小银星艺术团：校管家助力暑假高效续报，节约大量人力

关于小银星艺术团

南京小银星艺术团创立于2008年6月，是集教育培训、演出会展、文化创投于一体的综合型青少儿艺术教育培养机构。艺术团秉承艺术启迪心灵的办学宗旨，以体验式的教学理念致力于优质艺术教育的普及与推广，立志打造成为国内青少儿综合型艺术教育培养机构领航品牌。

小银星艺术团大事记：

2010年5月，代言江苏城市形象宣传片；

2014年8月，参加青奥会青奥村文艺专场演出；

2016年6月，发行“小银星龙卡”联名借记卡；

2019年12月，成立”紫金信托·小银星星火1号”慈善信托；

2021年6月，举办“童心向党绘百年”主题公益画展等献礼活动。

我们小银星是2018年开始用校管家的，刚开始，我们是基于学员网上报名这一需求，想用一个比较适配的工具，综合对比下来，我们选择了校管家。

签约后，经过双方的磨合，我们的网报取得了阶段性胜利（下文会说到），同时，我们还惊喜地发现，校管家系统柔韧性极强，功能设置灵活，能满足学校的多样化需求。

举个例子，我们小银星的课程体系是非常丰富的，共计有几百个课程产品。

为了回馈老学员，我们设置了很多优惠方式，每一个课程对应的优惠方式都不一样，且分别和班级、老师有交叉的关系。

这样一来，在报名时，可能会存在上百种优惠方式。

起初，我们还比较担心2个问题，一是校管家匹配不了这么多、这么细致的优惠方式；

二是即便能匹配，对于管理员设置、一线员工操作而言，会不会很繁琐？

后来证明我们的担心是多余的。校管家中有一套成熟的优惠解决方案，能适配所有的优惠方式。

且操作也非常简便，管理员通过模板创建，与课程、班级、老师等因素相关联，就能批量设置出多个优惠方案；

一线员工在操作学员报名时，填入学员的名字，可以自动识别学员所对应的优惠方案，保证了报名数据的准确性，也减少了我们人力的支出。

这样的操作，能公开透明、规范化地管理优惠环节之余，也让家长感知到，学校对所有孩子都是一视同仁的，因此增添他们的信任感与公平感。

校管家助力暑假高效续报，节约大量人力

前面说到，我们用校管家的网报商城取得了阶段性胜利，今年暑假实现高效续报，让家长满意之余，也减少了人力支出。校管家究竟解决哪些难点？具体是怎么做到的？这还要从3年前说起。

小银星非常注重老学员的体验，而每一年的寒暑续报，是检验其优良与否的重要一环。

为了减少家长现场报名的繁琐，我们决定采用网上续报的方式。

前前后后也尝试了许多平台，甚至是万能的淘宝，但家长的体验感并没有因此大幅提升，还降低了整个组织的效率。

这也是我们前几年遇到的最大难点：如何让家长体验与组织效率并驾齐驱？

后来，在机缘巧合下，我们使用了校管家的网报商城功能，几年磨合下来，这2个方面终于达到了完美平衡。

1）家长选课报名不再迷茫

没使用校管家以前，家长在淘宝商城上报名是有点懵的。

前面说到，我们的课程很多，而淘宝没办法对用户进行分类展示，这也就意味着，在商城的购买页面中，家长会看到所有年龄段的所有课程。

这导致家长很迷茫，常常会不知如何选择，报错名的情况时有发生。

而校管家的网报商城能自适应展示匹配课程，即家长进入商城后，系统会自动识别其ID，并将他可以报读的课程展示在页面中，不满足报读条件的课程一概不会展示。

这样一来，家长报名方便、快捷、准确，不会再出现选择迷茫、报错名的尴尬了。

2）老师无需再手动对齐数据

之前用淘宝时，会存在手动对齐数据的难题。因为淘宝的数据体系是孤立存在的，并没有和我们的财务、学员、课程、班级体系打通。

所以每次续报后，我们每个校区至少要抽调2-3名老师，共计100多名人力，去做后续的数据对齐工作。

由于报名数据量大、人工方式易出错，整个周期耗时需2周左右。那段时间就是暗无天日的忙，连饭也顾不上吃。

使用校管家网报商城后，报名数据不再孤立存在，而是智能地链接学员、班级、老师、课程等数据。

家长报名后，系统会将学员自动入班，分配到相应的老师名下。

原来需耗费大量人力、时间才能做完的工作，现在报名后就自动完结了，组织效率飞速提升，老师们纷纷拍手称赞。

3）续报报表的实时出具，充分调动老师工作积极性

对于家长而言，续报意愿往往是转瞬即逝的，若错过了，可能就流失了。

以往，通过淘宝续报，续报数据至少需要2周，才能陆续统计出来，让带班老师知晓，他们可能因此错过挽回机会。

而现在，续报数据实时展现，老师自己就能在后台查看，对于还在犹豫期的家长，老师可以加强家校服务，打消家长们的疑虑，挽回损失。

校管家学员信息库，提升查询效率

学员是每个学校的生命根基，他们的资料档案则是学校发展的沃土。

因为，从既往学员的沉淀中，可以总结出很多改进经验，以此来不断提升服务品质和学校经营水平，在风云变幻的市场中向下扎根，岿然不动。

比如从来源渠道查看，哪些渠道来的学员更多，则调整投放策略；

已经休学的孩子，如何根据他以往的学习经历，针对性地调整培育方案，进行有效召回？

这样一来，学员信息的保存完整与方便查询显得尤为重要。

使用校管家之前，我们都是用EXCEL表格进行保存，因为信息分散、易丢失，导致查询效率低下，使用校管家之后，建成了健全的学员信息库，大大提高了我们的工作效率。

1. 集中管理：所有学员信息均在统一平台汇总，且都用了统一的记录方式，每名学员都有专属的档案页面。

2. 安全管理：由于信息的集中存放，不用再担心老师离职或学员转校的信息传承问题。

同时，管理员可以设置员工权限，进行选择性展示。

3. 高效查询：即便是年代久远的信息，在档案库键入学员名字后，也可以快速查询到过往学习经历，不用再逐个追问、手工翻找一张张表格了。

感谢校管家，帮老师们省去了繁琐的工作，帮助我们实现了机构与家长、学员之间供需的美好契合。接下来，小银星将学习校管家里的更多功能，进一步提升工作效率、优化服务体验。