盈造网：员工私车公用报销及涉税事项

随着社会的进步，科技的不断发展，越来越多的企业为提高快节奏的办事效率，员工自驾自有汽车已成为现代化企业办事、交流、联系工作的主要交通工具，可私车公用一直以来都困扰着企业员工、财务等人员。员工驾驶自己的车辆为企业办事，回来报销时，财务审核这不符合规定那也不符合规定。企业财务人员在财务改革及金税四期等大数据监管趋势下，深知相关单据不符合规定，无法核准的情况下，企业将面临补税并遭到重罚，将严重影响公司经营发展。那么面对此问题该如何避免并有效解决呢？以下作为个人观点进行简述，供大家交流讨论。

一.“私车公用”常见疑问事项

1.私车公用需要签订车辆租赁协议么？

模式一：若企业对员工使用自驾车采取随工资薪金发放车辆补贴，同时申报个税，则可不用签订车辆租赁协议，该模式也是大部分企业采取且无涉税风险的处理方式。

模式二：若企业对员工发生的因公自驾发生的油费、过路费等实报实销，则需签订车辆租赁协议。①企业对其纳入职工福利费列支的，存在纳税调整（‌‌职工福利费的扣除标准是企业发生的职工福利费支出，在不超过工资薪金总额14%的范围内，准予扣除，超过部分需纳税调增）的税务风险，同时该情况取得专用发票，进项税不能进行抵扣。②企业对该部分车辆使用相关支出在企业所得税税前全额扣除的，则需规范准确核算车辆相关费用支出，同时公司取得专用发票可以税前扣除。

2.签订私车公用协议需注意什么？

⑴出租方需是单位的在职员工。

⑵约定租赁期限及租金，严禁零租金免租金，月租金超过800元需缴纳个税，并且月租金需与车辆折旧基本相符，租金需由出租方开具租赁发票。

⑶约定车辆使用中的哪些费用由承租方、出租方承担。因各地税务规定存在差异，建议车辆日常维修保险保养费由出租方自行承担。

⑷双方权利义务、违约责任、争议解决方式等。

3.公司一个员工签订租赁协议，其他人凭票报销是否可行？

企业所有成本费用等经营开支均需与实际相符，禁止虚增成本费用，与真实情况不符的费用，所得税税前不得扣除。并且一个车辆跑很多项目，多人使用也不符合常规。若一定时期下来，车辆油费、过路费、停车费等超额，不同车辆油耗、加油型号等不一样，均存在严重的涉税风险，因此加油票等需备注车辆信息。

4.仅凭加油费发票是否可以报销？

不可以。既然是私车，那必须区分因私部分产生的费用和因公部分产生的费用。

5.如何规范核准私车因公产生的费用？

⑴事前申请私车公用，企业同意。

⑵报销时采用“因公自驾费用核算单”，规范核算里程相关费用支出（见下表）。比如通过高德等地图查询两地之间的距离，或者通过部分车辆使用平台查阅车辆行驶轨迹里程。

因公自驾费用核算单

出差事由

**原因去**地**项目办**事

出发时间

返回时间

驾车人

车牌号

出发地

目的地

**月**日** 时

**月**日** 时

驾车人姓名

行驶里程 （公里）

车程补助

路桥费

停车费

其他

费用合计

**公里

审核人

审核人签字

特别说明： 1、应报金额为过路费+停车费+根据公里数核定的加油费； 2、无论车型及排量，因公自驾出行均按**元/公里凭借油费发票报销。

⑶严禁同一事项发生的费用，分拆多次报销。

二.“私车公用”税务局稽查重点方式

1.企业所得税申报中所涉及固定资产信息填列，若固定资产折旧中交通运输工具没有数据信息，而通过金税四期发现企业存在大量加油发票、甚至车辆维修发票，则税务后台会预警涉税风险存在。

2.企业个税申报中未申报“财产租赁所得”，而税务局通过金税四期发现企业收到车辆加油费或车辆租赁费发票，则存在涉税风险。

三.“私车公用”所得税处理

根据《中华人民共和国企业所得税法》（中华人民共和国主席令第63号）第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。

关于“私车公用”的所得税处理，税务总局没有专题具体的规定，各地方税务局存在差异。针对车辆油费、通行费、停车费等可以在所得税税前扣除，而保险费、保养费、维修费、车辆购置税等不允许税前扣除。

所以，“私车公用”相关处理个人建议，最好签订租车协议，建立车辆使用制度，租金设在合理范围内无需缴纳个税，员工需向企业提供租赁发票，严格区分个人负担的车辆费用和因公产生的车辆费用，规范核算，取得发票进项税允许抵扣，成本费用可据实扣除，企业所得税无调增的风险。