做好 PPT 没那么难，3 个方面带你读懂 PPT 的软件逻辑｜免费试读

编注：本文为付费栏目《生产力超频：科学做好 PPT 的三个步骤》的试读文章。

经过之前的文章，我们已经完成了从「结构化」到「场景化」的三阶段方法论的介绍，以及相应的软件功能、应用技巧等。相信你对于如何做好 PPT，已经有了一定程度的认识。不过，在你尝试熟练 PPT 软件技巧的过程中，可能多少也会遇到操作路径复杂、想用的功能找不到等问题。

所以本篇文章，我们从主题设置、图像元素和复合元素三方面，简单梳理一下 PPT 软件的使用逻辑，让你能够以简驭繁，快速上手繁琐的软件操作。

照惯例，在展开本章内容之前，我们还是先在此停留 1 分钟，请你从自身经验出发，思考几个问题。

▍课前思考

• 你知道该如何解决默认的字体/颜色不好看的问题吗？

• 你在调整格式时，通常是点上方的选项卡，还是右键开启功能菜单呢？

• 使用 SmartArt 时总是找不到喜欢的样式，该如何自行设计与调整呢？

▍主题设置的逻辑

想了解 PPT 软件的使用逻辑，我们还是得从软件整体的设置（或者说是演示文稿的设计规范）开始讲起，也就是我们之前在《 2.3 用幻灯片母版构建逻辑框架的视觉系统 》这篇，提过的「主题颜色」和「主题字体」。

简单回顾一下该篇提过的「主题颜色」和「主题字体」的设置，主要在「幻灯片母版」的编辑界面中完成的，算是整个母版视觉系统的一部份。不过，就算你不预先做好版式、不开启「母版视图」，也同样可以在「设计」选项卡，拉开「变体」这一栏来设置「颜色」和「字体」。至于「主题颜色」和「主题字体」具体的设置方式，这边就不赘述，可以回去看《 2.3 用幻灯片母版构建逻辑框架的视觉系统 》文章，本篇主要还是介绍与其相关的软件逻辑。

当你预先设置好「主题颜色」和「主题字体」之后，对于软件操作的效率，以及 PPT 整体视觉的一致性，是很有帮助的。这边主要介绍三点：

• 方便选择调用；

• 方便统一修改；

• 改变默认格式。

▍方便选择调用

以「主题颜色」来说，如果没有自行设置，当你想修改文字或形状的颜色时，就只能使用默认的主题色，或者拉开「其他填充颜色」来选色或输入色值，非常麻烦。

因此，把这份 PPT 想要使用的颜色，预先设为「主题颜色」，可说是开始做「幻灯片设计」之前的必备起手式。

以「主题字体」来说，我们平常修改文本框的字体，往往都得在「字体」菜单找半天，才能选到我们想使用的字体。但如果你有提前设好「主题字体」，就能直接在「字体」菜单的最上方看到「主题字体」，省去慢慢找字体的工夫了。

方便统一修改

除了调用方便以外，预先设好「主题颜色」和「主题字体」，还有第二个好处，就是后续方便统一修改。

做 PPT 有个常见的情境是，已经完成大半的演示文稿，却遇到需要改字体或改整体色调的需求。但一份演示文稿动辄几十张幻灯片，一一修改显然相当耗时。

这时，如果你有提前设置「主题颜色」和「主题字体」，并且做「幻灯片设计」时都有套用设置好的主题色和主题字，只要回到「设计─变体─颜色/字体」来切换，就能一键改好整份 PPT 的颜色/字体了。

以「主题颜色」来说，会依照「着色 1」、「着色 2」等排序来替换；而「主题字体」则是依照「西文(标题)」、「西文(正文)」等分类来替换。

改变默认格式

除了上述两点以外，使用「主题颜色」和「主题字体」还有个需要注意的地方，就是会「改变默认格式」。其中，「主题字体」的影响比较小，只会在你插入文本框时，让原先的默认宋体，改为你设好的「正文」字体。

而「主题颜色」的影响范围就大多了，从文字、形状到图表，甚至是图片，都会被其所影响。以文字来说，如果你把原先「文字/背景-深色」默认的黑色，改成其他颜色，那么后面插入的文本框，就都会变成新的颜色。

如果你插入的是形状，就会默认使用「着色 1」的颜色；同样地，如果插入的是图表，也会根据数列多寡，依序使用「着色 1」开始的后面几种主题色。

甚至，如果你插入的是图片，「主题颜色」也能对图片的调色产生影响。选中图片后，从「图片格式─颜色」拉开菜单，可以看到「重新着色」最下面有一组似曾相似的颜色，这就是套用了「着色 1」到「着色 6」的图片调色。

以上，就是主题设置的运用逻辑。

▍图像元素的格式

完成 PPT 整体的主题设置之后，再来自然往幻灯片中填入内容。然而，对于新手而言， PPT 中各种图像元素的格式功能，就显得有些复杂了。

所以，接下来我们就针对文本、形状和图片，这三大类图像元素的格式，来做个简单的整理。主要是两种功能路径：「格式」选项卡，以及由鼠标右键开启的「设置格式」。

从「格式」选项卡调整

先说说「格式」选项卡，也就是在你选中特定对象之后，软件上方会多出的「形状格式」或「图片格式」。一般来说，如果你要做的格式调整，不涉及更细致的参数，只是单纯换个颜色、加个轮廓，直接从「格式」选项卡来调整是比较方便的。比如：从「形状格式」修改形状的颜色、从「图片格式」开启「裁剪」或用「删除背景」抠图等。

值得一提的是，文本和形状在「格式」上是一体两面的，你可以把文本框看作是矩形底上的文字，或者也可以在其他形状里输入文字。所以，在修改这两种对象的格式时，就得注意区分「形状样式」或「文本样式」的差别了。

从「右键」菜单栏调整

再来说说比较复杂的「右键」菜单栏，就是对着特定对象点击「右键」来开启「格式设置」的菜单栏。这通常用在需要更细致的格式参数的情况，比如：要调整颜色的渐变、阴影的效果参数，或者调整图片的亮度、饱和度、色调或透明度等。

先看到文本和形状的部份，刚刚说过它们在「格式」上是一体两面，所以这两者的「右键」菜单栏都是「设置形状格式」，不过往下有分出「形状选项」和「文本选项」，让你能分别就形状或文字来调整格式。

功能上的分类也还算清楚，不论是「形状选项」还是「文本选项」，从左至右都有「填充与线条（轮廓）」和「效果」，前者是用来修改形状或文字本身的颜色，后者则是额外加入阴影、映像、发光、柔化边缘等效果，只需要注意切换「形状选项」和「文本选项」，就能在相同的位置找到同样的格式功能。

至于图片的「右键」菜单栏，则是在上述「填充与线条」和「效果」的基础上，额外加入专属的「图片」功能，让你能够从「图片校正」调整图片的锐化、亮度、对比度，或是从「图片颜色」来修改图片的饱和度、色调──当然，和「格式」选项卡不同的是，它们都可以输入更精确的数值，而不是套用少数的默认样式。

简单来说，想快速改格式、套样式，就用「格式」选项卡来改；而需要精细地调整效果参数的格式功能，则一律用「右键」菜单栏来调。只要把握这样的大原则，不用特别去记具体的操作路径，也能很好地掌握这些格式功能。

▍复合元素的拆解

讲完了文本、形状和图片这三种比较基本的图像元素之后，我们最后来看复合元素，也就是 SmartArt、图标、图表和表格。

为什么称它们为复合元素呢？因为这几种图像元素，其实都能看作是文本或形状的组合。比如 SmartArt 就是多形状组成的逻辑图，而图标也是由多个形状透过布尔运算所得到的；至于表格和图表，我们在之前的「图表篇」提过，可以将其拆解成形状类、线条类和文本类来修改其中图表元素的格式，自然也属于可拆解的复合元素。

那么，这些复合元素的格式功能，在使用上又有什么规律呢？我个人比较推荐的方式是「从全局到局部」。举例来说，SmartArt 插入后会显示主题色的默认样式，你可以先从「SmartArt 设计─更改颜色」来替换这一整组形状的主色，后续如果有单个形状要突出，再单独选中它，从「格式─形状填充」来改色。

再以图表来说，同样是先从「图表设计─更改颜色」来决定这张图表整体的色调，如果要强调某个数据，再从「格式─形状填充」来修改这个重点数据的颜色。

从这两个例子，其实就能看出前面设置「主题颜色」的重要性。如果没有预先设置好你想要的色彩组合，在全局换色时就只能用 PPT 默认了配色；反之，则可以快速套用自己需要的配色，省去一个个慢慢修改的时间，效率大大提高。

不过，先设置「主题颜色」来做全局调整的方法，往往只能做纯色填充。如果你想再加入一点质感设计（比如渐变色或阴影），就还是得从「格式─形状填充」一个个慢慢调整，这就显得有些繁琐了。所以，你还得知道如何拆解这些复合元素，把它们拆成一个个形状、线条或文本，就能搭配「格式刷」快速修改格式效果。

那该如何拆解复合元素呢？以 SmartArt 和图标来说， PPT 本身就有「转换为形状」的功能，可以直接拆解成一个个形状组成。功能路径分别是：

• SmartArt：SmartArt 设计─转换─转换为形状

• 图标：图形格式─转换为形状

经过转换之后，会先得到一整组形状的组合，这时再点「右键─组合─取消组合」即可顺利完成拆解。

如果你想拆解的是表格或图表，虽然没有 PPT 原生的拆解功能，但也可以藉由粘贴成不同格式来达成。操作方式稍微有点绕，先把表格或图表「剪切」下来，从「粘贴」的下拉菜单找到「选择性粘贴」，选择「图片(增强型图元文件)」，之后再两次「取消组合」就能完成拆解。

需要注意的是，上述的两种拆解方法，都是不可逆的。你会发现完成拆解之后的 SmartArt 或图表，就真的会变成纯粹的形状和线条组合，不会再出现「SmartArt 设计」或「图表设计」，也没办法更改布局或修改数据。所以建议在拆解之前，先在幻灯片外面做个备份，后续需要调整才不用从头再来。

以上，是 PPT 中复合元素的格式的调整，其实一般的工作情境，先设好「主题颜色」并把握好「从全局到局部」的方式来调整就已足够。至于后续的拆解与美化，就还是得看个人的设计能力了。

▍本章小结

在本篇文章中，我们从「主题设置」、「图像元素」和「复合元素」三方面，对 PPT 功能的使用逻辑，做了简单的整理：

• 在「主题设置」的部份，主要就是在开始做 PPT 前，先设置好颜色和字体的规范，以方便后续的修改；

• 在「图像元素」的部份，简单调整就点「格式」选项卡，细调参数再用「右键」菜单栏；

• 在「复合元素」则是把握「从全局到局部」的原则。

除了上述的三方面， PPT 还有更多琐碎的功能，这边就不一一列举了。其实只要搞懂这三点，就足以让你掌握 PPT 的软件逻辑，并能举一反三，快速找到你需要的功能来完成设计。

下一篇文章，我们会介绍「幻灯片设计」的高效工作流，其实也是对整个栏目的文章，从「结构化」到「场景化」的三阶段方法论，做整体的归纳与整理，让你有个简单的操作流程，把先前所学的内容，尽可能运用到「幻灯片设计」这项工作任务上。

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作者：艾伦习字

责编：数字工具组