项目如何做好跨部门协作管理？

在经济高速发展的今天，为了能够跟上时代发展和获得更多的竞争力，企业也在不断加快发展速度，项目制管理模式对效率、成本、质量更为关注，能够帮助企业获得更多的机遇，正在逐渐成为大部分企业的发展模式。

而项目制管理是需要调动企业不同部门资源的跨部门协作活动，涉及到的相关干系人数量多、层级复杂、磨合时间少，对企业管理水平的要求更高。如何破解跨项目协作的阻碍，提高协作效率是企业运作的重点。

一、跨部门协作中常遇到的问题

项目团队成员来自不同部门，各自有自己的立场和职责，而多数项目经理又没有实权，项目管理中的“人”难管；跨部门的协作也是跨专业领域的协作，项目信息的传达和理解很难完全到位；跨部门的模式，项目成员往往身负多个项目，如何合理地分配人力资源是一个挑战。

从这些跨部门协作常见的现象中，我们可以提炼到跨部门项目协作的三个要素：信息、人员、项目，分析这三个要素中的问题和原因，我们才能对症下药，找到最有效的解决方案。

问题1：项目成员之间互相踢皮球

在跨部门协作中，因为项目任务不属于部门任务，与部门利益不相干，互相推脱任务、推卸责任的“踢皮球现象”时常发生，项目经理往往需要花费大量的时间在跟踪责任人和任务状态上。

而导致这个现象的主要原因主要是项目经理在项目启动前没有将任务和责任人一对一绑定落实，一方面可能会导致项目成员对任务的认知不清晰，造成非主观上的互相“踢皮球”；另一方面，如果项目任务的责任人不够明确，有些项目成员就会心存侥幸，出现责任推诿的现象，尤其是项目团队是临时团队，团队意识和凝聚力并不强，成员之间在工作上还没有形成默契，互相“踢皮球”可能贯穿整个项目周期。

问题2：多个任务并行导致的时间冲突

在项目制的运营模式下，项目成员身上往往有多个项目，但是项目经理不了解项目成员在其他项目的工作安排和任务进度状态，这就导致分配给项目成员的任务可能有时间冲突。人员承担的任务过多，工作超载，导致任务不能按时完成，最终拉垮整真个项目的进度。

这种情况很明显是资源分配的不合理导致的，在项目管理中，分配资源的权力一般会由部门经理或者专门的资源经理来负责，他们对人员的技能、性格、工作负荷状态比较了解，但对项目的情况了解有限。一般情况下，资源分配的流程是：项目经理根据项目和任务特性提出资源申请，资源经理根据申请协调和调拨资源，满足项目经理的人员需求；但基于资源现状和对项目的评估，资源经理也可能对“申请”打折，主要体现在对资源数量或者质量上打折。提高资源分配人员对项目的了解和重视，从而获取满意的资源，是项目经理需要努力的方向。

问题3：沟通成本高

在跨部门协作中，项目经理与成员之间经常需要互相沟通交流，但专业和角度的不一样会增加沟通的难度，或者降低信息的准确性，从而增加沟通成本。

如果对项目涉及到的岗位相关知识有一定的了解，项目经理在安排项目任务时可以更合理、交流项目信息和进度时能够更准确、处理项目风险和问题时也能更科学有效，项目的成功率也会有所提高。

二、专业的项目管理工具让跨部门项目协作更轻松

跨部门项目协作，如果协调不好，不仅会影响项目推进的效率和质量，而且不利于提高企业的凝聚力和团队协作能力，甚至影响整个企业的发展。而协作能力的提高，一般情况下需要依赖于相应的工具，对于项目管理来说，借助于专业的项目管理工具，搭建项目管理信息化体系，跨部门项目协作会更加轻松和科学。

1.制定科学的项目计划，成员之间权责分明

在跨部门项目协作中，如果想要减少成员间互相推诿扯皮的现象，项目经理需要有科学、合理的项目计划作支撑，合理安排项目任务、将项目任务与具体负责人对应并及时通知提醒。

如图是易趋的WBS分解计划，每个任务的计划开始时间、计划完成时间、需要的工时、任务责任人都一目了然，还展示了项目任务的进度状态，一旦任务有所延误，项目经理可以找到对应的责任人了解情况。

制定好项目计划后，及时通知到相关责任人也很关键，如图，在易趋上发布项目计划后，相关责任人就会在个人视图中收到系统分派过来的任务，任务所属的项目、计划完成时间都一目了然，并有颜色提醒任务的完成状况，可以帮助提醒和监督项目成员：

2.制定跨部门排期表，合理分配资源

跨部门协作，资源管理人员要非常注意项目成员的任务饱和情况，以防止项目成员不能按时完成任务，影响整个项目的进度。将全企业的员工信息和状态录入到项目管理工具中，并在系统上调拨和管理资源，系统会帮助记录和管理资源状态，资源管理的灵敏度会更高。如图，在易趋的资源排期表中，把人员分配到具体任务时候，系统就会展示每个成员的任务饱和情况，并用颜色区分，资源管理人员可以根据此表格进行相应的人员调整：

3.完善信息反馈体系，加强监督管理

跨部门项目协作，具有复杂性、不确定性等特点，更加需要发挥项目管理人员的监督职能，及时掌握和反馈项目信息，了解项目的健康状态。在项目管理中，项目信息主要通过工时和费用来量化——项目成员汇报工时，可以展示任务完成情况，支撑项目进度的更新；汇报实际费用，可以提供项目的实际支出数据，为管理人员分析项目财务状况提供依据。

而运用专业的项目管理工具，可以将这些信息进行系统化处理，提高数据反馈的速度和信息处理的科学性，以工时数据为例，项目成员在易趋上汇报什么时候在哪个任务上花费了多少时间，系统就会将数据规整到项目经理处，更新项目的状态，帮助项目经理分析和决策。

三、总结

1.在项目制管理模式下，跨部门协作不可避免；找到跨部门协作难的症结所在，处理好项目、信息、人员之间的关系，项目管理才能健康发展；

2.选择专业的项目管理工具来辅助跨部门项目协作，并建立项目管理信息化系统，有助于提高跨部门协作的科学性：制定科学的项目计划，并通过系统分派到个人，可以使得跨部门的协作权责分明、井然有序；通过即时的资源排期和状态表，项目成员的工作饱和情况一目了然；运用灵敏的信息反馈系统了解项目状态，项目监督可以更高效。