青海智慧法院建设简讯（第124期）-电子档案为主、纸质档案为辅归档方式

网络法院、阳光法院、智慧法院

智慧审判、智慧执行、智慧服务、智慧管理

全业务网上办理、全流程依法公开、全方位智能服务

【编者按】“群之所为则事必成，众之所举则业必胜”。本讯旨在分享、交流各地智慧法院建设经验与工作措施，通过示范、引领推动全省整体进步。

自2018年以来，全国很多地方法院已经实行“电子档案为主、纸质档案为辅”的案件归档方式。这种归档方式已列入最高人民法院《关于深化人民法院司法体制综合配套改革的意见》（《人民法院第五个五年改革纲要（2019－2023）》）和青海法院司法改革的任务。“实行电子档案为主、纸质档案为辅的案件归档方式”，有助于给书记员减轻工作负担，有助于减少法官的工作投入，有助于为档案工作瘦身减负，有助于网上同步办案工作纵深发展和信息化与审判执行工作的进一步深度融合。从外地法院的实践看，赢得法官、法官助理、书记员以及档案管理部门的普遍好评和肯定。现对省高级法院审判管理和信息技术处起草的征求意见稿，面向全省法院征求意见。该方案确定的初期归档原则是：对外部材料、内部材料区别对待，对外部材料原则上仍执行过去的纸质档案、电子档案同等标准、同步归档，即“双规归档”；而对内部材料原则上仅对电子档案归档，不再归纸质材料，实行以电子卷宗为准的“单轨归档”（即变化在内部材料的归档上）。

关于实施电子档案为主、纸质档案为辅归档方式的工作方案

（征求意见稿）

为贯彻最高人民法院“实行电子档案为主、纸质档案为辅的案件归档方式”的要求，建立与全流程网上办案相适宜的归档机制，结合青海法院电子卷宗工作实际，制定本方案。

一、实施依据

（一）2017年，最高人民法院印发《关于全面推进人民法院电子卷宗随案同步生成和深度应用的指导意见》。在全国法院全面推行电子卷宗随案同步生成和深度应用的基础上，号召全国法院探索实践电子档案为主、纸质档案为辅的案件归档方式。

（二）2018年，最高人民法院印发《关于进一步加快推进电子卷宗同步生成和深度应用工作的通知》，并召开工作推进会。以浙江玉环市法院为代表的一些基层法院开始全面实现电子档案为主、纸质档案为辅的归档方式。之后，吉林高院、深圳中院以及北京、广州、杭州互联网法院等高级、中级、基层法院也开始推行电子档案为主、纸质档案为辅的归档方式。

（三）2019年，最高人民法院印发《关于深化人民法院司法体制综合配套改革的意见》（《人民法院第五个五年改革纲要（2019－2023）》），提出“推动实行电子档案为主、纸质档案为辅的案件归档方式”。周强院长在全国法院第六次网络安全和信息化工作会议上，要求各级法院要切实将电子卷宗随案同步生成和深度应用作为智慧法院建设基础性工程，实现电子档案为主、纸质档案为辅的归档方式。

二、工作基础

（一）青海法院推进电子卷宗随案同步生成和深度应用基础。2018年，省高级法院印发《关于加快推进电子卷宗同步生成和深度应用的工作方案》和《电子卷宗同步生成和深度应用管理规范（试行）》。全省法院按照省高级法院陈明国院长提出的“案件办理全程在办案系统内操作”和“办案过程中所有证据、材料实时在网上同步生成”两项网上同步办案标准，全面推进电子卷宗同步生成和深度应用工作。近两年来，青海法院电子卷宗覆盖率基本上持续位列全国法院前三名。以方便法官办案、便于院庭长有效监管案件、网上评查案件、给当事人提供网上阅卷等诉讼服务、司法公开为核心的“电子卷宗五大应用”已在青海法院推开应用。有关电子卷宗同步生成和深度应用的工作规范和制度体系已在青海法院全面构建。青海法院有实行电子档案为主、纸质档案为辅归档方式的各方面坚实基础。

（二）青海法院电子卷宗、电子档案数据备份与容灾能力基础。在电子卷宗、电子档案数据安全方面，青海法院已经有完整的数据本地备份、异地灾备方案，青海法院灾备中心也于2019年建成，在电子卷宗、电子档案数据安全上有保证，没有电子卷宗、电子档案丢失的顾虑。此为青海法院实行电子档案为主、纸质档案为辅归档方式的信息技术保证。

三、现实需要

（一）是电子档案工作与时俱进发展和瘦身减负的需要。虽然，青海法院电子卷宗工作不断发展进步，但同时，由于长期以来试行电子档案与纸质档案“同步、双轨制归档”，不仅导致书记员、档案管理人员工作量的增加与重复劳动，相关工作成本、经济成本也因工作标准的不断提高而不断放大、攀升，而且由于电子档案与纸质档案一致性要求，导致书记员为迎合档案管理要求进行电子卷宗随案生成的同时，普遍进行“归档时删除电子卷宗，重新进行二次扫描归档的操作”，由此进一步导致的工作量增加、重复劳动和方方面面人力、财力浪费，被法官们、书记员广为诟病。发展与现状，需要我们破旧立新、与时俱进。此为青海法院抓紧实行电子档案为主、纸质档案为辅归档方式的现实需要。

（二）是减轻书记员工作负担、法官工作投入和提升工作效能、优化人力资源配置的需要。电子卷宗工作占书记员日常60%以上的工作量，全面推行电子档案为主、纸质档案为辅归档方式，将很大程度上减少书记员的工作量，不仅能够更好保障书记员高效优质履行好岗位工作，而且能够有效降低法官的办案投入，而且对于工作效能和优化审判组织人力资源配置提高也将产生积极影响。

（三）是进一步高标准促进网上同步办案的需要。实行电子档案为主、纸质档案为辅归档方式，在法官、法官助理一端，还将必然、更加直接地促进“案件办理全程在办案系统内操作”“办案过程中所有证据、材料实时在网上同步生成”网上同步办案标准的进一步落实，“内部材料系统内生成”的要求必会全面贯彻并成为法官、法官助理的工作习惯。

（四）是信息化工作发展到一定阶段趋利避害的必然需要。实行电子档案为主、纸质档案为辅归档方式，有助于给书记员减轻工作负担，有助于减少法官的工作投入，有助于为档案工作瘦身减负，有助于减少对档案工作的经费投入，有助于网上同步办案工作纵深发展和推进信息化与审判执行工作的进一步深度融合。

四、指导思想

建立与网上同步办案相适宜的电子卷宗归档方式，与时俱进，推进青海法院线上办案纵深发展，为网上同步办案提档增速，为电子卷宗五大应用提供更加坚实的保障，进一步推进信息化与审判工作的深度融合，促进审判组织办案习惯、工作方式转变，有效优化审判组织人力资源配置，推助青海现代化科技化法院建设再上新台阶。借鉴外地案件大省通过推行“无纸化办案”提升审判执行的做法，促进青海法院审判执行提升。

五、工作原则

（一）有序推进，分步实施。先在条件相对成熟的民事一、二审案件和行政案件中实行电子档案为主、纸质档案为辅归档方式。今后逐步在执行案件、刑事案件中推行。

（二）因地制宜，因人而异。省高级法院和八个中级法院均实行电子档案为主、纸质档案为辅归档方式。基层法院的实行范围，由中级法院根据辖区基层法院电子卷宗同步生成和深度应用工作水平确定。各级法院在推行工作中，对于网上办案能力相对差的法官，可以因人而异，对其执行传统的电子档案和纸质档案“双轨制”归档制度，并对其办案系统操作权限进行相应限制。

（三）分类进行，分类规制。基于安全和工作习惯需要逐步养成，区分外部材料和外部材料，分类定归档标准，实行“有限”的电子档案为主、纸质档案为辅归档方式。

六、归档原则

（一）基本原则

1.分类规制：外部材料原则上纸质档案、电子档案同等标准归档；内部材料原则上仅对电子档案归档。

2.电子档案从严要求：电子档案须对标符合最高人民法院《诉讼文书材料立卷归档实施细则》《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》。

（二）具体要求

1.当事人提交的诉状、证据以及身份证明、授权委托书等外部材料，仍实行立案后2日内、开庭前3日、开庭后2日内、结案前“四个节点”，扫描上传并纸质材料同等标准归档原则。档案部门可以根据工作进展，划定外部材料纸质归档的最小范围。

2.受理案件通知书、举证通知书、传票等程序性文书和阅卷笔录、审理报告、合议笔录、裁判文书及立案信息表、审案信息表、上诉案件移送函等法官或法官助理、书记员制作的材料仅归电子档案（电子卷宗制作遵循“内部材料须系统内生成并实时挂接为电子卷宗，不得扫描上传”要求）。

3.送达地址确认书、电子送达确认书、送达回证、法庭记录等需要当事人手工签名的内部材料和诉讼法发票等内部材料，参照外部材料执行，纸质材料同等标准归档。但对于电子签名或属于电子票据的上述材料，仅归电子档案。

七、工作要求

（一）加强组织领导。由各级法院信息技术部门牵头，协同档案管理部门推进电子档案为主、纸质档案为辅归档方式的落实。立案部门和相关审判部门具体负责本部门工作的落实及对相关人员工作标准的监管。信息技术部门与档案管理部门定期组织立案部门和相关审判部门召开联席会议。立案部门和相关审判部门应当指定联络员，及时与信息技术部门与档案管理部门沟通工作中遇到的相关问题。

（二）加强请示报告。下级法院信息技术、档案管理部门和立案、审判部门应当及时向上级法院对口部门报告推进工作的进展以及遇到的问题和意见建议。上级法院信息技术、档案管理部门和立案、审判部门应加强信息反馈和交流并及时会商、解决问题。

（三）加强监督指导。上级法院信息技术、档案管理部门和立案、审判部门应当动态指导下级法院对口部门的工作，及时纠正、通报不合规工作，对收集到的工作经验及时总结推广。省高级法院适时总结经验出台规范性文件。

（四）纳入绩效考核。各级法院要将工作推进、标准执行等纳入对法官、法官助理、书记员的绩效考核。

（五）推进扫描外部。倡导有条件的法院借鉴西宁中院以及城中、大通、城西法院的做法，对外部材料的扫描工作进行外包集中扫描。外包后的集中扫描管理工作和对智能云柜等设施设备的管理由立案部门负责，对“中间库”的管理由档案部门负责。

投稿须知：各地法院投稿请通过cocall报送省高级法院审判管理和信息技术处毛嘉琪。