你知道什么是型号档案吗？

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最近笔者走访了某央企下属的科研单位，听到了一个新名词——型号档案！

“什么是型号档案？”

“哪些单位有型号档案？”

“三合一制度中并没有型号档案门类，那它应该属于哪个门类？”

“型号档案包含哪些文件材料？”

当时笔者就有很多疑问，在查找相关资料进行一番研究之后，自认为基本搞清楚了上述问题，如有不对的地方还请各位读者指正！

1、什么是型号档案？

笔者首先在百度上查询了一番，并没有查到关于型号档案的明确概念和定义。但在科技档案的常见分类法中查到，产品档案可以采用“型号分类法”，以一个型号产品的科技档案作为分类单元，对产品档案进行具体的类别划分。所以笔者猜想型号档案应该属于产品档案的范畴，一个产品包含多个型号，很多单位在产品研发时往往以具体某个型号作为目标对象进行设计研发，因而更关注型号。

由此，我们可以得到如下定义：将某一型号产品在设计、试验和制造过程中形成的，具有保存价值的图形、表格、文字、数据、声像等各种形式、载体的文件材料进行归档形成的档案，即为型号档案。

2、哪些单位有型号档案？

型号档案作为产品档案的范畴，相较于产品档案，型号档案更细化、更具体，更关注型号设计和研制过程产生文件的成套性。因此笔者认为型号档案更适用于产品种类少、型号数量多的科研单位。

那么实际情况是否是这样呢？

笔者在百度上搜索“型号档案”，只有寥寥几条搜索结果提到“型号档案”一词。笔者又在知网上查询关于“型号档案”的论文，搜索到大概50篇论文。

通过对论文作者的分析，这些作者主要来源于航空、航天、军工等领域的科研单位，这些单位一般都承担某个或者某几个具体产品型号的研发任务。比如中国商飞上海飞机设计研究院，承担着中国民用飞机项目研制任务。从产品角度来说，该单位只负责研制民用飞机1个产品，但从型号上来说，则包括C909、C919、C929、C939等不同型号。因此，在各型号飞机设计、研发、制造过程产生的文件材料进行归档时，更适合用“型号档案”一词。

因此，从“三合一制度”中的档案门类划分来看，型号档案应该属于科技档案。但是对于航空、航天、军工类的科研单位，各型号产品的研发是其主要任务和职责，型号档案是型号设计、研制、生产各环节的真实记录，是保证型号设计生产过程每个环节规范、可控、合规的有效证据。为了加强对型号档案的管理，这些单位往往会成立型号档案管理部门，专门从事型号档案的收集、整理、保管等工作，将型号档案作为本单位重要的专业档案进行管理。

3、型号档案的构成

那么，型号档案主要包含哪些文件材料呢？事实上，型号档案的具体构成内容与该型号产品的类型、用途等存在很大关系，各个型号产品都会明确各自的文件材料归档范围，确保文件材料规范完整归档。

根据调研，比如某商用航空发动机的型号档案的文件材料按照文件类型可分为管理类文件、技术类文件、多媒体文件、实物文件。其中管理类文件包括该型号产品前期立项/结题验收文件、供应商管理控制文件、适航取证管理文件、客户服务、市场销售文件等；技术类文件包括产品设计、试制、试验、适航取证各阶段产生的技术报告、图纸、工艺文件、试验文件、质量文件等；多媒体文件包括型号产品研制全过程产生的有价值的照片、录像、录音等声像文件；实物文件则包括产品样品、标本等实物以及管理目录等文件。

4、型号档案的特点

型号档案作为型号规划、设计、研发、制造全过程的有效记录，具有成套性、来源广泛、类型多样等特点。

成套性

成套性是科技档案的一项重要特征，也是型号档案的主要特征。型号档案为后续型号的更新迭代提供了大量的真实记录，型号档案的成套管理更能全面发挥其在今后研发工作中的凭证、依据和参考价值。因此，型号档案在文件收集时要对各个阶段形成的文件材料收集齐全，在整理归档时，更要充分考虑成套性特点，维护文件材料之间的有机联系。

来源广泛

每个型号都要经过论证、立项、设计、研发、生产等多个环节，这期间会涉及到很多单位，包括上下游供应商、参研单位等。因此从文件材料的来源上看，既有内部产生的立项文件、技术文件、图纸等，又有来自上下游供应商、参研单位交付传递的各类技术文件，来源复杂。由于部分单位对归档工作不重视，导致文件材料归档不完整的情况时有发生，这方面特别需要引起型号档案管理部门的高度重视。

类型多样

型号档案按照文件类型来分，既包括立项报告、结项报告、合同、协议等管理类文件，也包括各类技术报告、图纸、试验文件等技术文件，还包括多媒体文件等；从文件格式来看，除了常规的PDF、OFD、JPG、PNG、MP3、MP4等格式外，还包含了大量的二维、三维的图纸文件，包括DXF、SVG、STEP、PDF/E等格式。

5、型号档案管理

基于型号档案的特点，为实现对型号档案的完整收集、成套管理和便捷利用，可以采取以下管理措施：

01 提前介入，明确归档要求

在型号立项之初，档案部门就应该提前介入，与项目管理部门、计划管理部门、设计部门、研制部门等充分沟通，明确归档要求，包括归档范围、归档时间/周期、归档方式、质量标准等，特别是根据型号的研制流程，梳理各阶段文件交付清单，并按阶段形成型号档案的归档范围，为后续文件收集提供依据。

02 开发系统，提供工具支撑

搭建型号档案管理系统，为文件材料的收集、管理、利用提供工具支撑。将归档范围和保管期限表嵌入档案管理系统中，在型号研制期间就同步开展归档文件收集工作，并可以通过系统可视化展示各阶段文件归档完成情况；同时系统可以设置预警机制，提醒工作人员及时完成文件收集工作。随着各科研单位数字化转型工作的推进，档案管理系统还可与前端业务系统建立归档接口，通过设置归档策略，实现前端业务系统形成的文件材料自动归档，这样既能有效保证型号文件归档的及时性和完整性，也提高了归档效率。

03 定期检查，保障归档质量

档案部门要定期开展归档质量检查，对业务部门的归档情况进行检查、统计，分析归档工作是否及时、规范地完成，各阶段形成的文件材料是否应归尽归，并对归档中不符合要求的问题提出整改意见。开展常态化的归档质量检查是保证文件归档质量最有效的手段，从而为后续的档案利用奠定坚实的基础。

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