项目管理效率上不去？这三个误区你一定要知道

今天想跟大家分享的一个观点是站在企业管理的角度去看项目管理的。

即我们在开展企业项目管理咨询和培训的过程中一个经常被大家所困惑的话题——在开展项目管理工作的时候，我们到底要提升的是什么样的效率？

很多时候大家都喜欢降本提效，但是在项目管理工作过程中，开展降本提效的逻辑和在日常工作中的降本提效是不太一样的。通常在日常的工作过程中，降本提效往往采用的方式首先是减少用人，其次是降低用人能力要求，然后让每个人尽量按照过往的成功经验中最成功的一条路径去开展工作。这样的话，对大家来说降本提效的结果是比较容易实现的。

在项目管理过程中，我们也很希望提升效率。但当我们去提升效率的时候，会有三个误区。

第一个误区：

要提升效率，光勤奋是不够的，要先解决目标一致的问题

第一个误区：我们要提升效率，不能仅仅只关注大家盲目地努力。很多时候大家希望每个人呈现出在项目中非常勤奋努力的这样的一个状态，但是从项目管理的角度来说，我们更多的关心的是目标管理。目标管理的概念是我们首先得解决大家努力的目标得是一致的。如果目标不一致，大家各自努力就会带来一个各自为政的情况，结果大家越努力，反而整个项目的效率会越低。

这是第一个在项目中的容易产生的误区，对我们来说光努力是不够的，关键是大家得努力到一块去，就是咱们经常所说的“力出一孔”。所以我们得先解决目标一致的问题。

第二个误区：

要提升效率，光积极地沟通是不够，要促成共识，形成集体决策

第二个误区：在项目中我们大家会认为很多时候效率低的原因是因为沟通不好，所以很多项目管理的课程非常喜欢讲沟通，大家苦练沟通技巧。但是在这里我有一个稍微不同一点的观点，就是在项目中光积极地沟通是不够的。我们积极地沟通，大家花的沟通时间很长，但是为什么很多项目效率还是提不上去？是因为从真正的项目管理上来说，我们的沟通只是个形式，只是个手段。我们其实更多地关心的应该是促成共识，形成集体决策。

所以第二点，我们想跟大家特别提示的一点是：我们不是只是积极地做沟通，更多的是我们所有沟通的目的都是项目中关键相关方要达成共识，形成决策。如果达不成共识，任何的沟通在我们看来都是没有价值的。我们在项目中要提升效率，需要解决达成共识的速度。

第三个误区：

要提升效率，光努力是不够的，一定要用人所长

第三个误区：很多时候大家认为是项目中的成员不够努力，不把这个事当成自己的事，导致整个项目中效率不高，效果不好。这句话既对也不对，对的地方是说如果大家不积极参与，确实效率提不上去；不对的地方是说即使大家积极参与，但是，如果我们给这个人在项目中所分派的工作恰好不是他所擅长的，我们用人所短了，这样即使他很想把这件事情做好，他的能力在项目中也发挥不出来。这个时候如果我们简单地把这个事归结为他的态度问题，其实也是解决不了问题的。

所以第三点，我们要特别强调的是，如果我们希望提升项目中整个团队的效率，或者是每个人的效率，那一定要用人所长。作为干项目管理的人，不论是项目经理还是项目总监，我们要特别擅长识别项目中什么样的人，具备什么样的能力和经验，他所擅长的点是什么。我们更多地要在项目中把他擅长的能力和经验发挥出来，给他匹配的是与之相关的任务和目标，这样的话每个人干的是他擅长的事情，也是他喜欢的事情，才很容易地发挥出来他的优势，带来提升效率的结果。

在开展项目过程中，我们要规避三个误区。

• 第一点是我们不能仅仅只关注每个人工作的态度和勤奋更要关心的是这个人所认领的目标是不是跟我们项目整体目标是一致的。所以第一点是大家的目标要一致

• 第二点是项目中我们不能仅仅只关注要积极地沟通，而更要关心的是沟通的目的是为了促成大家都能认可的共识形成集体决策

• 第三点是我们不能仅仅只关注要求每个人在项目中任劳任怨，愿意承担项目中分派的各种工作，而更要关心的是项目中我们让每个人所承担的工作和任务是他本身能力和经验所最擅长的，就是我们要做到用人所长

如果我们在项目中能把这三点做到，相信我们整个项目团队的整体效率会有一个大幅的提升。