如何安全高效地进行企业文档外发，一文了解！

企业文档外发是指将企业的内部文件、文档或信息发送给企业外部的个人或组织。目前使用比较多的企业文档外发的方式有以下几种，可以了解看一下:

1.邮件系统：通过电子邮件发送文档，这是最传统的文档外发方式之一。

2.即时通讯工具：如微信、QQ、企业微信、钉钉、飞书等，这些工具便于快速交流，但往往缺乏数据监控和安全保障。

3.网盘或云存储服务：员工可以通过这些服务下载文件到本地，然后外发，但这种方式存在数据泄露的风险。

4.FTP系统：专业的文件传输工具，适用于大文件传输，但可能缺乏审计和审批功能。

5.人工方式：通过存储介质（如U盘、硬盘）或打印后物理传递，这种方式难以追踪和管理。

6.远程桌面：如使用Todesk、向日葵等，可能被用于数据外泄。

但在企业文档外发过程中，都存在一些问题，比如：

数据流向不清晰：即时通讯工具和一些网盘服务无法有效监控数据流向。

外发无安全保障：如FTP明文传输易受黑客攻击，导致数据泄露。

缺乏审核审批流程：没有细化的文件权限管控，外发行为是否合规难以确定。

日志记录不完整：一旦出现数据泄露，难以定位和追溯问题源头。

权限管理不足：可能导致未授权的外发，增加数据泄露风险。

加大数据流失泄露风险：由于缺乏有效的文档外发控制系统，可能导致敏感信息泄露。

针对上述存在的问题，企业需要采用专业的企业文档外发系统，如《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》，通过审批流程、传输加密、用户行为记录和良好的兼容性来提高安全性和可控性。具有以下功能特性：

1、外发前审批，确保文件安全合规

支持多级、多人审批，会签、或签，确保文件外发安全合规。可基于文件属性、收发件人特征等条件，自定义自动发起文件审批流程。可与外部审批系统集成（OA、BPM），实现文件外发和审批一体化。支持邮件审批、移动审批、企业微信审批，让审批操作更便捷。

2、传输日志记录，便于随时审计追溯

文件包创建、发送、审批、访问、下载等，均有记录以备审计。根据完整的日志记录，形成报表，便于灵活查询。不仅可以审计操作记录，还能审计原始文件。

3、多种安全管控策略，防止敏感信息泄露

系统内置防病毒引擎，自动防病毒检查，防止病毒扩散。支持内容安全审查，可根据识别结果自动阻断或转为人工审核，防范各类内容风险。传输过程加密，防止链路嗅探。

4、支持大体量文件传输，提升传输效率

系统内置高性能传输协议，带宽利用率可达80%以上，极大提升业务时效性。支持断点续传、自动重传、完整性校验，100%保证文件正确性。

5、收发一体模式，便捷快速收集文件

不仅可以安全外发文件，还支持收集文件，通过收集链接功能，可安全、便捷地随时收集外部客户的文件，不限文件大小。

《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》适用于各种应用场景和IT环境，保障企业对其核心业务数据资源的控制力，提升企业文档外发过程的安全性及业务效率，大幅提升操作易用性。

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关于飞驰云联

飞驰云联是中国领先的数据安全传输解决方案提供商，长期专注于安全可控、性能卓越的数据传输技术和解决方案，公司产品和方案覆盖了跨网跨区域的数据安全交换、供应链数据安全传输、数据传输过程的防泄漏、FTP的增强和国产化替代、文件传输自动化和传输集成等各种数据传输场景。飞驰云联主要服务于集成电路半导体、先进制造、高科技、金融、政府机构等行业的中大型客户，现有客户超过500家，其中500强和上市企业150余家，覆盖终端用户超过40万，每年通过飞驰云联平台进行数据传输和保护的文件量达到4.4亿个。