五个问题带你把握费用分析思路

期间费用，是企业日常经营过程中产生的，会导致经济利益流出企业，属于损益类科目。由于费用会对企业利润的高低造成直接影响，所以费用分析是企业财务分析的重要组成部分。

通过对于费用的分析，能够对企业的经营效率进行评价，同时还能够找到费用优化的空间，为企业的降本增效提供改善方案。

怎样进行费用分析，不同企业的费用分类、费用构成的不同，分析的侧重点也会有所区别。但还是可以找到一个最基本的思路，帮助我们梳理费用分析需要把握的重点。在这个思路的基础上进行细化或延伸性思考，就能够形成切合企业管理需求的费用分析报告。

• 问题一：需要分析的费用包含哪些内容？

想要进行费用分析，首先需要弄清楚费用涵盖的范围，这样才能进行数据统计。

一般会将期间费用分为销售费用、管理费用、财务费用三大类，每一大类可以继续进行细分，按照这个口径，在财务系统中很容易就可以找到费用的明细数据。但由于会计核算的要求，可能会将某些实质上是费用的部分核算到其他科目中。例如研发费用进行资本化处理，会形成无形资产，无形资产可以带来经济利益流入，但有些企业为了避免一次性计入大笔费用对利润造成影响，盲目进行资本化，虽然这计入了资产但本质上还应归属于费用，需要在费用分析时进行手工调整。

在进行费用数据统计时，需要考虑要将数据细化到何种程度。是否需要明细到部门、项目、客户、人员等程度？需要细化到几级会计科目？财务系统中的数据是否能够满足精细化的需求？是否需要其他系统中的数据进行辅助？这些问题都需要在统计前考虑清楚。实际工作中还会遇到替票的问题，即由于某些原因导致无法取得发票，在报销时选择使用其他发票代替。针对这种情况，会计核算一般按照发票项目入账，但数据统计时需要手工将其按照实质进行调整。

数据统计完成后，就能够看到每一大类、每个细项的当期费用金额，依据金额可以进行结构分析，也就是计算企业每项费用占费用总额的比重。通过占比能够筛选出需要重点关注的费用项目，金额占比大、出现异常波动的项目需要特别注意。

另外，对于某些费用项目，可能会受到员工职级、客户规模等因素的影响，导致数据最大值和最小值差距较大，对平均值产生影响，例如高管和普通员工的差旅费报销标准不同，不同规模客户的招待费标准不同。需要对数据进行分层，减少极端数据对于分析的影响。

• 问题二：费用是否超出标准？

对费用进行对比分析，比照的对象就是标准，标准可以是费用预算、制度中设定的标准、企业的历史数据等。

费用预算是企业整体预算中的一部分，将费用的实际发生额与预算进行对比，针对与预算差异较大的项目进行单独的分析，寻找差异原因。需要确保费用数据的统计口径与预算保持一致，否则差异的计算会出现偏差，进而影响判断。

企业在相关制度中会对一些费用设置标准，例如不同职级的员工出差的住宿费标准不同、每月的交通费报销额度不同、企业给予不同客户的折扣有既定的标准、不同部门不同职级的员工存在固定的薪资范围。这些标准也能够辅助我们对费用进行对比分析。高管的人均差旅费是否符合标准？某部门普通员工的人均工资是否在合理范围内？招待费是否符合制度规定？这些都能够通过分析得出结论，并据此考虑是否存在问题。

如果将实际发生费用与历史数据对比，就能够对费用的变动进行趋势分析。通过同比、环比分析，能够查看各项费用是否存在异常波动，需要分析这种波动是否合理。例如各月相对平稳的费用突然增加或减少、按照计划需要增长的费用却未达到预期、计划外增加的额外费用等，这些需要分析具体的变动原因，并考虑是否会对未来产生影响。

• 问题三：费用支出能否换来收益？

企业支付费用，其目的可以分为两类：业务拓展和经营维持。业务拓展产生的费用，会为企业带来收入增加、资金流入、效率提升等利益，而经营维持所需的费用，无论是否有业务，只要企业还在经营就一定会产生，不可避免。

对于业务拓展费用，需要考虑费用的投入产出比。首先需要考虑每项费用所对应的具体产出是什么。促销优惠产生的销售费用会带动收入增长；给予客户的现金折扣能吸引客户提前付款，加快应收账款周转；招聘实习生负责琐碎的工作，能够使员工将精力集中于拓展客户上，提升工作效率。有些产出会直接反映到财务数据中，而有些可能相对比较隐性，需要结合动因分析来进行评估。

每项费用的产生都可能基于不同的动因，所以可以针对一些费用项目进行动因分析。例如差旅费是基于员工的差旅行为产生的，那么不同部门的人均出差次数是多少？如果是销售部门的员工出差，出差次数的增加是否与客户签单数量以及收入金额成比例？在短视频平台选择不同的大v进行的营销投放，它们的视频播放量与商品点击量、下单量之间的转化率如何？每个销售人员拜访客户的次数、招待费金额、收入规模之间的比例是否合理？动因分析能够从非财务的角度对费用的发生进行审视，帮助我们判断支出与产出是否成正比。

另外也可以将费用与收入直接关联，进行ROI的计算。例如销售部门的人力成本与收入的对比、营销费用占收入的比重、研发所形成的无形资产与其带来的产出对比，这些都是计算ROI的思路。

针对经营维持费用，由于没办法与产出直接关联，就需要从其必要性来进行分析。有时企业由于管理者盲目乐观、对于费用缺乏控制等因素，会增加很多无用的费用。例如购买昂贵的家具、全员配备苹果笔记本电脑、租用太大的办公场所、浪费办公用品等，这些费用产生可能超出了企业当前的需求，同时还增加了企业的固定成本负担，压缩利润空间。可以考虑计算这部分费用金额占收入比重，这样可以更加直观的看到其对于利润的影响，便于后续的评估和改进。

• 问题四：怎样挖掘费用管控的空间？

进行费用分析是为了辅助企业管理层进行费用管控，寻找降本增效的方案。那么根据上述分析所得到的不同结果，需要考虑不同的处理方式。

如果是无效的经营维持费用，也就是这部分费用无法为企业带来利益，同时又超出了企业的真实需求，那么就需要考虑对其进行削减。削减的方式可能是直接拒绝此部分支出，或是在制度中增加相应的标准或管理规范，来约束员工的行为，减少相应的浪费。但削减并不意味着“一刀切”，还是要综合考虑企业需求、费用支出的必要性、经营的稳定性等因素，来判断费用的合理范围，这样才能明确管控力度，避免胡乱削减费用影响企业正常经营。

业务拓展费用的投入与产出不成比例，或是产出不及预期，就需要寻找费用改善方案，可以从两方面入手进行思考。第一是细化或调整相应的标准，例如年中对预算进行复盘和调整，或是由于物价水平的变化而对差旅费标准进行调整，根据组织结构以及职级变化来细化相应的标准。标准的细化和调整能够更加适应企业当前的环境，对费用的衡量和评价也会变得更加客观。第二是调整费用支出的方案，例如对于ROI较低的营销渠道，即使停止投放，将剩余部分的费用转到ROI较高的渠道中，提高整体的营销效率。方案的调整需要综合相关部门的意见，并非财务部门直接做出决定。如果方案调整不当，反而加重其对企业收益的负面影响。

对于费用的管控，还需要考虑一些隐性费用。例如费用报销流程过长，导致费用入账延迟，影响费用分析结果。需要考虑进行流程优化，减少不必要的审批环节，设置分层审批，利用系统进行审批时间控制，缩短费用审批时间，这样能够让原始单据和信息尽快流转到财务环节，提升财务数据的准确性和时效性。

• 问题五：怎样判断费用变动对于未来的影响？

费用分析是对于截止当前已发生的数据进行的财务分析，我们还需要在此基础上将目光向后延伸，预测未来一定期间内费用对于企业利润的影响，也就是进行费用预测。

预测的基础是历史数据，结合费用分析中得出的各种费用变动原因，依据这些原因能够持续影响的时间来建立假设，基于假设来进行预测。预测能够量化展示各类因素对于费用的影响程度，员工增加会带来多少人工成本增加？更换新的办公室会增加多少固定成本？差旅费标准提高会导致相关费用的增长比例？将重心转到国外市场会增加多少相关费用？费用预测中展示的数据，能够为管理层的决策提供有力支持。

如果制定相应的费用管控方案，那么也可以依据方案来对管控前和管控后的费用分别进行预测，两者的差额即量化展现了方案带来的效果。这种直观的展现使费用管控方案更加具有说服力，也就更容易被管理层采纳。

费用分析所涵盖的内容比较琐碎，尤其对于不同类型的企业，管理层关注的重点不同、经营的业务不同，都会对费用分析产生影响。上面所描述的只是一个简单的思路，针对不同的费用项目，都可以依据需要进行单独的专项分析。结合业务情况，在这个基础思路上可以细化延伸出不同的问题，以这些问题为切入点，就能够提升费用分析的价值，引起各方对于费用管控的重视。

结束后的碎碎念：在大部分企业中，费用分析的重点集中在人力成本、营销费用、研发费用，这些在费用中占比金额较大。但实际上有些容易被忽视的细小费用，可能更能反映企业的经营问题。例如办公费的不断增加，增长幅度是否与人员增幅一致？人均办公费是否合理？办公用品的领用是否规范？企业是否针对办公费设置标准？办公用品的采购是否有监管？企业内部是否存在铺张浪费的风气？这其中可能隐藏着企业管理松散、企业文化混乱、关键岗位缺乏监管等问题，这些问题还会反映到其他费用中，影响企业的利润。

来源：漫谈财管