种技巧、功能就该上场了。

❶一键复制到【改善明细】表

添加一个【按钮】列，绑定自动化流程，点击按钮，自动把问题从【隐患明细】，复制到【改善明细】表。

❷按部门一键拆分

在【改善明细】表中，借助飞书插件【拆分对标】，把一个问题按照部门，拆分成多条记录。

拆分之前

拆分之后

这样每个人筛选自己部门的数据，确认问题、分析原因、提出对策、反馈意见，就变得清晰明了了。

最后，总结一下：

❶表格不是画格子，是在管理数据

其实啊，职场里 80% 的表格难题，都不是会不会用函数的问题，而是有没有想清楚数据该怎么流动。

安全员怎么登记？部门怎么找问题？负责人怎么反馈？汇总时需要哪些数据？想清楚这些，表格自然就顺了。

下次你设计协同表格时，别急着拉列，先画流程图：从问题发现到整改反馈，每一步谁做什么、需要什么信息。

表格只是工具，把流程理顺了，工具才会听话，问题不在「工具难」，而在「思维旧」。

就像老王的故事，从按部门设列到按责任分行，差的不是技巧，是跳出二维表格思维的习惯。

❷多维表格学的不是技巧，是思维

飞书多维表格就像给业务装上「智能大脑」，多人实时协同告别文件传来传去，自动化流程让数据自己「跑起来」，可视化看板把复杂项目变成「一眼看穿的进度条」。

你和高效之间，只差一个「用表格搭系统」的认知升级。

很多人接触一个新工具，只停留在「怎么用」，而我们教你「为什么这么用」。

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