项目管理系统都具备的5大功能：全面解读

项目管理新手往往喜欢埋头苦干，殊不知优秀的项目经理已经熟练运用项目管理系统，让项目规划条理清晰。项目管理系统具备的功能，好用的项目管理系统都有这5大功能。分别是项目WBS分解、项目图表和报表、工时管理、团队协作、任务流程自动化。本文将详细介绍这五大功能，并以Zoho Projects为例，展示这些功能如何在实际项目管理中发挥作用，帮助您更好地理解和运用项目管理系统，提升项目管理效率。

一、项目WBS分解

1.什么是项目WBS分解？

从字面意思看，WBS任务分解包括work（工作）、breakdown（分解）、structure（结构），表示可执行的工作任务、细分或者分类的层级结构、组织各个部分。

WBS任务分解也可以理解为一个规划/设计项目思路的工具。优秀的项目经理都借助其管理项目工作，清晰展示每个任务之间相互关联的结构。

2.项目WBS分解的作用

• 将复杂的项目简单化，让项目执行更清晰；
• 将每个小任务落实到个人界定职责；
• 评估任务完成所需要的时间，设置有截止期限；
• 判断项目完成需要多少资源和人力；
• 有效跟踪可以监控项目进展，快速反馈问题；

3.使用Zoho Projects进行项目WBS分解

在Zoho Projects中使用WBS策略对项目进行分解，能为项目建立清晰的任务层级结构，更好地管理和跟踪项目。

• 登录到管理员的Zoho Projects账户。
• 在导航栏中选择“项目”选项，找到管理员想要进行WBS分解的项目并点击进入。
• 在项目概述页面，进入“任务列表”或“任务视图”等相关选项，以查看当前项目的任务列表。
• 在任务列表中，根据项目需求和工作范围，开始分解项目工作包为更小的任务。
• 为每个任务指定任务名称、负责人、起止日期、优先级。
• 对于更复杂的项目，管理员还可以创建子任务来对主任务进行更详细的分解。
• 使用任务依赖性功能来确定任务之间的先后顺序和关联性。
• 确保每个任务都清晰地与项目的目标和交付物相关联，以确保完整的WBS结构。
• 更新与维护任务列表，追踪任务进度，及时改正方案，保证项目顺利开展。

二、项目图表和报表

1.什么是项目图表和报表？

项目报表是用于展示项目进展和项目成果的文档，帮助项目团队了解项目沟通状态，是重要的项目管理沟通、数据分析工具。

2.项目图表和报表的作用

项目报表是确保项目目标达成的关键工具，通过多角度监测项目表现来维护项目按计划前进。这种数据展现手段不仅帮助管理者做出明智的决策，而且促进了与项目相关方的信息共享和即时合作。

3.Zoho Projects包括哪些项目图表和报表

主要包括：资源利用图、甘特图、看板图、项目进度图表、数据分析图表。

我们重点介绍甘特图和资源利用图，甘特图用于展示项目的任务、里程碑的时间线，用条形图的形式显示任务的持续时间和进度。而资源利用图则是展示了项目成员的工作量和时间分配情况，通过资源利用图项目经理可以优化资源分配和了解团队的工作负荷。

三、工时管理

1.什么是工时管理？

在项目管理中，有时会碰到务必计算工时的项目，以保证项目在一定时间内完成并达到预期的项目目标，这一管理过程可以称为工时管理。

工时管理很好的衡量了项目成员在某个任务中实际花费的时间，以便捷地评估工作量。

2.工时管理的作用

把控项目进度：工时管理很好地帮助了项目经理跟踪任务，掌控控制项目的进度，提前发现潜在的项目延迟，并采取相应的措施；

成本控制：工时管理能准确估计成本，从而严格把控成本；

衡量绩效：将工时与员工绩效评绑定后，借助工时记录中的各项指标可以对员工的工作表现进行绩效评定。

3.使用Zoho Projects进行工时管理

在Zoho Projects中，管理员可以设置工时制度和规则，包括每日可工作的最大工时、每周工作天数、加班规则等。在“设置”选项中找到“时间跟踪”或“工时表”，进行相应的设置。

四、团队协作

1.项目管理系统中什么是团队协作？

在项目管理系统中，团队协作是加强项目组员之间的交流，快速了解项目过程以及项目目标。

2.团队协作的作用

• 共享信息、协调工作安排，避免重复劳动和信息不对称；
• 树立良好的沟通渠道，沟通任务进度；
• 构建良好的团结协作氛围，提升项目成员凝集力。

3.Zoho Projects如何促进团队协作

项目动态：Zoho Projects提供交互式动态，让项目成员快速获取项目最新信息，方便项目成员实时交流、协作和共享项目信息。

团队聊天室和团队论坛：Zoho Projects支持即时通讯和提醒功能，可以帮助项目成员及时了解任务状态、进展和提醒工作安排，促进沟通和协作。

构建wiki知识库：共享知识库例如培训视频、项目参考材料、规范文档、项目经验教训登记册、FAQ常见问题等帮助项目成员快速上手新任务。

五、任务流程自动化

1.项目管理系统中什么是任务流程自动化？

项目管理流程往往十分复杂，手动操作不仅效率低下还时常出错。在项目管理系统中，通过设定规则和触发条件将任务流程自动化，帮助管理员自动化任务执行过程中的各种流程。

2.任务流程自动化的作用

• 通过自动化任务流程可以减少人为错误，提高任务执行的准确性；
• 自动化任务流程可以及时响应任务状态变化或触发条件，快速处理任务分派、审批、通知等流程，缩短任务执行周期；
• 自动化任务流程能够合理分配和利用资源，提高项目成员的效率。

3.在Zoho Projects设置任务流程自动化

管理员可以自定义工作流程，设定任务的流转方向、审批规则、触发条件，实现任务的自动化处理。此外，Zoho Projects支持各种第三方应用程序的集成，用户可以将不同应用程序间的任务流程自动化整合，实现数据同步、任务更新等操作。

好用的项目管理系统都具备这五大功能，而Zoho Projects凭借其强大的功能和灵活的定制能力，成为众多企业的首选。Zoho Projects不仅提供了全面的项目管理功能，还通过其用户友好的界面和强大的自动化工具，帮助项目经理高效管理项目。从项目WBS分解到任务流程自动化，Zoho Projects都能满足您的需求。无论是新手还是经验丰富的项目经理，Zoho Projects都能提供强大的支持，帮助您实现项目目标。选择Zoho Projects，让您的项目管理更加高效、透明和成功。