从一则判例学习理解“会议纪要”是否具备合同法律效力

陕西浩公律师事务所 民商事研究院 文章/陈棪

一、参考案例

（2016）最高法民终470号 G洲坝公司与中H油品公司、中H投资公司合同纠纷一案

二、案情简介

2013年9月2X日，中H油品公司作为发包人与共同承包人G洲坝公司和中化第十X公司签订了案涉项目《施工总承包合同》，约定合同自双方签字盖章，并在甲方指定账户存入工程履约保证金后生效，并在专用条款中约定了退还履约保证金的退还条件和时间节点。2013年10月2X日，中H油品公司确认G洲坝公司已足额交纳履约保证金。案涉项目《施工总承包合同》履行过程中，2012年12月2X日，中H油品公司向 G洲坝公司出具涉案工程《前期施工进场通知书》同意 G洲坝公司进场开展施工前期工作，G洲坝公司按施工合同约定向监理提交相关《报审表》，监理公司均审核同意……但中H油品公司并未按施工合同约定向 G洲坝公司支付预付款和工程进度款，也未兑现多次付款承诺。2015年6月X日，G洲坝公司授权代表人员与中H油品公司法定代表人、中H投资公司法定代表人签署《座谈会纪要》，G洲坝基础公司受 G洲坝公司委托与中H油品公司和中H投资公司就涉案工程有关事宜协商形成一致意见，其中该《座谈会纪要》明确记载了中H油品公司向G洲坝公司办理结算付款的时间、退还履约保证金的金额、时间及其利息的计算标准等内容。2015年6月X日，G洲坝公司向中H油品公司申报《支付申请审核表》，中汇油品公司在审核意见中签章同意相应工程量，但中H油品公司、中H投资公司至今未兑现任何承诺。

经各方多次协商无果，G洲坝公司将中H油品公司、中H投资公司诉至法院，要求中H油品公司按照案涉《座谈会纪要》的约定退还履约保证金并支付相应利息，同时要求中H投资公司承担连带清偿责任。中H油品公司始终认为《座谈会纪要》不符合双方施工合同约定以及法律规定的合同签字盖章要求，《座谈会纪要》作为合同并未成立及生效为由进行抗辩，一审、二审法院均不认可中H油品公司的抗辩理由。

三、最高人民法院裁判观点（部分争议焦点摘录）

关于座谈会纪要是否构成一份已经成立并具有法律约束力的合同问题

（一）座谈会纪要是否可以构成一种书面形式的合同

本案座谈会纪要第一段载明：“经三方协商，形成了一致意见”，已经表明其内容是各方一致的意思表示。纪要中明确记载了中H油品公司向G洲坝公司办理结算付款的时间、退还履约保证金的金额、时间及其利息的计算标准等，该内容设定了G洲坝公司与中H油品公司之间的权利义务关系，且明确具体，完全具有可执行性。纪要的各方当事人是商事主体，其内容涉及重大财产权利义务关系的处理，且就相关义务特别郑重表述为“中H油品公司承诺”、“中H投资公司承诺”，承诺人中H油品公司并没有排除在法律上受该承诺约束的意思。为维护这种承诺的严肃性和权利人对承诺的信赖，一般应推定当事人作出此类承诺具有使其受法律约束的意思，能够设定法律上的权利义务关系，而不应推定为仅仅成立君子协定。座谈会纪要签订后，G洲坝公司向中H油品公司报送的《关于申请办理已完成工程量结算并及时支付的函》中，明确提出“根据各方于2015年6月3日签订的《关于海南中汇洋浦油品贸易保税库项目座谈会纪要》第1项约定，请贵公司对该已完工程量结算予以审核，并及时支付”等事项，中H油品公司在该函附件《支付申请审核表》的建设单位审核意见栏中，签字盖章同意工程进度款24,898,399元。上述来往函件及回复表明双方已经开始按照座谈会纪要的约定履行，进一步说明了中H油品公司受座谈会纪要约束、各方并无就座谈会纪要的约定内容另行制作特定形式协议文件的意思。因此本案座谈会纪要是一份在当事人之间形成法律上权利义务关系的合同。

（二）座谈会纪要是否必须由G洲坝公司法定代表人签字或经该公司盖章才成立及生效

施工合同1.5条约定的“发包人和承包人的法定代表人或其委托代理人在合同协议书上签字并盖单位章后，合同生效”，系指该施工合同生效需要具备的条件，并非指该合同签订后变更合同或者双方之间另行订立的其他协议生效所必须具备的条件……本案座谈会纪要上中H油品公司和中H投资公司方面由其法定代表人签字，已经满足当事人签字的条件。而G洲坝公司是否必须在座谈会纪要上签字或盖章，因存在其委托G洲坝基础公司代理进行民事行为的特殊情况，应根据代理的有关法律规定和案件具体事实情况进行判断……本案中G洲坝基础公司受G洲坝公司委托，与中H油品公司和中H投资公司进行协商及达成一致意见，此一事实明确记载于座谈会纪要中，此足以表明中H油品公司和中H投资公司完全知晓G洲坝基础公司与G洲坝公司之间的代理与被代理关系，其在会谈中并未拒绝且在纪要中明确肯定及承认这种代理关系，G洲坝基础公司行为的法律后果由委托人G洲坝公司承担，此对于中H油品公司来说应毫无疑问；中H油品公司不仅确切知悉其交易的相对人为G洲坝公司，而且纪要中所设定的权利义务也直接指向G洲坝公司，即中H油品公司和中H投资公司向G洲坝公司作出承诺。因此，G洲坝基础公司实际上是以被代理人G洲坝公司的名义从事签订座谈会纪要这一民事法律行为的。尽管在座谈会纪要的签署部分，G洲坝基础公司的代表进行签字，而没有再特别注明是G洲坝基础公司代理G洲坝公司签署，但不能以此否定代理关系，应认定其代表G洲坝基础公司进行的签署，实质是完成G洲坝基础公司代理G洲坝公司签订合同的行为。G洲坝公司于事后确认及一审法院认定该公司对G洲坝基础公司的谈判和签字代表的直接委派和授权，并未违背该法律关系的实际效果。在G洲坝公司并无异议的情况下，该座谈会纪要直接对G洲坝公司和中H油品公司及中H投资公司具有法律约束力。这种情况下G洲坝公司法定代表人签字或该公司加盖印章与否，对于该座谈会纪要作为G洲坝公司和中H油品公司及中H投资公司之间的合同之成立及生效，并无实质影响。此外，本案即使认定为G洲坝基础公司是以自己的名义与中H油品公司和中H投资公司进行磋商及签约，在中H油品公司签订座谈会纪要时已经明确知晓G洲坝基础公司与G洲坝公司之间的委托代理关系的情况下，该座谈会纪要仍应直接约束中H油品公司、中H投资公司和G洲坝公司。

四、启迪意义

会议纪要作为一种书面文件，虽然其名称并非“合同”，但同样可以作为合同内容的书面表达形式。实践中，会议纪要是否构成一份具有法律效力的合同，并不取决于其标题，而是取决于其内容。通常情况下，会议纪要仅用于记录会议或磋商谈判的过程，以及所达成的原则性意见。然而，当会议纪要的内容涉及当事人之间设立、变更或终止民事权利义务关系，并且体现了各方当事人的一致意思表示，且该意思表示内容具体明确、具有可履行性，当事人之间亦无排除受其约束的意图，则该会议纪要便具备了民事合同的要件，从而构成一份在法律上得到认可的合同。此时，应按照法律对合同生效要件的要求，判断其法律效力。