在一个项目中，项目经理经常需要面对各种超负荷的工作，时常要通过加班才能完成每天的工作任务，
面对各种任务和堆积如山的邮件，项目经理甚至没有时间和相关方进行正常的沟通。这就导致了在项目实施过程中，项目经理总是在不断地救火，最终项目的结局也就可想而知。
一、做好协调
项目协作是让团队共同努力和提升责任分担意识的好方法。项目经理要考虑如何做好协调，并灵活地应用项目管理工具让你的团队相互协作，并在项目执行过程中，协调团队成员分担相应的责任。
二、规划任务优先级
项目经理可能掉进一个恶性循环：每天不停地在项目上救火，那是你没有安排好任务的优先级，比如，简单不重要的任务花费时间短，容易完成，于是你先去完成那些简单却不重要的任务，然后才去处理那些重要的任务，但是有时候这些任务就因此变得紧急
项目经理需要考虑项目任务的轻重缓急，保证每天处理紧急重要的任务，打破实时救火的恶性循环，并确保项目任务保按进度完成。建议项目及分立重点关注：项目计划的制定、审查项目风险，是什么阻碍项目进展等问题。
三、合理安排任务
给项目成员授权，让团队成员参与进来，辅助你完成一些低级别的任务，如进度收集、会议记录、周报，甚至管理工作流程。分配任务说起来简单做起来难，因此项目经理必须把握以下几个要点：
1、目标明确：要做什么内容、达到什么质量要求、什么时候完成等等，必须要清晰具体。
2、跟踪反馈：项目经理应当经常性对任务完成情况进行检查，项目经理可以通过项目管理工具进度猫甘特图来跟踪项目进度，如果你只是将任务分配想去而不去检查的话，最后可能导致进度延迟。
3、能力辅导：项目经理要根据团队成员的能力安排任务。项目经理需要主动帮助项目成员，加强监控，当发现偏差时，应及时采取应对措施。
四、合理利用时间
项目经理很多工作都需要大块时间，比如制定计划、分析风险、关键技术实现等，都需要较长时间的思考。一个人要让心静下来，进入工作状态是时间的，一旦被打断，再次进入这种状态会花很多时间。这对管理者而言是不可避免的，但可以采取方法更加合理地利用时间，将其影响降到最低。例如：约定在指定的时间开会讨论技术问题、反馈进展等，而不是随时进行；对于工作中的琐碎问题，不用急着处理，可以将其记录下来，在你不需忙的时候一起处理。
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