企业如何做好文档管理？这3点值得重视

现代管理学之父德鲁克曾说：无论在西方还是东方，知识一直被视为道的存在，但几乎一夜之间，它就变为器的存在，从而成为一种资源，一种实用利器。在当下，知识本身就是生产力，企业拥有知识，就拥有竞争优势。那么我们如何在企业中梳理、积淀知识？如何应用系统工具进行知识管理？要解决这些问题，关键在于文档管理。

文档管理指的是对文档、电子表格、图形、影像扫描文档的存储、分类、查阅和检索等管控工作。在企业中做好文档管理工作，可有效地挖掘企业的知识资产、有助于提高企业员工的能力、推动知识应用和技术创新。

01企业文档管理面临的3个问题

然而，企业知识固然重要，但要将企业文档管控好，并不容易。经过市场调研、结合会博通三十多年与用户进行需求对接，会博通总结出企业在文档管理当中亟需解决的3个问题。

问题1：企业知识内容复杂、系统众多，如何收集和分类？

问题2：面对大量的知识文档，用户如何快速定位和检索？

问题3：当企业知识被统一管理，如何确保文档利用安全？

02企业文档高效管理的3个路径

1）创建信息化文档管理平台

要解决企业知识内容复杂、系统众多，不知如何收集和分类的痛点，需要我们创建一个统一的信息化文档管理平台。这一平台要求能够满足各环节文档管理人员可以通过相应的系统流程完成企业文档从收集、输入、整理、归档到再利用的全生命周期管理，并且要拥有科学的分类框架，以便后续查阅。

（会博通模板展示）

会博通企业文档管理系统拥有全面自定义的文档管理架构，文档分类涵盖企业文档所有类型，每个文件都可单独定义属性标签，实行精细化管理；类结构模板与文件正文模板可全面自定义。

2）简单化企业文档利用方式

传统的文档利用，需要经过层层的线下签字审核并逐一查找，非常耗时，严重降低档案利用率，不利于企业发展。企业文档高效管理的第2个要求是要简单化文档利用方式。这要求企业信息化文档管理平台，需要配备完善的文档搜索和借还功能，支持线上流程化的方式，缩短文档借阅周期。

（会博通文档管理系统搜索功能）

会博通档案管理系统拥有灵活的流程与协作功能，可将信息与流程融为一体，每一条信息都可提交流转；与邮件网关结合，可为用户依权限配置互联网邮箱，让外部人员参与流程处理。此外会博通还拥有强大的文档搜索引擎，搜索结果可根据权限输出，可高亮关键词并返回最佳匹配段落；经常需要搜索的内容，可通过搜索类展现，检索范围可以是整个数据库，也可以是具体某个档案分类。

3）建立健全文档权限管理体系

企业文档的高效利用、便捷利用在一定程度上与文档安全是相互矛盾的，这要求企业要不断提升或者说借助技术，使这两个要求能够统合起来。这要求，系统中的每个分类都应该单独设置权限。授权对象、权限内的访问密度和操作行为可以根据工作需要灵活设置。各种授权方式和支点可深入定义每个用户在模块中对每个信息的可操作行为，灵活满足企业的精细管理需求。

（会博通文档管理授权图示）

会博通档案管理系统拥有与工作职能相适应的权限管理：授权范围可选择文件夹或具体文件；授权对象可以是组织、个人或职务变量；操作权限可与密级交叉授予；可区分阅读条目与内容权限；可区分创建与他人创建的权限。

会博通企业文档管理系统，基于知识管理理念，针对企业文档管理需求，通过上传下载、预览编辑、流程审批，帮助企业进行文档全生命周期管理，激活智力资源。

在企业管理中，文档是知识的沉淀，是企业软实力的积累，利用先进的企业文档管理工具，可以避免因为文档管理不善而造成企业知识流失以及协作效率低下等问题。会博通，一款高效能的企业文档管理系统，用丰富、专业的文档管理应用，创造性赋能企业成长与发展。