引言
邮寄函件是大家在工作基本上都会经历的事情。作为初入职场的你，可能也会觉得邮寄函件很简单，是件小事，不就是填写寄件人和收件人的信息吗？但从律师的角度分析，邮寄函件这个看起来再简单不过的事儿，也隐藏着很大的学问。那么，作为职场小白，真的会邮寄往来函件吗？
案情简介
甲、乙、丙三个公司签订了一份《买卖合同》，约定甲公司向乙公司供货，乙公司向甲公司支付货款，丙公司来作担保。
甲公司供货完毕后并没有收到乙公司支付的货款，所以甲公司向乙公司和丙公司邮寄《催款函》。
乙公司与丙公司在收到《催款函》后仍不履行各自的义务，于是三方对簿公堂。庭审中，丙公司表示，自己没有收到过甲公司发的《催款函》，案件过了担保期间，自己不需要承担连带担保责任。
此时，甲公司拿出了向丙公司邮寄《催款函》的邮寄底单，证明丙公司已经签收了该《催款函》，案件没有过担保期间，丙公司仍需承担担保责任。
律师建议
1、详细填写邮寄单。
无论我们是给企业还是给个人邮寄函件，在写清寄件人的信息后更要详细填写收件人的信息，包括：收件人（合同中约定的收件人/法定代表人/个人的姓名）、收件人地址（合同中约定的通讯地址/企业注册地等确悉对方能够收到的地址/个人身份证上的登记地址或住址）、联系方式、文件名称及文件份数。
最后一定要叮嘱快递小哥盖邮戳！
2、保留邮寄底单并打印邮件行程。
在民商事活动中，企业或者个人为了方便起见，会以邮寄的方式向对方发出合同、发票、催款函、解除通知书等等文件，此时的邮单就是企业或者个人间经济往来的凭证。邮单中记载的签收时间有时候会直接决定双方是否要承担义务。
因为现在快递公司并不会永久保存邮件行程的数据，后期调取需要走很长时间的流程。所以建议我们在邮寄发票、合同、催款函等函件的时候不仅要保留邮寄的底单，还要把具体的邮件行程打印出来保存，以备不时之需。
3、往来函件建议使用EMS进行邮寄。
我们国家法律规定，国家的公文必须要用邮政EMS进行邮寄，除了邮政企业以外的单位或者个人寄递国家机关公文。同时，EMS还可以更好的保护通信安全、保障公众及私人的信息安全。
律师后语
我们作为律师，与法院、检察院、公安等单位进行沟通交流的时候，通常会向案件承办人邮寄与案件有关的法律文书或者案件材料。我们国家法律规定，只要文件在期满前交邮的，就不算过期。一份详细填写的快递单和快递单上盖的邮戳，以及打印出来的邮件行程，就能清楚的证明自己所提交的东西有没有超过期限了。
一名优秀的律师不仅需要的是专业知识，还需要有一个良好的工作习惯，而良好的工作习惯恰恰就体现在这些平时不被人注意的小细节当中。
作者简介
余志锋律师,北京盈科（长沙）律师事务所股权高级合伙人律师，商事争议解决事务部副主任。现担任长沙市平江商会法律工作委员会主任、长沙市律师协会民商事委员会委员、中国民主促进会长沙市委会法律顾问团成员。
执业以来办理重大民商事案件上千起，先后担任十七家公司法律顾问，为企业提供合同审查与纠纷处理、股权设计与纠纷处理、商事谈判与争议解决、商业特许经营风险防范、企业家刑事法律风险防范、常年法律顾问等法律服务。自2017年开始，连续三年来被盈科律师事务所全球总部评为优秀律师。
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