职工教育经费的使用以及管理

　　作者：刁老师 有趣、有料、有态度的绩效管理者

　　个人号：（CQZHHC1980）

　　职工教育经费

　　职工教育经费是指企业为职工学习先进技术和提高文化水平而支付的费用。单位职工不但有取得劳动报酬的权利、享有集体福利的权利，还有接受岗位培训、后续教育的权利，因此需要一定的教育经费。根据《关于企业职工教育经费税前扣除政策的通知》（财税〔2018〕51号）：企业发生的职工教育经费支出，不超过工资薪金总额8%的部分，准予在计算企业所得税应纳税所得额时扣除；超过部分，准予在以后纳税年度结转扣除。

　　职工教育经费的提取和使用，都在“应付职工薪酬”账户核算，如HR外出参加培训、HR参加企业人力资源管理职业资格考试等开支，都属于职工教育经费的范畴。

　　这个会计科目通常被职工称为“最招人喜欢的账户”，因为职工教育经费都用于提升职工的技术、文化水平，而这些都将内化为职工的职业技能，能提升职工的自身价值。换句话说，相对于常见的“用职工的能力为企业赚钱”，职工教育经费的作用则是“用企业的钱为职工增值”。

　　然而，与职工的偏好不同的是，很多企业主却将其看作更多的成本支出，因而即使能够抵扣一部分企业所得税，企业主也不愿付出职工教育经费。在这种情况下，HR必须正确认识并宣传职工教育经费的重要性，并促进职工教育经费的合理使用。

　　1.职工教育经费的使用阻碍

　　职工教育经费的使用，直接关系到企业职工教育的情况，但在企业运营过程中，职工教育经费的合理使用却受到了3方面的阻碍。

　　（1）缺乏对职工教育培训的正确认识

　　很多企业并不重视职工教育培训工作，因而忽视了对职工教育经费的投入。

　　然而，在市场经济发展和产业结构调整的严峻形势下，职工素质的提升对企业发展而言愈发重要。相对于投入大量成本招聘优质人才，开展职工教育工作，则更能推动职工素质的持续提升，使职工素质能够符合企业发展的基本需求，也使职工素质成为企业发展的推动力量。

　　因此，企业必须对职工教育工作进行有前瞻性的研究，并投入必要的职工教育培训费用，如开展培训课程、设立图书室等的费用。

　　（2）职工教育培训管理机制不健全

　　很多企业虽然重视职工教育经费的支出，但其职工教育经费却未能发挥应有的效用，这主要是因为企业缺乏一套健全的教育培训管理机制。

　　“重上轻下”“内外有别”是企业使用职工教育经费的一个突出问题。在开展职工教育培训活动的过程中，一个常见的现象是：中高层人员大多参加以管理创新为主的外部培训，培训内容的层次较高；而一线职工则大多参加以岗位基本要求为主的内部培训，培训内容的层次较低。

　　例如，某企业一线职工和技术人员面对繁重的工作任务，只能加班加点才能完成，因而没有时间、也没有精力参加教育培训活动，其职业技能仍然处于几年前的水平；而管理者却经常外出学习，参加领

　　导力培训、友厂调研等活动，但他们在学习之后想要推广时，却发现推广计划很难落地，因为一线职工和技术人员“跟不上脚步”。

　　因此，企业应当建立健全职工教育培训管理机制，平衡一线职工、技术人员和管理者的教育经费支出比例，开展更具针对性的学习与培训，提升企业职工队伍的整体素质。

　　（3）监督、考核与奖励机制不完善

　　职工教育经费被挪作他用，职工无故缺席培训活动，培训成果无人分享……这些现象都存在于企业的职工教育培训活动中，而其根源则在于企业监督、考核与奖励机制不完善。

　　职工教育经费必须用于职工教育培训活动，这是企业使用职工教育经费的强制要求，任何挪用职工教育经费的行为都应当受到处罚。

　　此外，企业想要让职工教育经费发挥应有的效用，切实提升职工的技术能力和文化水平，就应当对参加教育培训活动的职工进行考核，确保职工认真参加教育培训。与此同时，为了进一步增大职工教育培训活动的效果，企业也需要激励职工对教育培训成果进行分享、汇报。

　　2.职工教育经费的列支范围

　　职工教育经费的会计处理，往往是HR容易忽略的一个问题。很多HR在开展职工教育培训活动时，错以为只有“培训费”发票上的金额才可以计入职工教育经费，但其实参加培训发生的交通费、住宿费发票上的金额，同样可以计入职工教育经费。此外，一些HR常常会开具“会议费”“咨询费”发票，但部分机构却可以开具“教育经费”的发票。

　　HR必须了解职工教育经费的会计处理及列支范围，这样才能规避后续会计处理中可能出现的问题。

　　根据相关政策规定，职工教育经费的列支范围具体包括11项。

　　①上岗和转岗培训。

　　②各类岗位适应性培训。

　　③岗位培训、职业技术等级培训、高技能人才培训。

　　④专业技术人员继续教育。

　　⑤特种作业人员培训。

　　⑥企业组织的职工外送培训的经费支出。

　　⑦职工参加的职业技能鉴定、职业资格认证等经费支出。

　　⑧购置教学设备与设施。

　　⑨职工岗位自学成才奖励费用。

　　⑩职工教育培训管理费用。

　　有关职工教育的其他开支。

　　其中，HR经常对以下3项内容的理解产生偏差。

　　（1）企业组织的职工外送培训的经费支出

　　很多企业认为只有教育报班的费用属于职工教育经费，但其实，如在异地的培训所涉及的来回交通费、住宿费、餐费等都可以被计入职工教育经费。

　　（2）职工岗位自学成才奖励费用

　　职工参加学历教育、学位教育的学费，不得计入职工教育经费，也不得在税前扣除，但是企业可以转换思维，将其计入职工岗位自学成才奖励费用，虽然都需要交个人所得税，但是后者可以在税前

　　扣除。

　　（3）职工教育培训管理费用

　　一般是指企业注册会计师、注册税务师管理人员的费用等。职工参加学历教育、学位教育的学费，如成人教育的硕士、博士和MBA、EMBA等与个人有关的，都不得计入职工教育经费，且不得在所得税税前扣除。

　　3.合理使用职工教育经费

　　2018年5月7日，中华人民共和国财政部和国家税务总局公布《关于企业职工教育经费税前扣除政策的通知》，明确企业发生的职工教育经费支出，不超过工资薪金总额8%的部分，准予在计算企业所得税应纳税所得额时扣除。

　　而在此之前，这一比例仅为2.5%。职工教育经费的比例的大幅提高，就是要鼓励企业增加职工的教育培训费用支出，也表明了国家对培养高技能人才、推动高质量发展的重视。

　　在技术突飞猛进和产业升级换代的当下，生产、服务的设备、方法和技艺都在不断更新，这就需要企业拥有充足的技能人才。尤其是对很多传统企业而言，其一线职工需要的技能提升，不再是往常针对技术升级的逐级提升，而是为了适应产业换代的“回炉重造”。

　　福建省总工会在对全省产业工人队伍调研时发现，产业工人队伍技术等级结构不合理。全省普通职工中技术工人仅占22.7%。技术工人中初级工占52.5%、高级工占12%、高级技师占1.5%。技术工人总量偏少、结构不合理，初级工占比大，高技能人才偏少，与“机器换工”相适应、熟悉和掌握智能制造新技术、新工艺的高素质人才明显短缺。

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　　然而，一线职工越来越关注自身的教育培训。上述调研显示，63.1%的职工担心目前的职业技能在未来会过时，有94.2%的职工有兴趣学习新职业的技术、知识或能力。参加培训的职工中，有90.1%表示提高了技术等级或专业技能，48.6%表示增加了工资收入，78.3%表示提升了就业竞争力，44.8%表示调到了更理想的工作岗位。

　　企业必须认识到，职工教育经费的支出，对职工有利，对企业更有利。企业要切实从职工教育经费中受益，就要制定合理使用职工教育经费的各种措施。

　　（1）严格实行预算管理制度

　　企业各部门在提出培训需求时应一并提出培训项目的职工教育经费预算，由HR收集汇总后交予决策层审核，并根据经费预算的审核结果进行编报。

　　如某部门出现计划外需增加的培训经费，该部门需向HR提出书面申请，并按审批权限交由领导批准。

　　（2）坚持“专款专用、节约使用、节余上交”原则

　　职工教育经费的使用应当按规定建立专项账户，并做到“专款专用、节约使用”。如出现职工教育经费结余，则应上交，由企业统一使用。

　　HR一定要明确禁止克扣、挪用和侵占职工教育经费的行为。

　　（3）兼顾各部门、各层级职工的教育培训需求

　　职工教育经费的使用，要规避“重上轻下”“内外有别”的问题，兼顾各部门、各层级职工的教育培训需求。

　　HR要主动为一线职工寻找合适的教育培训项目，并为其安排合适的培训时间，从而推动一线职工的技能提升。

　　（4）注重教育培训的考核和奖励

　　职工教育经费的切实使用，离不开教育培训的相关考核。为了进一步激励职工自主学习，或与其他职工分享学习成果，企业也可建立相应的奖励机制。

　　例如，某企业HR在职工教育经费的管理中，专门确定了“费用不予报销”的两种情形。

　　①职工参加各类培训，无正常理由自动退学、停学，或未完成学习任务的。

　　②职工参加各类培训，成绩不合格，或未获得结业证（毕业证）的。