罗塞塔档案信息化问题汇编（第九期·上篇）

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由于本期讨论内容颇多，近万字，将分上、下两篇发布。上篇发布六大热点关注问题，下篇则将对20个零散问题/观点进行分享。

1、热点关注问题一

9月3日，有群友问了两个问题：

“1、在不同网段的档号如何统一编制的问题，比如SM内网和政务外网的OA办公平台，如果按照《机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度》统一的文书类档号编制规则进行归档，那么一定会出现内网和外网的文书档案档号重复的问题”；

“2、单套制推行过程中，同一件档案既有原生电子档案，又有线下产生的纸质档案，在归档时如果以电子档案为主、纸质档案为辅，就会产生线下纸质档案档号不连续的问题”。

由于这两个问题都涉及档号编制的问题，放在一起讨论。

楼主

两个网段部署的是功能一样的电子档案管理软件，只是部署的网段不一样！而且无法把两个网段的电子档案汇集到资源总库里！特别是内网，规定是只能进，不能出！

罗塞塔

关于第1个问题，为了避免重复，可以考虑在档号编制时加以区分。前面几段是一样的，比如：年度-机构-保管期限，但最后一段可以进行区分，比如外网直接就是序号，内网则采用“标识符+序号”

罗塞塔

关于第2个问题，这个问题以前讨论过，就是所谓的“混合单套制”，纸质电子用同一个档号，无需考虑档号不连续的问题。有关“混合单套制”的案例可参考本号文章《“双轨单套制”与“混合单套制”概念辨析》。

楼主

第1个问题是不是可以这样理解：文书类电子档案的档号就要分成几种了，比如：来自内网的文书类电子档案的档号（0243-WS·2022-Y-D-N-0001），来自外网的文书类电子档案的档号（0243-WS·2022-Y-D-W-0001），来自特殊行业专网的文书类电子档案的档号（0243-WS·2022-Y-D-Z-0001）。其中D代表电子档案，N代表内网，W代表外网，Z代表专网。

群友1

应该就是这个意思

群友2

这样设计有依据吗？

楼主

《电子档案管理理论与实务》一书中有相关描述：

群友3

档号应该由不同的字段组成，如果只存在一个字段的话，分类检索会很不方便的

补充

以前的业务处理号、部门归档号、工程项目编号，现在都充作档号了

楼主补充

这个没问题的，档号编制规则系统后台可以设置的

群友4

关于第2个问题，通常的做法就两种：

1）先整理实体的，最后整理电子的，这样的弊端就是整理周期长；

2）混排、元数据层面标识区分电子和实体。

群友5

赞同“混合单套制”，电子、纸质混排，组成混合件

2、热点关注问题二

9月6日，本号发布文章《全国电子印章平台推出，头疼的电子印章验证问题能解决了吗？》，由于内容针对让人无比头疼的电子签章验证问题，瞬间引爆各群友的讨论热情。

群友1

这个问题迟早要解决，不过可能不是当前这一套。制、用分离，标准化等“原则”需贯彻。GB/T 42133-2022《信息技术 OFD档案应用指南》已提出满足特定条件的电子签章（签名）可以不去技术化，往前走了一小步…

群友2

电子签章是有使用有效期的，每年都要交钱！虽然每个单位交的不多，但加起来那个数字还是挺大的

群友3

我觉得这种每年都要交钱的做法绝对不合理，直接给一个永久的证书不就好了吗？

群友4

工信部2022年公布了55家CA机构的名单，好像没有看到建立这个全国电子印章管理与服务平台的公安部三所的名字，不知道他们合作的CA机构是哪一家？

群友5

感觉这个平台更偏向于签名服务商角色，CA机构应该是合作的，但应该比其他签名服务商更具有权威性

群友6

这个平台是和国信公链共建的，以区块链平台为支撑，和哪个CA机构合作确实没有说。

群友7

文章里面讲到了目前签章非常现实的一个情况，就是目前各地方的印章平台相对独立、CA发证机构也相对局限，地方各成一派，背后的原因不难理解。有时候国家统一标准化和市场化的运作，确实是个博弈的难题。

无论是公安部还是工信部来建这个自上而下全国一统的电子印章平台，大方向都是挺让人欣喜的，只不过过程很漫长。

至于印章平台能不能真正像二代身份证一样实现全国替换，统一官方认证，能不能垂直渗透到每个社会主体和个人。我觉得一看国家力度，二是各地方CA机构的标准融入，其实工信部认可的CA机构也不多，才50多家，不颠覆根本，做好区域分配，我觉得还是可以操作的。

补充

可信认证一定是相对的，市场上破坏可信认证的能力也一定是现成的，没有绝对安全的技术，只是在多重机制下，破坏可信体系的难度、门槛、成本一定会越来越高，但也很难没有一点纰漏。不管咋样，我觉得电子印章自上而下一贯推行还是非常非常有价值的，只能先慢慢期待了

群友8

这不是技术的事

群友9

暂时并存，后续应该会替换统一的。

群友10

那新项目不是得优先考虑全国统一印章平台？

群友11

有没有可能全国统一印章平台保存根证书，通过证书链验证电子签章

群友12

实际上行业条线也有自己的电子印章平台，比如电子发票出自税务总局，其上的电子印章平台是由税务总局统一建设的，所以电子发票如果不进行去技术化处理，一般就不会出现问题。

3、热点关注问题三

9月9日，本号发布文章《AIGC赋能红色档案微视频制作实践》，文生文、文生图、图生视频、文生视频都可以由AI搞定了，是不是预示着AIGC时代已经来临？群友们纷纷发表意见。

群友1

我近期也在学习各种AI运营，谢谢你们在前面引路。

群友2

硬件配置还是有点门槛的，测试平台CPU是11代的酷睿I7了，GPU也是RTX3080这种了

罗塞塔

这已经是入门级的最低配置了，这种配置一段视频只能生成3-5秒，10秒的视频都生成不了。后期视频合成的工作量依然不小

群友3

还是蛮不错的！档案领域还是有更多点可以深挖的

楼主

是的。在档案领域，红色档案，档案文化，展厅藏品，非遗等都可以做AI微视频

群友4

很多地方做的录音录像档案，实际上不止名人有需求，一般普通人但凡自己或子女想给他们留点什么的，都想整一点存档，中国人多，家庭多，做好一项都是很大的市场

群友5

档案智能编研引进这样的新技术是方向，关键问题应该是内容素材和规模。

楼主

档案编研比较难，用到的大语言模型（LLM）最好能本地部署，且需要大量的数据，且数据质量要高。

群友6

AIGC的生成痕迹还是很明显的，场景逻辑和镜头的运用上，还需要人工后期的调整。素材运用的精准度上也有待提高。无论如何加工信息形成信息产品，数据永远是王道。假如有足够的素材，做好分类，在写好导演剧本的情况下，也是很容易制作出一部很好的短视频的。

楼主

对的，前期的文案整理，素材很重要。将档案内容故事化，场景化，有趣传达，这块可以在尊重档案原始性、真实性的基础上由AI辅助扩写一点。

群友7

从AI生成的视频质量来看，目前感觉，AIGC适合打草稿，得到前期的启发和规划，无论是文、形、图、音、视。

群友8

我感觉现在的AIGC就跟无人驾驶汽车概念差不多，低速行驶，轻度使用，场景不复杂，用AIGC；高速行驶，重度使用，场景复杂，还得人工介入。

群友9

AIGC肯定是趋势，还是应该先进入，快速形成生产力

4、热点关注问题四

9月10日，有群友提问：“单套制情况下，Excel表格文件怎么处理呀，这类表格文件格式转换容易出问题”。这确实是一个令人头疼的实际问题，群友们纷纷支招。

群友1

有些时候把Excel当数据库用（上百列，数千行…），这些excel不应强行做格式转换，应该考虑归档原始格式

群友2

是不是可以当作业务系统数据（业务数据类）存档？不做格式转换，否则可能会影响后续利用

群友3

转换之后确实影响利用，应该允许按照这种流式文件保存，不用转换

群友4

《深圳市市级党政机关单位电子公文归档与电子档案移交接收办法》已经不要求强制转换了，做好备注就行。附件3中指出：“其他附属文件若因技术原因，无法转换为归档格式，则归档原始文件，并在归档时注明。

群友5

上海市《电子文件归档与电子档案管理实施细则》附件1中指出：“注3：若电子表格、计算机辅助设计类图形文件、网页文件、社交媒体类文件的主要用途仅是查考、存证，应转换为归档格式或版式文件（OFD、PDF），若用于计算或设计等其他用途，可同时保留源格式。”

群友6

我们现在是这样操作的：Excel表格需要转成版式电子文件（OFD），页数以版式电子文件为准，归档时原始的Excel表格作为过程稿不删除，同步打包在归档包里。一般转版式电子文件不会出错，如果确实出错的，反正有原始的Excel表格可以看。以后国家局有新的要求，反正原始的数据在，我们再转换格式就是

群友7

有些Excel不适合打印，这样的文件也不推荐转成版式格式

群友8

Excel表的情况比较复杂，确实不太适合转换，比如说设置了函数，相当于还有运算功能的，转成版式文件就看不到了

群友9

由于Excel表格、Word这些流式电子文件的页数，不同的电脑、不同的系统、不同的应用软件都会发生变化，音频、视频、网页等电子文件根本无法统计页数。在填写总页数时可以不计入文件总页数，但整理时应在备注中说明，如“总页数不含附件1《关于XX的统计表》”。

群友10

相信未来的人比我们聪明，总能有解决的办法。我们秉承的理念就是现在能用技术手段解决的，就把它解决了；解决不了的尽可能保持原貌，先把它们保存下来，相信随着技术的发展总能解决的。

楼主

谢谢各位老师建议，既了解了标准又学到了实践。

5、热点关注问题五

有群友提问：“请教一下关于项目档案整理的问题：各单位做什么事情都会项目立项，过程会有审批、招投标、合同、项目进度、竣工等。这类档案是不是算是科技档案的二级门类？属于科研还是基建？”，在讨论过程中又引出了GB/T 50328-2019《建设工程文件归档规范》、DA/T 28-2018《建设项目档案管理规范》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》之间的关系。

群友1

应该属于科技档案的二级门类：基建

楼主

如果项目里涉及到了设备采购，设备这个怎么整理呢？是不是需要单独再弄设备档案？

群友2

不用，如果是和基建项目一起的，设备是服务于整个建设项目的，不能独立发挥作用的，就应该做到基建项目里。如果是单独购买的设备或者是专有的科学装置等，再做专门的设备档案

群友3

自建项目属于基建，如果是大型工程类似交通，水利这种建议在专业档案下设二级门类

群友4

在三合一制度里，就是科技档案一级门类下面的基建二级门类。如果你们整个项目工程阶段比较复杂、或者标段比较多，可以在此门类之下继续分类

群友5

如果是企业的话，不一定参照机关三合一制度的分类，要看各地档案主管部门的要求。特别是国企，保管期限表还要经同级档案部门审查。有些地方档案部门就要求国有企业按照DA/T 42-2009《企业档案工作规范》来分类（十大类），那项目档案就是单独的一类，直接一级门类。

补充

DA/T 42的前四类都是管理类，第五类开始就是企业的专门档案（科技档案）

群友6

企业内部小项目可以直接参考DA/T 42，大型项目遵循DA/T 28，房建和市政项目可以参考GB/T 50328

群友7

@群友6，上述说法是从什么角度出发的呢？这样分的原因是什么？

群友6

能列入国家重大建设项目的比如像三峡工程、西气东输，南水北调等这种大型工程，设有非常专业的档案部门，可以根据DA/T 28的附表细化本单位、本工程、本项目的归档范围和保管期限；GB/T 50328是由住建部门牵头的，主要是他们分管领域中建设项目档案的规范，更多的就是房建、市政，GB/T 50328的附表内容很详细，基本上列到文件名了，拿到可以直接用，都不用再细化了

补充

我做过一个课件，里边专门讲了相关的区别

补充

标准都是各个单位实际业务需求的最大公约数，还是要吸取不同要求中的内容，结合为符合本单位实际情况的业务规范，才是最适合自己的。比如项目档案管理责任划分的要求，就用DA/T 28，把大家责任分得很细。又比如招投标文件，DA/T 28就比GB/T 50328规定得细，那就要求招投标这部分用DA/T 28的规定。

6、热点关注问题六

9月22日，有群友提问：“在GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》6.3中讲到，文件整理环节完成编号（档号编制），但在实际操作中容易出现重号、断号的情况，是不是在归档完成之后再进行编号更加合理？”针对这个问题，群友们展开了一波讨论，而且在讨论过程中又引出了归档环节“三库分离”的问题。

罗塞塔

电子公文单套制之后大部分情况下编号前面就已经生成了，系统按照规则自动生成，不存在重复的问题

楼主

我说的情况实际上不一定是电子公文归档，而是多个业务系统同时归档：

1）业务系统要使用档案系统的多个设置才能完成分类、期限、编号，对业务系统改动要求很高；

2）如果是有两个或以上系统都归档到某个明细分类下，这个流水号分别怎么控制？

群友1

我们也是同样的问题，目前的解决方案是在预归档模块中完成编号，流水顺序可以与档案系统正式库联动

楼主

预归档提交归档时如果不符合要求被退回，这个编号作废吗？作废就出现断号，一直没想好这种情况怎么处理

群友2

我们是分三次进行检测，一次是在进入预归档的时候，如果这个时候有问题，可以退回；之后是整编，整编的过程给档号。完成以后再做一次检测，如果这个时候有重号，是无法进入正式库的，需要重新生成档号。最后一次是档案部门接收的时候进行检测。

补充

预归档阶段我们支持手动修改件号

群友3

入正式库之前进行检测，这个好！

群友4

@群友2，预归档是业务部门操作，还是档案部门操作？

群友2

规定上业务部门兼职档案员在档案部门人员的指导下生成档号。实际操作中电子会计档案必须由财务部门生成档号；建设项目，科技项目必须由项目组编制档号；声像，实物类是由档案部门编制档号

群友5

还有一个问题，如果归档之后，业务系统又对记录进行了修改，重新归档时如何处理？

群友2

@群友5，将相关记录从正式库重新调入预归档库，进行逻辑删除，然后重新走归档流程

补充

因为每次在线归档都有归档文件目录清单，所以未来审计也能说的清楚。

群友6

@群友2，对，三库分离

罗塞塔

归档阶段的三库是指“预归档库、临时库、正式库”，具体可参见本号文章《电子文件生命周期中究竟有多少个“库”？》

群友7

三库分离是三个数据库？还是三个表？真正三个库实现还是很麻烦

群友2

三个表或一个数据库实例三个schema。最理想的情况是分成三个数据库实例，不过技术上确实实现起来有难度，并且如果集团有多全宗的话技术实现就更难了

群友8

@群友2，正式库中的记录退回预归档库之后，一直不进行物理删除吗？

群友2

会保留一段时间，例如到年底一并删除

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