中企法顾丨如何制定一份“完美”的规章制度？很多企业开始就错了

实践之中规章制度常表现为《员工手册》、《考勤制度》、《奖惩条例》、《加班管理制度》、《薪酬绩效管理制度》等各类规定、制度，其既是企业行使用工自主权的重要依据，在发生劳动争议后也是重要的举证。

《劳动法》一方面从法律层面授予企业自主管理权，另一方面强调建立和完善规章制度是企业的义务。

因为员工在劳动的过程中处于从属性地位，其权利和义务的实现受企业的支配，制定规章制度既可以使员工的权利和义务得以明确，又可以使企业的人事管理行为规范化，从而防止企业滥用管理权。

《劳动合同法》对企业在制定、修改规章制度有较高的程序要求，因此造成了很多企业虽制定了规章制度，在发生劳动争议后其制定的规章制度却因程序不合法不能成为有效依据，导致企业因举证不利而败诉。

一、民主制定程序

【案例】2017年度成都法院劳动争议十大典型案例之典型案例六

该案中，物业公司虽向法院提交了单方解除与李某劳动关系所依据的《人事基础管理操作规范》，但未提交能证明上述规章制度系经法定程序制定并曾向李某告知、对李某处理系按照法定程序作出的证据。也即，物业公司未提交证据证明单方解除与李某劳动合同的合法性。故物业公司单方解除与李某劳动合同系违法解除劳动合同，依法应当支付李某经济赔偿金。

企业在制定、修改或者决定直接涉及员工切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项包括“劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等”，其他的规章制度制定属于公司经营自主权的范畴，范围不能任意扩大以免侵犯公司的经营自主权。

1、职工代表讨论：企业在起草规章制度后，应当就草案的内容在职工代表大会中讨论或与公司全体职工讨论，实践中多数企业并未建立职工代表大会制度，则应与“全体职工”讨论。

2、提出方案和意见：企业通过召开全体职工大会（或职工代表大会）的方法来征询员工意见，充分听取职工的意见。

当员工提出合理合法的修改意见时，企业应当充分予以考量，避免不具有合法性、合理性的相关规定出现在规章制度中。

法律只提及了“协商确定”，并未采用“表决通过”等相关表述，这也就表明规章制度无需表决制度，严格按照表决比例进行通过生效。

3、职工代表协商确定：经过全体职工大会（或职工代表大会）后第二次协商，如同“职工代表大会制度”一样，考虑到实践中并非所有企业都建立了工会制度，对于未建立工会制度的企业，此时只需与职工代表协商二次协商即可。

当员工入职前企业已经制定了规章制度，此时就不必再要求企业为该员工而重新进行规章制度的民主程序，只需对其公示相关制度即可。

二、公示告知程序

【案例】湖南省株洲市中级人民法院（2023）湘02民终206号

企业以员工违反公司制定的《员工手册》所规定的规章制度为由，对员工给予开除除名处理，但未能提供《员工手册》已向员工公示、学习的相关证据，应承担举证不能的责任。故本院依法认定企业对员工作出开除除名决定、解除与员工的劳动关系缺乏依据，系违法解除劳动合同。

因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任，对于规章制度制定、公示的举证责任亦不例外，因此，企业制定的规章制度不仅应当告知劳动者，更应当对告知程序留痕。

1、直接公示

通过钉钉、飞书等办公软件，或者直接张贴在公司公示栏，但直接线下张贴不容易取证，因此不建议企业采取该方式。

2、组织学习

专门组织全体职工对规章制度进行学习，保留培训记录和签到表，学习后最好进行开卷考试，让员工填写关于规章制度的学习记录。

3、直接签收

将制定的规章制度发给员工并要求其学习，让员工在规章制度签收表上签字，之后入职的员工，可以在劳动合同中约定有效的制度签收条款。

三、规章制度的修改

公司的规章制度需要根据现行法律的规定及自身需要不断进行修改，因此，公司需要持续对现行实施的规章制度进行审查，以便确定是否需要修改或补充相关内容。
规章制度的修改按照启动主体不同具体分为两种情形。
1、公司提出修改

公司根据实际需要启动规章制度的修改，规章制度的修改程序与规章制度的制定程序一样，需要严格遵守规章制度生效的全部要件。
2、工会或职工提出修改

工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善，实践中主要指规章制度的实体内容不合法或不合理的情形，这时如果工会或职工提出修改，用人单位需要予以修改，否则劳动行政部门在接到投诉、举报后，也会责令用人单位予以改正。

如果规章制度完全符合规章制度生效的全部要件，一般不会启动修改程序。