恒丰银行：财务共享项目

来源：2022第三届中小金融机构数智化转型优秀案例评选

获奖单位：恒丰银行

荣获奖项：风控创新优秀案例奖、网络影响力TOP10优秀案例奖

一、项目方案

1.项目目标

恒丰银行财务共享项目，以金融行业的财税管理数字化、智能化的转型为契机，以针对金融行业标准化、精细化、数据化、智能化、信息化决策、中台化、服务化、合规化驱动等管理需求进行解决方案覆盖为目标，充分考察客户业务和系统现状以及难点痛点，全面调研行业管理要求、价值导向等诉求，基于产品现有积累，提供从可行性研究到财务共享中心组建方案、财务信息化、业务流程重构、信息系统建设、财务共享服务实施后的财务组织变革等整体方案。以新理念、新技术为基石，构建业务流、核算、管控流、资金流、实物流，“多流合一”的财务共享平台。

在恒丰银行的项目建设中，通过各模块的功能整合实现信息互联互通，实现了全行财务支出事项全流程的线上贯通，全链条合规管控和全要素信息共享，全面提升了财务管理的水平。在系统功能整体提升的同时推动了财务管理组织模式调整、岗位职责变更及管理体制变革，推动财务管理的转型升级，逐步建立“以财务共享服务为基础、以业务财务为支撑、以战略财务为核心”的现代财会管理模式。

2.业务架构

图1.财务共享系统业务架构

（1）实现人员机构集中管理

借机恒心工程重大改造之际，系统的人员和机构实现对接机构员工组件，保证全行用户和账务机构体系一体化，各组件之间数据同步，打破传统手工维护的业务壁垒。

（2）实现费用流程集中管理

打破传统财务系统功能分散，财务管控不了进度和额度，无法事前和事中跟踪的现状。

实现立项审批单、通用报销单、差旅报销单、招待费报销单、探亲费（异地交流）报销单、托儿费报销单、员工通讯费报销单、预付（借）款申请单、通用还款单、低值易耗入库、低值易耗领用等对公和对私费用管理，实现费用流程集中管理。

（3）实现全业务流程管控

打通自预算、立项、合同、报销、入账、支付、档案管理等的全流程链条；增强与我行核心、采购、支付、管会等系统的关联性，减少人为干预、降低系统间操作风险、为管理决策提供更精细化的数据支撑，使得恒丰银行实现了新一代同业先进、功能全面的综合性报销及共享平台

（4）实现移动办公

系统同步部署移动端APP，面向互联网开放，且安全可靠，操作便捷，支持全行员工移动办公的需求，支持单据提交，移动审批，移动查询和ORC票据识别的功能。

（5）对接商旅平台

与差旅壹号实现对接，彻底解决员工出行垫付费用，报销周期长的痛点。实现部门人员同步、出差申请单同步、行程同步、商旅对账、住宿和行程预定的。方便优惠的政策，即让我行员工具备好的出行体验，也降低了企业差旅成本。

（6）实现智能化平台展示

采用最新的云计算、移动互联、智能化等技术，依托流程引擎、规则引擎、报表引擎，通过开放性、模块化、链条式的统一集成的财务共享平台，实现管理集中及操作的便捷、高效、智能，进而推进管理标准化和精细化的提升。

3.项目建设主要思想

财务共享服务建设是一项涉及体制、组织、人员、流程和信息系统等内容的财务管理变革，是一项复杂的系统工程，因此，恒丰银行在开展建设财务共享服务中心之前，进行财务共享服务咨询规划。恒丰银行在总结以往财务共享服务咨询规划成功案例实施经验的基础上，充分借鉴国际先进的财务共享服务咨询规划方法论（六西格玛），成功整理出一套针对财务共享服务咨询规划项目的实施方法论，如下图：

图2.财务共享服务咨询规划项目的实施方法论

财务共享服务咨询规划工作由现状调研和规划设计两部分内容构成，其中：现状调研由财务工作内容梳理、财务部门基础信息收集、财务信息系统收集和财务现状分析等四部分工作构成；规划设计由服务目录、服务流程、运营管理、组织人员、办公场所、技术平台和实施路线等七部分工作构成；项目管理、沟通管理、迁移管理和变革管理工作贯穿始终。

恒丰银行充分借鉴业内成功案例的基础，总结我行实施同类咨询规划项目经验，归纳出了清晰、规范和高效的实施路线图，包括以下4个阶段25项工作：

图3.财务共享项目实施路线图

（1）项目准备

项目准备阶段的目标是组织项目启动，主要工作包括确定项目目标、实施范围和策略、组织架构及成员、实施计划与里程碑、项目管理章程、项目成员共享理念培训等工作。

（2）现状调研

现状调研的目标是摸清企业财务现状，为规划设计打下坚实的数据基础，主要工作包括梳理财务工作内容、财务组织岗位、财务人员信息、财务人工成本、财务运营成本、财务信息系统及财务人员人年情况，并在此基础上出具财务现状分析报告。

（3）规划设计

规划设计的目标是为财务共享服务建设提供清晰、可行、一流的建设方案，为建设提供切合企业实际的建设路径。主要工作包括服务目录、服务流程、运营管理、组织人员、办公场所、技术平台和实施路线等设计工作，并在此基础上出具财务共享服务规划设计报告。

（4）验收监理

验收监理的目标是确保规划设计方案按设计思路和要求落地，主要工作包括规划咨询文档整理及交付、方案监理及持续优化，最终完成咨询规划项目验收。

二、项目创新点

恒丰银行财务共享项目，采用最新的移动互联、智能化等技术，依托流程引擎、规则引擎、报表引擎，通过开放性、模块化、链条式的统一集成的财务共享平台，实现管理集中及操作的便捷、高效、智能，进而推进管理标准化和精细化的提升。打通自预算、立项、合同、报销、入账、支付、档案管理等的全流程链条；增强与核心、采购、支付、管会等系统的关联性，减少人为干预、降低系统间操作风险、为管理决策提供更精细化的数据支撑，使得恒丰银行实现了新一代同业先进、功能全面的综合性报销及共享平台。

1.业务全流程化创新

新一代财务共享平台对恒丰银行整个业务流程进行优化管理，从事前申请、财务立项、采购入库、实物管理、智能识票、事中移动审批、智能审核、自动核算、智能结算，到事后图形化报告分析、电子归档等管理环节，实现端到端的费控流程管控与服务，满足恒丰银行财务管理的事前规划、事中控制、事后考核分析，在恒丰银行的财务数智化转型过程中实现降低成本、提高效率、扩大效益的目标，改良管理模式与业务流程，对资源与活动进行优化配置与效率管理。

2.数字化创新

从业务管理角度支持全员线上报销、移动商旅、线上采购等功能，实现报账模式下的线上审批、预算的智能预警与管理；从功能实现角度，结合移动互联网、影像技术、二维码、OCR识别等技术实现预算管控下的智能报账管理、优化财务报销管理流程，提高财务报销管理能力，实现由传统电脑端操作到移动端操作的变化。同时运用技术手段加强智能报销约束，提高财务报销管理的共享化、智能化、在线化、多维化、平台化水平。

（1）共享化：定位于服务全员，为各角色类型的人员提供智能简单易用的操作应用，对日常的、共性的、重复性的、可标准化的事务性活动由财务共享服务中心进行统一、标准、快速的处理，实现全行相关部门职能转变，促进内部业务流程的合并、优化及标准的统一，增强系统移动化和智能化，切实提高全行员工满意度，进而提高整体运行效率和效益。

（2）智能化：将智能预算、多维预警、移动商旅、智能审核提醒、OCR等能力全面贯穿智能报销过程，实现全程风险管理控制，重塑数字化智能管理决策流程。通过OCR识别、电子发票解析的技术手段，实现发票票面信息的快捷获取及填报、增值税发票的自动查验、旅客运输发票的自动价税分离，基于发票池的管理，杜绝发票的重复性报销及发票敏感信息的筛查、发票合规性检验、自动出具发票的各类相关台账展示。在审批环节实现对业务规则的智能核查，并在审核界面对检查结果进行展示，辅助审核人员判断，减轻手工审核的压力，降低风险。

（3）在线化：统一标准化流程，全功能模块，多系统集成，实现数据之间无缝对接和打通，平台模块包含基础平台、预算管理、立项管理、报账管理、商旅平台、共享作业平台管理、财务总账、应收应付管理、合同管理、工资管理、薪酬管理、工会及党费管理、实物管理、移动盘点、租赁管理、报表平台、电子档案等，实现了对于内部财务业务的全部线上流程化和数据生命周期闭环化。

（4）多维化：财务数据标签支持机构、部门、条线等等多种维度，实现不同类型、不同角度的成本分析，提高财务管理精细化水平。

（5）平台化：实现财务流程、数据、信息、服务的全面共享、内外融合，对内连接报账、影像、作业等共享平台，实现财务管理标准化；对外连接各类商旅、采购等服务商和其他系统，实现了跨系统间的预算的事前占用校验、事中报销校验、事后数据分析，优化资源配置，分享更多路径，满足全行发展需要。

3.全覆盖化创新

（1）环节全覆盖，财务事前管理，支持财务预算在线申报、审批、调整、评价；财务事中管理，支持各财务全流程管控；财务事后管理，支持各模块数据集中，灵活化查询及分析。其中预算管控方面实现了事前占用校验，事中报销校验，事后数据分析，通过立项单的设立不仅完成了财务共享系统的内部预算管控，还给外围系统例如采购系统提供了预算金额数据，使得在共享系统报销前真正实现预算金额的提前占用和管理。

（2）权责全覆盖，将支出需求部门、归口管理部门和财务部门纳入完整的财务授权管理流程，厘清支出部门、归口部门、计财部门的财务事项权责边界。财务支出事项的真实性及合理性由支出部门负责，将标准化、常规化项目适度授权给归口部门，将重要财务事项集中于计划财务部以上审批、超预算事项必须一事一议、审慎评估。贯彻全面财务管理理念，建立差异化的授权审批制度。

（3）数据全覆盖，系统各功能模块涵盖包含资产、报销、合同、凭证等各业务类型的数据源，结合外围接口等辅助搭建了全面的财务管理数据网络，且通过电子会计档案实现了财务档案全景管理。系统支持抓取各项报销场景、商旅信息、事项内容、采购信息、资产信息、预算执行、资金支付、主要业务对象（组织部门、员工、客户、供应商等）等各方面数据，形成基于对象的主动智能化用户服务能力；支持提供各类管理报表及分析服务，满足各级各部门进行数据分析和管理，可提供报表编制、数据采集和报表过程管理的全方位管理服务。

三、技术实现特点

1.系统应用架构

财务共享系统通过统一认证系统登录，实现全行统一用户认证渠道。

系统产生的待办任务展现在个人门户中，不改变用户审批习惯。

利用图像识别，文字识别，OCR识别和移动互联技术，实现发票票面信息的快捷获取及填报、增值税发票的自动查验、旅客运输发票的自动价税分离。

利用数字化，智能化平台，依托流程引擎、规则引擎、报表引擎，实现管理集中及操作的便捷、高效、智能。

对应架构图如下：

图4.财务共享系统应用架构

2.系统技术架构

恒丰银行财务共享系统支持同城异地灾备、两地三中心模式，本次部署为黄务中金双活模式。双中心同时承接业务，且单个中心具备独立承担业务的能力，每个中心内部各服务器和组件也是采用负载均衡或热备实现高可用。产品具备高可用性，支持7×24小时服务。系统支持水平垂直集群的扩展，整个系统具有较强的容错能力和恢复能力。

对应架构图如下:

图5.系统技术架构图

3. 系统关键技术点

财务共享系统从恒丰银行现状和实际应用出发，并根据本期需求情况，规划系统总体架构，分别对系统逻辑架构和物理架构进行描述，明确实施方案。在充分进行业务需求分析和技术需求分析基础上，合理规划、分配和利用已有硬件架构，并与软件架构有机结合，确保系统整体架构满足所有功能需求，且合理、高效、可靠。

总体架构设计时充分考虑海量数据的存储、实时通讯、实时运算的要求，并考虑应用高峰期带来的峰值情况，确保系统具有应对各种峰值的能力。另外，设计的整体架构具有良好的扩展能力，要求在后续项目需求扩展的情况下，无须对硬件结构和软件架构作重大修改，即可满足系统的所有功能需求。

关于与各外部系统的接口设计，在对本系统与外部系统数据交换内容详细调研及分析的基础上，严格遵守恒丰银行数据服务接口规范。

财务共享平台的建设遵守恒丰银行信息化规划，统一设计系统结构。特别是应用系统建设结构、数据模型结构、数据存储结构以及系统扩展规划等内容，从规划的全局出发、从长远的角度考虑。

财务共享系统基于UAP（UFIDA Application Platform）平台开发。系统分为PC端与移动端，代码前后端分离。PC端为B/S架构，基于J2EE开发。需要按照恒丰银行总体架构要求部署，支持同城双活，域名访问，可挂载共享存储。移动端支持对接恒丰银行恒信系统，实现部分功能模块移动端操作，且支持移动端审批。

四、项目过程管理

恒丰银行财务共享项目由总行金融科技部牵头实施。恒丰银行财务共享项目的实施结合恒丰银行恒心项目群实施的计划，采用试点实施和推广的分阶段方式。主要经历了以下几个阶段。

1.需求分析和概要设计阶段

此阶段时间段为2020年10月至2021年3月，其间主要完成了业务需求分析、业务功能和技术构架的高层设计。提交了现状需求分析报告、各功能模块的高层设计、技术构架和接口的高层设计等文档。

2.系统详细设计阶段

此阶段起始时间为2021年3月至2021年5月，其间主要完成了系统详细设计工作，提交了恒丰银行数智化财务共享系统详细设计说明书等文档。

3.系统编码、测试和上线准备阶段

此阶段起始时间为2021年5月至2021年9月，其间完成了恒丰银行数智化财务共享系统客户化开发的编码、测试以及试点行上线准备工作，提交了恒丰银行数智化财务共享系统测试报告、上线方案、系统设置等文档。

4.上线阶段

此阶段自2021年11月起，实现了全行的经费总账以及报销、恒捷报、薪酬、资产和电子会计档案的系统上线，并根据试点行上线运行的情况，为推广实施提出了优化需求。

五、运营情况

1.推广情况

此阶段起始时间为2021年12月至2022年1月，对各机构的报销、薪酬、资产、电子会计档案和移动端恒捷报的相关业务功能分两批推广，具体如下：

第一批上线：2021年11月，总行和三家试点分行；

第二批上线：2022年1月，在恒丰银行全机构内推广；

推广形式分为线下集中培训以及线上教程相结合的方式，双管齐下，保证课程能推广到每一位员工，同时将视频课程以及明白纸同步行内在线课程，确保可以事实观看学习。

2.系统运行情况

系统自投产以来，运行稳定，为全行提供高效，便捷，人性化的服务。

六、项目成效

（一）经济效益

1.移动办公

借助移动互联/RFID等物联网技术，每家机构资产盘点耗时从原来4周缩减到1周，节约了全行固定资产管理人员投入成本约400万；

通过智能化技术（OCR识别、自动制单等）减少员工手工采集数据比例95%以上；

使用移动端应用进行差旅申请-订票-报销，时间平均缩短90%以上。

2.费用管理

报销效率提升：报销周期由14天提升至平均3天，报销效率较原先提升接近400%；

预置规则自动校验减少工作量80%以上；

查账、账务核对更便捷，节省时间70%以上；

完全消除企业收到假票报销、发票票面信息错误、一张发票重复付款等问题。

（二）社会效益

该系统通过数字化和自动化等新技术应用，新增日访问量2.7万，年访问量千万，高性能数字化支撑了1万用户在线进行业财管理。使得恒丰银行实现了新一代同业先进、功能全面的综合性报销及共享平台。与此同时，为同业树立一个可借鉴的财务理念。

1.四全：通过数字化手段，实现报销业务全在线化、资产全生命周期、合同全数字化、财务档案全景管理的四全目标，完成降本增效的管理使命。

2.月均处理报销单据16441条，通过业务一体化，实现数字化管理的里程碑跨越，进入精细化管理阶段。

3.ORC识别月均53026次，通过OCR技术，实现在线发票扫描，电子发票的获取，进行验重验伪，并生成结构化数据形成报账数据进行提报，完成合规化目标。

4.节省17个财务岗位，通过数字化的应用互联，最大程度的解放人力，节约人力成本，解放管理，解放思维，解决事倍功半的历史难题。

七、经验总结

恒丰银行财务共享项目实现财务整体升级和深化应用，与财务、影像、资产等领域产品一起，实现业务流、影像流、共享中心运营过程流、财务流闭合流程管理，构成完整财务共享服务解决方案；通过实现财务共享服务，保证会计记录和报告的规范、结构统一，有效助力恒丰银行的财务管理从价值守护加速转向价值创造，加速支持向管理会计转型，实现解析过去，控制现在、筹划未来的目标。

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