浅析医药流通企业应收账款管理与内部控制关键环节

面 对竞争日益严峻、风险与机会并存的 外部环境，头部和区域型医药流通 企业解决好应收账款管理问题是其提高核 心竞争力的关键。只有加强应收账款管理， 不断增强风险意识，从顶层设计优化组织 体系、全流 程 风 控 明 确 职 责、精准 管 控 聚 焦关键、信息化手段 系统支持、绩效 追责 保障体系等方面入手，从系统性、全流程下 猛力有效提升流动性和安全性，才能确保 企业可持续、高质量发展。

加强顶层设计优化组织体系

集团化医药流通企业区域分布广、外地 分支 机 构众 多、组 织 架 构 复 杂，总 部 的 管 控力度难以延伸到各层级公司，导致管控 力度不强。同时，医药流 通 企 业的应收 账 款牵涉众多职能部门，对应收账款管理责 任存在权责边界不清晰、职责落实不到位， 特别是应收账款对账不清、逾期拖欠时容 易 引 发 责 任 推 诿，从 而 引发 内 部 纠 纷，导 致催收不力，应收账款回款难度加大。

应收账款回款期延长或管理不善，会 给企业带来诸多弊端。首先，降低公司整 体资金使用效率，拉长业务营运周期，加 剧资金沉淀，不断增加公司融资成本，导 致营利能力下降，资产负债率加大，财务风 险加剧；其次，形成低质量的业务收入增长， 财务报表销售收入规模和利润总额不断增 长，夸大公司的经营成果，造成繁荣的假象。 同时，销售额不断增长导致增值税流出增 长，利润增长带来所得税和利润分配的提 升，加速公司现金流出。

因此，医药流通企业集团总部党委、 董 事会、经营层应具备应收账款风险意识、 明确职责边界重要性，并在全集团范围内 树立全员重视、风险预警的理念，厘清职 能 环 节、 业 务 单 元、 业 务层 面 责 任 边 界， 建立完善各类内部控制手段及管控机制和 协调机制，从而建立全员共管、全流程协 同的管理体系。

从 顶层设计上，首先，明确党委指导、 董事会监督、经营层执行三位一体的责任； 其次，明确 业 务 管 理 主体责 任、运 营分析 与跟踪、财务核算与监督、人事 考核与绩效、 审计和纪委再监督的职责边界，建立总部 与 分 子 公司战 略 部 署与 战 术 执 行、绩 效 考 核与执行落实， 从而明确集团领导体系之 间、总部各职能部门之间、总部与业务单 元之间在应收账款管理上的职责边界，做 好对人的管理。

构建全流程风控三道防线

医药流通企业的应收账款管理链条贯 穿业务发生的全流程，控制应收账款风险 应根据风险管理三道防线原则，建立业务 层面、管理循环、监督手段三方面责任体系， 从事 前（ 客户 征 信 评 信 授 信）、 事 中（ 发 货 对账回款函证）、事后（清欠诉讼考核追责） 等管理流程，明确业务单元、职能部门各 不同岗位的主体责任和责任边界，建立执 行、复核、跟踪、考核、监督的内部控制制 衡机制，从而做好对 事的管理，以内部高 质量、精细化管理实现的效能，抵御外部 不断调整的行业政策，以及上下游挤压态 势和激烈的竞争环境。

事前信用管理。把应收账款风险纳入 集团资金风险管理，信用管理包括两个层 面。第一层面为集团内部客户，即各分子公 司信用与资金管理能力评估，从各经营主 体业务单元市场占有率、销售额与毛利增 长、应收回款与现金流水平、营运周期等 方面建立内部客户授信体系，公司总部财 务部门作为执行者承担风险防范责任，公 司总部经营层组织审核评估结果承担风险 跟 踪与复 核 职 责， 董 事 会 承 担 监 督 责 任， 从而协同战略明确公司整体资金预算的量 化和投向。第二层面为集团外部客户征信 评信授信体系，业务部门根据公司信用评 估政 策、作为执行主体对赊 销客户特别是 风险客户的信用能力进行充分调查，实行 客户账期及额度双重管控原则，对客户进 行分类分级管理，并不断强化风险信号捕 捉 和 应 对 能 力 ， 强 化 第一 道 防 线 ；财 务和 运 营等职能部门作为第二道防线，承担授 权体系 规 则制定、复核 检 查客户分 级与 授 信 质 量、 跟 踪 反 馈 客户 逾 期 风 险 等 责 任， 防 范 业 务盲目赊 销 ；审计 部 门 作 为 第 三 道 防线，抽查授信管控和风险客户授信审批， 降低流程风险。

事中对账与回款管理。完善应收账款 责任制度，在应收账款回款上坚持赊销负 责制，即谁赊销谁负责收款，销售部门作 为业务执行者，承担应收 账 款回款、对账 、 催 收 的 主体 责 任 ；财 务与 运 营 部 门 组 织 开 展 月度 回 款 分析，掌 握 应 收 账 款 回 款 运 行 情 况 ；建 立 销 售 部、财 务 部 以 及 运 营 部 等 多部门联动的回款管理工作机制，对于回 款明细清单、回款异常情况、逾期应收账款、 一年以上应收账款未收回等信息，提请业 务 部门及时预 警、关注，为后 续改 进提 供 数 据 支 持，从而 防 范 客户的 拖 欠 风 险、坏 账 损 失 风 险 和 资 金 被 侵占 挪用的风 险 ；审 计 部 门 可与财务、运 营 部 门 联 合对风 险 客 户对账单的准确性进行抽查与监督。

事后绩效考核管理。应收账款责任制 最终需通过绩效考核来体现，因此，对业 务人员的绩效考核内容主要包括，对账质 量、函 证 准确 性、回款计 划实现、账 龄 结 构、逾期与清欠等方面；对财务、运营等职 能部门的绩效考核包括，制度规范设计的 有效性、管理流程与机制内部控制设计的 可行性、应收 账 款管控 跟踪分析的及时性 等方面，对此，应由公司董事会督导经营 层组织制定针对应收账款有效性的考核机 制，财务、人事部门予以执行，监督部门跟 踪 检 查其有 效 性，并不 断加以 完 善，确 保 全流程应收账款管理和责任体系落实到位。 医药流通企业大多通过KPI管理，把应收 账款指标随同销售指标分解落实到分子公 司和销售部门，并将工资政策、信用政 策 与 回款相对应。有的采用按回款额计发销 售人员工资和奖金的方式，针对及时收回 款项的人员给予奖励，激发人员工作积极 性 ；有 的 对 超 过信用 期 间 的应 收 账 款 除 督 促收款外，还实施相应的惩罚措施，如扣 除 部 分 薪 酬 补 偿 贷 款 利息等 ；有 的 对人 员 操作失误导致的应收账款管理问题实施严 厉 的 处 罚， 甚 至 追 究 销 售 人 员 责 任 ；有 的 设 置销售责任风险金，并通过预留年终奖 金等方式来预防坏账等风险带来的经济损 失。对于难以清欠、涉及诉讼甚至形成坏 账的应收账款，应厘清形成原因，并追究 相关人员责任。

强化内部控制聚焦关键环节

医药流通企业下游客户主要包括医疗 机 构、 分 销 客户 和 零 售 类 客户， 其 中二 级 及以上医疗机构客户多为公立医院， 属于 应 收 账 款 回 款 风 险 较 低 的 优 质 客户，因其 在药品流通链条上的优势地位可获得更高 的谈判筹码，迫使医药流通企业接受相对 较 长 的应 收 账 款 回 款 期 限 ；分 销 和 零售 类 客户特别是市场分销类的客户中部分是民 营商业客户或单体零售商，其抗风险能力 极易受到经营环境、市场环境以及自身财 务运营能力的影响。因此，应收账款的管 理需根据客户 对象风险程度制定不同的对 策，并在全流程管控的各个环节制定针对 性管控要求。

客户风评与信用审批。客户风险评估是 应收 账 款 管 理的 首道环 节，对新客户未充 分识别评判风险是造成应收账款损失的重 要原 因 之一。从 外 部情况 看，国内 仍 然 没 有制定相对完善的社会信用管理体系，相 关 管 理制度 和惩 罚机制仍不完善，当一些 企 业 未按照合同履行义务时，缺 乏 相应的 惩罚措施，导致信用缺失等现象不断加剧， 当公司应收 账 款没有及时 收回时，缺 乏相 关法律法规为医药流通企业的维权提供支 持 ；从 公 司 内 部 来 看， 未 能 建 立 有 效 的 内 部 控制制 衡 体系，未能 赋予其 相 关权 限， 使其无法对信用审批过程提出相关意见建 议，导致信用审批工作流于形式。而业务 部门受业绩导向驱使，放松了对客户的风评 质量和信用审批。因此，应充分发挥企业 职能部门在应收账款管理方面的重要作用， 赋予其相关权限，建立相关职能 部门共同 参与的决策机制。同时，明确在客户风评和 授信审批层面各参与主体职责权限的审批 流程，确保信用审批的实效性。

发货回执管理。根据GSP要求，医药 流 通 行业的销 售回执 单（随 货同行单），应 当在客户签收后，返回销售公司归档保存。 销售回执单是医药流通企业和下游客户对 于商品交付的确权证明依据，同时也是销 售方和收货方日后核对应收账款准确性的 重要依据。尤其当前，在医药供应链中，医 院依旧处于较为强势的地位，医药销售公 司要求医院配合出具确权证明文件极其困 难，需要销售方结合自身ERP系统与下游 客户业务往 来的完整记录、销售合同与发 票、随货同行单、后续对账函等证明文件， 来证明与医院之间的债权债务关系的真实 性。因此，销售回执单签收与保管极其重要。 目前，会 计准则要求以有效签收完成作为 销售实现的确认依据 ，为达到内部牵制的 有效性，通常由财务作为销售回执单的审 核确认方和存档保管方。

对账管理。对账是确保应收账款准确 性的重要手段，根据销售责任制原则，日 常对账工作第一责任人归属于销售部门的 销售人员，对此需依据内部控制流程建立 管理机制和工作要求。包括建立货物出库、 发运等环节的岗位责任制，确保货物的安 全 发 运、签收有效、回执 返回等。销 售 部 门应当设置销售台账，及时反映各种商品、 劳 务 等 销 售 的 开单、发 货、收 款 情况，并 由相关人员对销售合同执行情况进行定期 跟踪审阅。销售台账应当附有客户订单、 销售合同、客户签收回执等相关购货单据， 销售人员对账工作需明确对账周期、差异 明细调节、对 方确 认存 档、风险客户特 殊 管 控、 对 账 台 账 更 新 等。需 要 注 意 的 是， 当销 售人 员离职时，需 在财务人 员监交下 确认对账和交接，防止对账不清导致应收 账款长期拖延无法收回等。

函证管理。应收账款函证的作用是通 过 发 放 书 面函 证 给 客户， 客户 对 账 并 确 认 后盖公章送还公司，以确保账账相符和为 还 款 提 供 法律保 障。实 际工作中，因入 账 时间差、退货因素、折让等原因，大多函证 需要 执行差 异 调节程 序，需要 销 售人 员根 据台账记 录 等逐 笔 与客户核 对，形成 差 异 调节表，经财务审核无误后方可确认，建 立对账差异处理机制，及时分析对账差异 原因，制定解决方案。在执行日常对账的 基础上，应收账款函证应至少每半年与欠 款单位财务部门对账一次，财务部门每年 安排一定比例的实地抽查对账，尤其针对 风险客户应制定系统性管控措施。对于未 回函、签章不符合要求、有异常对账差异、 经常逾期以及高风险客户必须每年开展一 次 财 务部门实地对账；应收账款回函应按 内部控制原则实施执行与监督相分离，以 防产生舞弊风险，导致应收账款问题有可 能无法及时暴露，进而产生诉讼和坏账风 险。应制定有效的函证策略，结合客户性质、 历 次 回 函 情 况 及 时 锁 定 风 险 客户， 结合实 际情况尽早采取有效措施确保债权的安全 和可收回性，将 可能的损失降到最低。

回款跟踪分析。应收回款跟踪管理是 发现应收账款问题的重要手段，应建立销 售部、财务部以及运营部等多部门联动、 配合的回款管理工作机制，将回款明细清 单、回款异常情况、逾期应收账款等信息 及 时 汇 总 统计，掌 握 应 收 账 款 回 款 运 行 情 况，关注预算执行偏离度较大的部门，尤 其是关注 逾期应收 账 款、一年以上应收 账 款未收回的原因， 及时反馈业务部门提出 管理建议，注重分析实效，为后续改进提 供数据支持。

催收与清欠管理。应收账款管理中， 难免会遇到拖欠不还的情况。对此，首先 分析内部管理原因，尤其执行的信用标准 及 信用审 批 制 度 是 否 存 在 缺 陷 ；其 次 对违 约客户的资信情况进一步调查核实，确认 是 否 发 生信用危机。同时，建立逾期应收 账款清收工作机制，明确清收责任人，查 明逾期原因，制订清收计划，采取有效措 施及时清收。

针对客户具体情况，区别制定策略。对 于回款正常、信用记录良好的客户，可当面 沟通协商，争取在相互理解 和信任的基础 上 妥 善 地 解 决 ；如 客户一直 拖 欠 或 拒 付且 协商催收无果，可与其他债权方联合向法 院起诉。针对客户遇到暂时困难无力付款 的情况、亏损导致资金链断裂、有能力支 付而恶意拖欠的情况等，分别确定不同的 讨债方法。企 业在制定收 账 政 策时，要 确 定合 理的收 账程 序，须综 合考虑成 本效 益 原则，即要在增加收账费用与减少坏账损 失、减少应收账款机会成本之间进行权衡， 以前者小于后者为原则。

构建数字化多维度评估管控体系

在数字化转型时期，医药流通企业要 充分利用信息化工具实现实时大数据统 计 分析，对供应链管理、分子公司绩效评估、 行政审批管理、财务资金管理、绩效考核 管理、决策支持体系等实行全方位数据支 持管控。业务面上，对分子公司业务实体 形成全流 程、穿透 性、多维 度 经营质量 和 资金使用效果评估体系，对上下游客户利用 外部信息结合内部经营数据资源形成客户 信用和营利分析评估体系，以及全面预算 分析评估体系、风险管理实时监控体系等， 建立信息归集 、综合评估、风险控制的运营、 审批、决策一体化数据平台。

在客户信用和应收账款管理方面，应充 分利用数据资产，打造集团分子公司授信信 用和外部上下游客户风评授信体系，构建穿 透式发货信用审批、对账回款跟踪、函证对 账调节、回款预算分析、逾期追踪清欠、绩 效管控考核等一体化全流程数据评估与管 控体系，并通过数据挖掘、数据集成与分析 形成精准信用评估，建立满足管理需要的资 信与应收账款数据分析体系，实现业务系统 和审批系统互联互通及集团一体化。通过 动态监控，对资信异常、回款逾期客户提供 预警提示，并对超信失信客户封锁发货，对 集团分子公司资金使 用效率低下的业务单元 控制资金投入，达到自动评价与智能化控制 功能，不断提升医药企业应收账款风险防 控能力和资金使用效益。

同时，针对上下游客户建立品种、毛利、账期、盈利能力、发展能力、可持续经营能力、战略协同能力等综合分析评估体系，通过事前、事中和事后分段式成本控制与评估对比，对集团内各分子公司营利能力、经营质量、投入产出比进行分析，通过预设模型形成各分子公司风险地图及时发现问题，找出加速资金周转和提升营利能力的最佳方案，从而找到解决问题的途径。

作者：杨庆

单位：南京医药股份有限公司

来源：审计观察

编辑：孙哲

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