助力企业完成“业票档”一体化的电子会计档案系统

国信电子票据平台信息服务有限公司(简称“国票信息”)成立于2015年8月，国票信息致力于为公众、企业提供销项开票服务、进项收票服务、纳税申报、电子会计档案、开放平台赋能等服务，推进电子票据在全国范围内普及应用，助力财税数字化、智慧化进程。

2015年财政部、档案局联合印发《会计档案管理办法》（财政部79号令），其中明确“会计档案可仅以电子形式进行归档保存”。

2023年4月，财政部等9部门联合印发《关于联合开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知》（财会〔2023〕7号），进一步明确电子凭证从开具到接收、入账、归档全流程均可无纸化处理。

2025年5月19日，财政部、税务总局、国务院国资委等九部门联合发布《关于推广应用电子凭证会计数据标准的通知》（财会〔2025〕9号），在全国范围推广应用电子凭证会计数据标准，解决各类电子凭证接收难、报销难、入账难等问题，打通电子凭证报销入账归档“最后一公里”。

虽然国家层面全面推广会计档案全面无纸化的政策，但是各级的企事业单位，仍然是传统的档案管理模式，这种管理模式存在纸质档案打印、人工收集、档案借阅以及档案原件保存以及“证据链”缺失等问题。

国票信息建设的“业票档”的电子会计档案系统，最终实现会计档案收、整、存、用全业务流程的信息化管理，从而提高档案管理工作的效率，取消大量纸质会计资料，放弃纸质会计资料的打印、配送、整理等环节，从而优化收款、付款、报销、清算等会计核算业务流程，最终实现以会计凭证为核心的完整“证据链”，从而满足企业合规内控、归档凭证及附件智能关联、自动成册、审计抽凭等多场景利用需求。

电子会计档案方案设计目标：

通过会计电子档案管理系统的建设，实现以下3个目标：

1、实现财务档案凭证的100%电子化管理，完成财务凭证电子档案关联追溯的全面管理。

以财务凭证为核心，实现对ERP、CRM、SRM 、OA等 系统中业务线上下游单据的层层追溯，实现凭证、发票、单据、附件、账簿、报表等电子会计档案的接收、传递、归档、存储和利用的全生命周期管理。

2、满足国家电子档案管理规范，并按照电子档案管理要求标准，完成XXX集团股份有限公司电子档案系统的实施工作。

以GB/T39784-2021，GB/T18894-2016，DA/T 94-2022，DA/T 92-2022等多个中华人民共和国档案国家标准及行业标准指导整体系统实施工作，最终实现内部（收、管、存、用）、外部审计等使用。

3、推行电子会计档案单套制管理助力XXX集团股份有限公司推行无纸化办公。

实现费用类会计档案全面单套制运行，线下实物根据单据维度归档，实现免打印、免组装、免装盒的混序归档，线上数据以凭证维度进行归档，并与线下实物建立关联，实现精细化管理。通过档案系统上线，逐步完善前端系统，减少纸质打印、纸质存档的数量，跟随政策环境的推进，完成集团无纸化办公，无纸化存档的项目目标。

电子会计档案方案蓝图规划：

大多数企业建设电子会计档案信息化系统管理的诉求，通常需要前期进行售前调研后开始设计，大部分初步方案规划蓝图如下：

1、与周边系统的应用集成：可以对接目前现有的OA、ERP系统，税务管理系统、资金系统等进行相关的档案收集和单点登录；同时支持提供非集成类数据的手工补录方案（OCR识别、手工新增等）以此完成档案数据的应收尽收。

2、凭证关联匹配与证据链建设：在数据采集完成后，档案系统支持智能化的关联匹配能力和证据链完整性校验能力，完成不同类型档案的匹配组装和复核校验，同时档案系统还支持针对校验不同的档案数据提供校验台账以及是否允许未校验通过数据是否允许归档的强弱管控，保障归档数据的完整性和可用性。

3、支持多种数据归档方案：电子会计凭证支持按照企业的实际业务场景设置归档方案，如按照：组织、会计期间、档案类型、自动归档、手动归档以及归档任务锁定等维度自定义设置归档方案，按需归档；同时针对纸质原文件支持预设虚拟库方案，通过虚拟库房完成纸电匹配管理，实现纸质原件通过档案系统一键定位。

4、支持多层级的使用权限管理：对于已经采集和归档的数据，在档案数据管控维度，档案系统支持多组织通过提供精细化的权限管理能力，可以精准设置不同员工、不同用户、不同角色的不同组织、不同档案类型的查阅、新增、删除、导出等维度的权限管理以及可以自定义针对某些特殊场景支持配置个别人仅可以查询特定数据的权限。

5、档案利用支持多浏览器适配：在档案利用维度，支持IE\Edge\chorme\FireFox\奇安信\360等主流浏览器。

国票信息的“业票档”一体化系统，通过建设一个统一的电子会计档案管理平台，最终能实现企业的如下价值：

（1）实现实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联下线实物。

（2）9类电子凭证（数电票、铁路电子客票、航空运输电子客票行程单、增值税电子普通/专用发票、财政电子票据、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单/对账单）的采集、验签、解析、封装、归档的端到端处理。

（3）档案查阅可穿越业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的借阅需求。

（4）智能检测财务档案证据链的完整性，主动预警异常类型的档案。

（5）可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。

（6）支持百亿级单据量的匹配关系，海量数据秒级查询。