如何做一个供应商自动询报价系统？

几乎每个采购和供应商，都绕不开询价、报价这件事。

• 有新需求，采购得去找供应商报价格；
• 同一个产品，得多家供应商对比；
• 供应商报价回来，还得人工汇总、比价、选价，再确认单价、生效日期、付款条款……

采购随时在线上一键批量发起询价，并自动通知到每个供应商，供应商点开询价通知，输入价格即可完成报价，系统自动汇总生成比价单。

效果图如下，具体怎么做、怎么搭，接下来一节节拆给你看。https://s.fanruan.com/6np7p

一、传统供应商询报价的弊端

1. 询报价没有统一入口

• 采购申请单上写了一部分需求，微信又补发了图纸，电话里还说了交期要求。
• 有些是紧急插单，甚至连申请都没走，直接拉个群发个截图。
• 最后到底要报哪些产品？哪些是同一批？哪些还在改？谁也说不清。

问题本质：需求信息没集中，询价范围就不清楚。一旦信息源头混乱，后续全是连锁反应。

2. 供应商报价回收混乱

• 有的供应商报的是不含税价格，有的是含税价，还没写明白税率；
• 有的把产品名称写错，有的报价和数量单位不一致；
• 图纸和技术要求没看懂，电话来回确认半天还不一定准。

问题本质：没有规范报价入口，供应商各填各的，采购疲于对齐数据。而且回合多，容易出错。

3. 采购比价靠人工

在很多公司，采购是这么操作的：

• 先从ERP系统导出一个报价需求总表 Excel
• 再根据供应商逐一拆分成不同的报价表；
• 一封封邮件发给每家供应商，让对方填写报价；
• 供应商收到邮件、下载Excel、手动录入，再回传邮件；
• 采购再一封封下载回来，再人工汇总生成一个总比价表。

问题本质：缺乏统一比价与核价机制，靠人记、靠人算、靠人盯，过程风险极高。

以上三个问题，就是我做系统的出发点：不是为了让供应商和采购多做事，而是少出错、少重复、能交账。

二、如何搭建一个自动化的询价和报价系统？

搭建这个系统，其实就抓住几件事：

收需求 、发询价 、报价格 、自动比 、确认价

第一步：搭建「询价需求池」——把要报的需求收进来

这一块相当于建立一个“询价任务池”，所有要询价的产品行集中管理。

操作要点：

• 建一个“询价需求”表单，从采购申请表中同步字段（或人工录入）。
• 主要字段包括： 采购申请编号（来源表关联） 产品名称、产品编号、规格型号 需求数量、单位、期望交期 需求状态（未询价/已发起/已核价） 最近一次核价单价（可选）

这个表就是后续发起询价的基础池子，用来筛选未处理的需求行，避免漏项。

第二步：建立「采购发起询价」——谁报什么，系统发出去

在这个表单中，采购选择要发起询价的产品 + 对应的供应商，一键触发报价流程。

操作要点：

• 建一个“发起询价”表单，核心字段有： 关联的询价需求行（多选） 选择的供应商（多选） 报价截止时间 附件上传（图纸、技术参数）
• 表单提交后，触发流程： 给每个供应商创建独立报价待办（只看得到自己的需求行） 限时提醒，超时不能提交

目的是让所有供应商都在系统内接单、报单，不靠邮件和电话。

第三步：搭建「供应商报价」入口——报什么、怎么报、哪里填

每个供应商都会收到一个专属报价待办，点进去之后，直接看到要报的产品清单。

操作要点：

• “供应商报价”表单以供应商维度创建，字段包括： 产品名称、数量（只读） 含税单价、不含税单价、税率 品牌、预计交期、最小起订量 附件上传（品牌授权、报价单盖章PDF）

询报价系统支持多次修改报价，但在截止时间之后锁定，不再接受修改。

第四步：构建「比价分析表」仪表盘——谁报了什么，一目了然

过去做比价，要不就是人工做个Excel，要不PPT里画一堆对比图，既花时间还容易出错。

现在供应商一提交报价，系统就自动生成比价分析表，几个核心看板 + 两张明细表，一眼就能看出谁优谁劣。

图表看板区：看趋势、看波动、看分布

系统自动生成以下几个图表，让采购一眼看出市场走势：

• 报价商品数：这次一共对几个品类报价；
• 报价次数分布：哪个产品供应商报得多、哪个少，一图了然；
• 商品报价均值：各产品的平均报价，用柱状图直观看价格带；
• 最大值/最小值曲线：价格区间一拉，谁报得离谱、谁报得稳，一目了然。

这些图表不用人工做，系统自动更新，适合老板快速浏览、采购直观比对。

表格明细区：按物料维度和按供应商维度，双重比价

图表看宏观，表格看细节。

系统提供了两张明细表：

• 物料维度比价表：同一个产品，各供应商报价一行行列出来，配合采购申请编号、产品编码、需求数量等字段，方便快速定位；
• 供应商维度比价表：某个供应商给多个产品报价汇总，可以看出某个供应商的整体性价比、配合度。

每张表都支持导出、排序、筛选、翻页，数据量再大也能快速处理。

第五步：落地「核价确认表」——把价格定下来，用得上、查得到

比完价，不代表就结束了，最终还得有人定价。“核价确认”模块，是让你把报价结果落地成可执行价格。

操作要点：

• 新建一个“核价确认”表单，字段包括： 产品编号、名称、规格型号 供应商 采用的报价轮次（第几次报价） 确定价格（含税/不含税） 价格开始日期、结束日期 定价依据（备注）
• 核价记录提交后自动写入“产品-供应商价格表”，供后续采购订单自动引用价格。
• 同时保留历史定价记录，便于对账、对数、审核留痕。

三、上线后，采购和供应商有什么变化

对采购来说，是少干活、干得准；对供应商来说，是报得快、交得稳。

1. 采购：从“反复确认”变成“只做判断”

以前发询价，要催报价、查邮件、找附件、对格式、填比价，什么都得自己来。现在只需要做一件事：判断谁报得合适、定哪个价格。

系统上线后：

• 不用再手动拆报价表、发邮件，直接多选产品+多选供应商，一键发起；
• 不用再一封封下供应商的Excel，系统自动归集；
• 不用再手动做比价表，系统自动比价、标红最低、提示超期；
• 不用担心错行漏项，每一条数据都来自系统字段，逻辑清晰可查。

核心变化：把“事务性动作”交给系统，采购只专注在“判断和决策”。

2. 供应商：从“格式不清”变成“填报标准”

以前供应商报价格，各自一个模板、一个说法。不是格式错就是内容缺，一轮轮补、不停回头。

现在统一报价入口、标准字段，供应商打开页面，就知道该报什么、必须填什么、什么时候截止。

• 不用再担心漏项，系统自动生成报价清单；
• 不用再问规格、附件，所有资料都附在待办中；
• 不用担心“报价填错”，字段控制+历史报价提醒，直接规避错误；
• 不用担心“报了没人理”，是否报送、系统实时显示；

核心变化：供应商报得清楚、报得轻松，也更愿意配合。

3. 管理：从“靠人管流程”变成“用数据控过程”

以前一轮询报价，从发起到核价，流程没人记录，中途换人就断，出了问题都不知道谁改过什么。

现在，每一步有数据、有记录、有时间戳，后续溯源很清晰：

• 谁发起的询价、询了谁、什么时候报的，一条条清楚；
• 多轮报价的每一次内容都有留痕，可对比、可复盘；
• 最终核价结果归档进价格表，系统自动调取历史价格；
• 审批流程固定、权限清晰，报价到核价形成闭环。

核心变化：从“靠经验”走流程，变成“靠系统”控流程。

四、结语

这个采购和供应商自动询报价系统，说到底并不复杂。五个模块、几个表单、一些流程联动，就能搭个基础版本。

搭这个系统不是为了“炫功能”，而是让事情变得更简单、更标准、更好交账。

它能真正落地，是因为我把每一步流程都拆清楚了，把责任链条都串起来了，把人工反复干的动作都自动化了。

只要一个公司还在做采购，就绕不开“询报价”。

既然每天都要做，那就把这套流程搭成一个可复用的系统模板，让以后每一次都轻一点、准一点、省一点。