时间管理｜我是如何将24小时过成48小时的？

你好，我是希雅，一个每年读100本书，输出50万字，出版3本书的写作者。

今天我想和你聊聊时间管理。

本文适合所有人。

在了解怎样管理时间之前，我们先来看看为什么要进行时间管理，以及其本质所在。

01 、为什么要进行时间管理？

时间管理的本质，我可以理解为“在规定的时间内，完成既定的任务”。不拖延，高效率，在完成规定任务时还有冗余的时间都是管理时间比较好的表现。

对于大多数人来说，我们能意识到管理金钱，却对时间管理视而不见，但是，本质来说，时间是比金钱更为宝贵的一种稀缺资源。

我做了一张图：

如果把我们的生命值比做一块电池，如下，

↑ 不同年龄段的剩余电量

以中国男性平均寿命75岁，女性平均寿命78岁统计，00后剩余电量为72.5%，90后剩余电量为59.2%，80后剩余电量为45.9%，70后剩余电量为32.5%，60后剩余电量为19.2%，50后剩余电量仅为5.9%。

以96年的我来说，我的电量值已经消耗了一大半，储蓄值只有59.2%.

*每行代表10年

蓝色代表已经消耗的时间。

红色代表退休时光。

时间管理是有结果导向的。即通过定向的时间来观察规定动作的完成情况。

在规定的时间内能否完成某些目标任务，我们以此可以判断某个人是不是具备高效率的时间管理能力和果断敏捷的执行力。

比如一个22岁的大学生，依此算法剩余时间还有19352天。如果60岁退休的话，还有38年的时间可以自由支配。

一般人睡觉时间为8小时，占了1/3；，社交，娱乐，旅行，琐碎杂事花费约1/3分之一的时间；最后真正用来工作的时间大约仅为8小时，也就是说只有12年的时间用来工作。

做好时间管理，那你就可以有更多的时间去过你想要的生活，否则你只能压缩你的休闲时间，把更多的精力用来工作，降低生活质量。

02 为什么你总完不成计划？

我发现很多小伙伴即使每天都在复盘，进行时间管理，但是他们依然无法平衡好生活与工作。

很多小伙伴在前一天晚上制定了特别详细的计划，可等到第二天却理所当然的拋之脑后，再也不会去回顾了；要不就是每次都拖到很晚才去完成，即使能够保证完成率，但是效率和质量都不高... ...

导致任务完不成或者效率不高的原因，经过很长时间的探索，我找到了两个原因：

一、计划不够合理

二、目标愿景不够强烈

如何应对呢？

✅1-制作属于自己的梦想清单。

✅2-职业生涯规划。

✅3写下出你的年度目标，月目标，周目标，日目标。

✳️小结

1.制定计划目标，是为了让我们有一个清晰的宏观的目标。有了方向和指引，我们才能知道朝什么方向前进。

2.有了大的战略方向，我们就会在一定程度上不受那些短期诱惑干扰，能够保持静定，更加自律，专心致志的做自己。

3.不仅缓解了不确定时代带来的的焦虑感，也让自己每一步走的更加从容。

哈佛大学的研究生统计研究数据显示：

80%的人没有明确的目标；17%的人有明确的短期目标；只有3%的人即有明确的短期目标也有明确的长期目标。

20年后，对这些进行再调查发现：

80%的人成了普通职员，17%的人成了中产阶级，3%的人成为了各界翘楚！

如果你在进行时间管理的时候，制定的计划本身就是不合理的，你又怎么能保证自己能够去执行呢？

一个好的计划应该符合SMART原则，即：Specific—具体的；Measurable—可衡量的；Attainable—可实现性；Relevant—相关性；Time-bound—有时限性的，同时这个目标可以被拆解。

为什么要进行目标拆解？

因为人脑的结构有典型的路径依赖，也就是我们的大脑喜欢用潜意识来工作，做过的事就是比没做过的事要容易；

我们可以把复杂的难度系数大的事分解成几个简单的小模块，重复训练小模块，可以轻松减轻人脑的依赖路径。

我月初的时候，制定了一个计划，这个月要写10万字水稿。这样一个工程量巨大的工作，真是让人头疼，但是我就可以拆解下来，平均算下来，一周只要写2.5万字就可以了，进而细分可以制定出每天的写作计划。

再比如我们写论文的时候，就可以把这样一个大的目标分解成若干的小计划，如制定开题报告、选题、搜集素材、写初稿... ...每天完成一点点小目标，持续推进工作，大的进度自然就有了。

↑ 月计划模板

我每个月都会制定自己的月计划模板，这里推荐使用古典老师的生命之花，我们通过以上八个维度来制定月计划，保证个人全方位平衡发展。这八个维度分别是：职业发展，财务状况，健康，娱乐休闲，家庭，朋友与重要他人，个人成长，自我实现。

• 职业发展——职业发展相关的内容
• 财务状况——你的资产负债、理财方面
• 个人健康——身体和心理健康
• 娱乐休闲——看剧、玩游戏....
• 家庭——和家人的关系，幸福度
• 朋友与重要他人——是否有定期的关注自己朋友的生活？
• 个人成长——读书、听课等等
• 自我实现——比如我会不定期和小伙伴进行深度沟通，帮助他们成长

生命之花，又叫作平衡轮，是一个生涯教练工具。这个工具就是帮你：

1. 看到生活的全貌

2. 发现自己真正想做的事情

3. 开始排入日程

4. 让它们互相平衡、支持、启发，全部都能实现

作者是青年职业规划导师，作者用了大概半年，出版了一本书，完成了一本书特别版的众筹，公司绩效月增长了60%，去了7个城市玩儿，减重30斤，读书20多本，写着2个专栏，还干了很多乱七八糟好玩儿的事。

如果你想用这些零碎时间做点让自己生命能量提高的事，向自己希望的方向发展，就可以用这个工具。

那具体怎么做呢？

第一步：画一个空白的花。

生命之花很好画，在一张白纸上，先画上一个圈，然后再画一个交叉的XY轴，再加两条斜线。这样就出现了8个等分的花瓣。一个空白的生命之花就出现了。

第二步，

依次填上生命平衡与幸福最重要的8项内容，

标准版本的生命之花的内容顺时针为：

职业发展——你的职业发展方面

财务状况——你的财务方面

个人健康——身体、心理健康方面

娱乐休闲——根据个人爱好而定

家庭——包括与父母，妻子，子女的关系。

朋友和重要他人——比如发小，合作伙伴，闺蜜，贵人。

个人成长——知识、能力、眼界、心灵的成长，都是个人成长？

自我实现——也许与工作无关，但是能发挥你的天赋，真正能实现你价值的事！

（个人成长更多在增加能力，开阔眼界上。自我实现更多在追寻梦想，成为自己上。你可以理解为“自我提升”“实现梦想”的区别。很多人如果无法区分，那就干脆合并，然后增加一个另外的自己喜欢的选项。）

等到你使用熟练后，你可以调换它们之间的顺序，也可以替换掉一两项换成更加重要的。但是在前2个月，我建议你还是用标准版的。

上半边主要是向外的，目标型的。下半部分更多是向内的，关系型的。有人的生命之花上半截很好，下半截不行，头重脚轻，这种迟早会失衡。而脚重头轻的人，则容易长成土豆，过于保守和安逸。

每个象限也有自己的侧重：分为职业发展、个人幸福、他人关系、自我实现四个大类。一个人如果能够在一个月之内，为自己的职业、幸福、关系和梦想都做点事情，这个月怎么会不好呢？

第二步：开始填写。

当划分好这8个维度，你就可以开始填写了。

一开始不要多，每个维度填写最重要的三件事即可，你可以尝试填写更多，但是最好不要超过5项！

国外有专家作了研究，日常工作生活中，只有31%的事情会让你感觉到很幸福，古典老师演讲中说到，幸福的真理就是专注于你这幸福的31%，把它放到无限大，这样你的幸福指数就会爆棚的。

而真正的生活高手就是知道专注于他的幸福，而不是他的苦难。所以为自己的生活做一个幸福计划。

在填写之前，一定要想象，假如你在一个月后或者5年10年后，你觉得幸福满满，那是因为你做了什么呢？

第三步：填入计划。

作者提倡安排生命之花的顺序：

1. 先安排比较硬的时间——一般来说，职业和财务时间都是比较硬的，因为很多人协作，轮不到你安排。

2. 然后安排健康时间和家庭时间；健康时间因为你的身体需要持续的有规律的时间，所以需要提前安排。家庭时间因为你家人的时间相对固定，也需要第二个插空。所幸这些时间不会太长，一般一天1小时时间足够了。

3. 然后是个人成长与自我实现的时间。这部分时间其实是整个罗盘的启动机，很重要。

4. 为什么娱乐休闲与重要他人放在最后？因为这是我自己最有动力做的事情，所以即使插空，时间不对，环境不好，你也会去做的！

看起来是不是有点复杂？不用担心！！！这个只是解说版的，其实用上几次就会很熟练的，为了帮助大家更好的应用，我帮你做成思维导图的模版，每个月或者每年，你只要直接打开软件填写即可。

上半边主要是向外的，目标型的。下半部分更多是向内的，关系型的。有人的生命之花上半截很好，下半截不行，头重脚轻，这种迟早会失衡。而脚重头轻的人，则容易长成土豆，过于保守和安逸。

每个象限也有自己的侧重：分为职业发展、个人幸福、他人关系、自我实现四个大类。一个人如果能够在一个月之内，为自己的职业、幸福、关系和梦想都做点事情，这个月怎么会不好呢？

第二步：开始填写。

当这8个维度放好，你就可以开始填写了。一开始不要多，每个维度填写最重要的三件事即可，你可以尝试填写更多，但是永远不要超过5项！国外有专家作了研究，日常工作生活中，只有31%的事情会让你感觉到很幸福，作者演讲中说到，幸福的真理就是专注于你这幸福的31%，把它放到无限大，这样你的幸福指数就会爆棚的。

而真正的生活高手就是知道专注于他的幸福，而不是他的苦难。所以为自己的生活做一个幸福计划

在填写之前，一定要想象，假如你在一个月后或者5年10年后，你觉得幸福满满，那是因为你做了什么呢？

下面是几个作者提倡的几个计划原则：

1.最好3项，不要超过5项！如果一定要，删除掉那些不做不会死的！留到3项为止。

2. 你觉得重要一点的，可以标黄，或者画一个小图标提醒自己。

3. 一开始想不出来，宁愿空着也不要随便填写东西上去！一定要填写让自己怦然心动的东西。你的潜意识会开始运作，回来填写这个空的！

4. 学会用彩笔，用视觉符号越多越好！图画比文字有驱动力。

到这里，千万不要以为大功告成，合上本子伸个懒腰，下个月打开，发现什么都没有做……

所以，最重要的一步来啦！把拍好的事件放到日历里面去！这里一个记事本、电子日历都是可以的。

第三步：填入计划。

作者提倡安排生命之花的优先顺序为：

1. 先安排比较硬的时间【自由性和可协调性差】

——一般来说，职业和财务时间都是比较硬的，因为需要很多人一起协作，轮不到你安排。

2. 然后安排健康时间和家庭时间；健康时间因为你的身体需要持续的有规律的锻炼，所以需要提前安排。

家庭时间因为你家人的时间相对固定，也需要第二个插空。所幸这些时间不会太长，一般一天1小时时间足够了。

3. 然后是个人成长与自我实现的时间。这部分时间其实是整个罗盘的启动机，很重要。

4. 为什么娱乐休闲与重要他人放在最后？因为这是我自己最有动力做的事情，所以即使插空，时间不对，环境不好，你也会去做的！

看起来是不是有点复杂？不用担心！！！这个只是解说版的，其实用上几次就会很熟练的，为了帮助大家更好的应用，我帮你做成思维导图的模版，每个月或者每年，你只要直接打开软件填写即可。

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一个月的时间很短，

但是每天都在正向积累，

一个月下来你会发现，

其实自己可以做很多事。

你的努力，

时间都看得见。

每个维度最多三个目标，进而将你的月计划再拆解到周计划—日计划。这样你每天都会有明确的目标去执行，而且这个目标一定是合理的！

此外，在制定与学习相关的计划的时候，你还需要分清精学和泛学。

精学是与你人生目标密切相关的10000小时定律的修炼，比如深耕你专业领域的知识，一步步成为这个行业的大牛。

泛学是10000小时定律结构的基础，它体现的是一个人综合的知识面。比如作为一个文科生，除了本专业的知识，她可能还需要提升她的语言水平，沟通能力等等。

除了进行目标拆解，你还需要为你的目标描绘一个宏伟的蓝图，让它足够美丽生动，让人憧憬。

最近很多小伙伴都入门了理财，我抱着实现财富自由，走上人生巅峰的想法，也开始学习了理财。我给自己制定了大大小小的目标，攻克了一本本理财书籍和课程，这时候我的执行力就特别的强！

同时还可以给予自己积极的反馈！（这特别有用）

以21天为周期，每完成一个目标或者任务就奖励自己一个礼物。

一年一共可以奖励自己18份礼物，你可以提前把这个礼物清单列出来。女生可以给自己买喜爱的包包，化妆品，衣服等，男生可以买游戏设备，衣服等。这样你就有足够的动力去完成这个目标，完成目标之后的幸福感也会大大提升。

当然你还可以不断的完善和美化你的时间管理或复盘的模板，这是一种增值思维。

分析完任务完不成的具体原因，你也知道了计划的重要性，那么我们接下来认真的聊聊时间管理。

03、 我是如何进行时间管理的?

我的时间管理截至目前，大致一共经历了5个阶段。

第一个阶段：以时间为维度进行时间管理

↑ 以时间为维度进行时间管理

方法：晚上提前把第二天要做的事情以时间为维度分配规划填写，然后依照表格执行。

这有点类似于我们上学时候的课程表。

优点 详细具体，会节省很多每日用于思考做什么的时间，整齐罗列出每日计划，使每天的工作，生活，学习更加有序。

缺点 ，因为时间是不可控的，计划永远没有变化快，有时并不能完全按照计划进行。

第二个阶段：以任务为维度进行时间管理

方法很简单，把第二天要做的事情列出来，然后根据情况自由安排时间。

如：明日计划

1、早晨写3000字的文章。

2、读一个小时的《幸福之路。》

3、在各大自媒体平台更新1篇文章

4、听书----樊登读书

5、搜集关于时间管理方面的素材

优点

第二个阶段在执行的过程中，由于时间是自由分配的，可协调性好，我很容易按照自己的主观意念来进行以上任务。只要能够保证任务的整体完成率，这种方法会更加可取。

之前的时候我不会对自己的生活进行规划，使用这种方法后，我彻底改变了我之前的混乱的生活状态，每天完成一个小目标就在后面打个勾，让自己的小进步可视化，成就感满满，就不会感觉到碌碌无为了。并且可以督促自己自律下去，慢慢的也养成了自律的习惯。

缺点

不过这种方式也存在弊端，我很快就遇到了瓶颈。

以任务为维度进行时间管理，虽然短期来看是有效的，但是很难保证你的工作效率。

假如你的任务量大，或者你的拖延症很强，总喜欢把任务放到最后再去解决。这时候你会发现，即使每天你都在进行时间管理，但是总有一些任务你是完不成，或者效率低下的。

如果你每天都不能及时的完成任务，这会不断地增加你的焦虑感，让你感到自我怀疑。

第三个阶段：四象限工作法

————合理地分配任务，提高工作效率。

这个阶段是对于时间和任务的重组。

方法一：四象限工作法，即艾森豪威尔矩阵模型

↑ 紧急必要四象限（石墨文档制作）

A 第一象限—紧急必要

对于这个象限的事情，我们要DO IT NOW（立即做）

如：跟我们当下工作息息相关的事情；需要限时完成的重要工作等

高效人士对此进行的时间安排是20%~25%

B 第二象限—不紧急但重要

对于这个象限的任务，我们要DO IT LATER(稍后做）

这类任务，往往是我们需要碎片化习得的技能。如我需要提升我的演讲能力，我可以找一个不错的课程，但是我无法一下子习得这项技能，就要花费大量的时间进行学习。

这是我们一天中需要花费大量时间做的，高效人士对此进行的时间安排是65%~80%

C 第三象限—紧急不重要

对于这个象限的任务，我们要DELEGATE（授权做）

比如去快递，很紧急但是又不想自己取，可以麻烦别人。这样自己就可以有时间做其他的事情。

高效人士对此进行的时间安排是15%

D 第四象限—不紧急又不重要

对于这个象限的任务，我们要DON'T DO IT（不要做）❌❌❌❌

⚠️⚠️⚠️比如打游戏... ...

高效人士对此进行的时间安排是<1%

（这里你可以使用印象笔记的便签功能，同时配合win10自带的任务视图功能，把紧急必要便签放在第二桌面进行时间管理）

↑ 示例图

方法二：用GTD来重组时间和任务。

↑ 滴答清单的GTD系统

GTD系统，我用的是滴答清单，你可以用这种方式对任务进行一个优先级排序或者归档（我更喜欢用GTD系统做长期规划），你也可以做一个流程图方便你的梳理和判断。

方法三：做一张精力波点图

↑ 精力波点图

原理

以横轴为时间，纵轴为精力来记录你一天中的精力变化和波动情况。分值是0~10，比如起床的时候精力值为5，一个小时候后精力为6，11点到达最高点。中午吃饭后，精力又回到了5。

试着记录一周时间，然后取平均值绘制出这张精力波点图（用excel就可以绘制），你就可以清晰的知道自己精力最旺盛的区域在哪个时间段。

最后我们根据图表把最重要的事情对应放在精力最旺盛的时间段去做，能保证完成率同时还能提升产出比。

第三阶段的主要任务是对于时间和任务进行重组。

对每天要做的事情按照难易程度，重要程度做一个优先级排序，把重要的事情放到精力值最旺盛的时间段去做。在最高效的状态下完成今天必须完成的任务！

1、找到自己的高效时间

2、把高效时间分配给关键任务

第四个阶段：对于以上三个阶段进行组合

第一个阶段—以时间为维度进行时间管理是错误的。

第二个阶段—以任务为维度进行时间管理效率不高。

第三个阶段—虽然提升了效率，短期内能够保证效率和完成率，但是并不系统。

于是我想，把以上的几种方法结合一下，以任务为维度对时间进行分块，把每天的任务对应分为几大板块，每个板块相对独立。同时又配合四象限工作法则等工具对任务进行优先级排序。

用一张表格去记录这些，于是诞生了最初的模型。

↑ 最初思考的模型

但是我转念一想，这个表向左转90°，不就是甘特图吗？于是我结合我学过的Excel技巧，重新做了这张表。

↑ 最初版本的甘特图

既然以时间为维度进行的时间管理是错误的，以任务为维度进行的时间管理又不是那么系统全面，那么干脆就结合在一起好了！

首先，先把第二天要做的所有事情列出来。

然后，再对这些任务进行一个优先级排序（可以用紧急必要四象限）

之后，再把任务填入这张表里。

以任务为维度对每天的时间进行分块。

这样每个时间块就是相对独立的，即使上一个时间块的任务因为一些突发情况没有完成，也不妨碍下面任务的执行，而且每一项任务我们都提前做好了优先级排序。通过实际的记录，可能会和计划有一些偏差，但是可以知道我们精力的具体分配情况，对于一些不合理的计划下次及时调整。

第五个阶段：对甘特图进行再次优化

↑ 目前所使用的最终版本时间管理模板

此表分为计划和记录两部分。

通过这样一张表，我可以清晰的知道我每一天都做了什么，然后每日持续的精进自己。

以上就是我对于时间管理，目前为止5个不同阶段的思考，相信会对你有所启发，可能每个阶段说的并不是那么详细，也欢迎你和我进行沟通。

04、提高专注度和持久度的方法

如何提高专注度

这里推荐大家使用[给力]橘子集中法，也是我在读书的时候最常用的方法之一。

方法很简单：1、想象手里有一颗橘子，想象它的形状和颜色、气味等等，越详细越好；2、想象把这颗橘子放在后脑勺30公分处，成15-30度；3、感觉你的注意力在迅速集中；

原理：人的视觉神经恰巧就在后脑勺的这个区域，就像你在大量的快速阅读之后会感觉后脑勺有些发胀，原因是视觉神经负担过大。（引申一下：古人读书困了的时候，就会敲敲后脑勺，也是这个道理）

如何提高“专注状态的持久度”

这里推荐番茄工作法➕冥想呼吸法。

番茄工作法的具体原理这里就不做概述了，具体可以百度百科搜索番茄工作法。

工具的话，PC端这里推荐使用滴答清单，移动端推荐使用滴答清单或者番茄ToDo。

当你已经专注了25分钟，准备休息的时候，这里推荐你配合冥想呼吸法来放松。

冥想具体方法：先吸气3秒，再憋气3秒，然后再慢慢的呼气6秒，简称”3-3-6“，当你坚持了一段时间以后，可以进阶成”4-4-8“。这个方法特别有效，有时候我读书困了，用冥想呼吸法休息5分钟，再次进入状态的时候，就会感觉精力特别的充沛。

同时建议大家睡前、睡后冥想5分钟，能够极大的提升你的睡眠质量和睡后一整天的精神状态。

05、时间管理的底层逻辑

时间管理和复盘一样都是具有人格属性。

如果你有心的话，可以看到市面上有各种各样的时间管理课程、书籍、训练营... ... 它们就像一个个门派，每个门派都有一套自己的体系和方法。谈不上哪个最好，最主要的是找到适合自己的那套工具和方法。

所以我建议大家不要去套用一个固定模板，更重要的应该是拔高自己，自我迭代和升级，以及在时间管理过程中遇到瓶颈自己解决障碍的能力。

时间管理的底层逻辑是计划—实施—总结—评估—再计划。

还是举读书的这个例子，我月初的时候制定了一个计划，这个月要读10本书（计划），这个计划是否合理？其实我也不知道。

到了月末复盘的时候，我发现我只读完了4本（实施+总结），那么我就来分析一下原因。

我在回顾我日报的时候发现我有的时候一天读了20分钟就读不下去了，但是有的时候，我一天一口气读了2个小时，这说明我的时间安排的并不合理；

同时我还发现，我在读书的时候效率很低，我每次读书的时候都从这本书的第一页第一个字，读到这本书最后一页的最后一个字，这说明我阅读的方法需要改进。（评估）

找到问题所在以后，下个月制定计划的时候，我将读书目标定为6本，同时安排自己去学习一些高效阅读的方法。（再计划）

这样整体下来，整个时间管理就形成了一个严格的闭环。这样的方法一定是有效的！

最后，时间管理一定是分阶段的。

它更注重的是遇到瓶颈之后的提升和自我迭代升级。所以当你看到别人的时间管理工具做的特别复杂又美观的时候，其实它并不一定适合现阶段的你。

因为你不清楚这套工具的底层逻辑以及设计者的设计思路，而且如果工具本身的使用难度过于复杂，门槛过高，你就更难坚持下去了。

所以我建议你，先慢慢的养成时间管理的习惯，然后再不断的迭代升级自己。

养成一个好习惯的最好方式是加入一个高质量的习惯培养社群，这个社群还应该配备完善的考核制度。利用舆论的监督，帮你一步步坚持下来。

↑

05、福利

汇总整理了一些不错的时间管理和学习工具送给大家！

★各类学习计划表汇总★

↑ 部分学习工具

★各类Excel表汇总★

↑ 部分Excel表截图（向上滑动查看）

★PC端番茄钟★

★滴答清单高级版★

只要你可以提升自己的时间产出比，就可以比别人拥有更多的时间。