本文旨在于协助和指导没有设置职代会或工会的民企HR有效规划和实施规章制度的制订程序，以实现规章制度的合法制订以及对全体员工的约束力。
还在为如何民主制订规章制度而犯愁吗？
民主程序，要体现民主在何处？
我们常说，规章制度就是企业自己制订的一部部“法律”。那规章制度的制订与国家制订法律在流程和要点上也有异曲同工之处。国家立法机关制订法律一般也是先由立法机关工作人员起草法律文件的征求意见稿，公开向全社会征求意见。待综合意见对制度定稿后，交由全国人大常委会或全国人大根据立法法的规定进行投票表决。当赞成票达到通过比例后，该法律文件即宣告通过。伴随着法律文件的公示，该法律即可依法实行。
一、明确规章制度的制订计划
在起草规章制度的具体内容前，HR需根据用人单位的用工模式和纠纷特点构思规章制度的制订计划和种类范围。对于涉及员工切身利益的规章制度，应当优先考虑。对于因法规修订和政策调整致使潜在可能发生的用工隐患，应当优先安排规章制度的修订和更新，以避免用工风险。
二、起草拟定规章制度的征求意见稿
制订实施规章制度的第一步，从起草拟定制度内容开始。起草拟定规章制度，要点在于框架和章节的确定和分布。制度的内容不在于多，而在于精。尤其是涉及到劳资双方权利义务的章节，务必仔细推敲，结合实际，突出要点，兼顾公平。在初稿完结后，HR应将规章制度交由法务部门审阅。使其从法律角度对规章制度内容的合法性、合规性和地域适用性进行内容上的调整和修改。历经充分地研究、讨论和修改后，在兼顾管理和法律两大要素及效力的前提下，可考虑将规章制度征求意见稿定稿。
三、全面征求意见
接下来就是规章制度民主程序直接体现的第一环节：征求全体员工的意见。即名为征求意见稿，其意便是将规章制度内容展示给全体员工，征询员工对规章制度内容的反馈意见。该环节的民主性体现在：1、公示规章制度征求意见稿内容；2、所有员工都有平等表达自己意志和意见的权利。此处征求的“意见”既可以是肯定意见、质疑意见、异议意见，也可以是反对意见及无具体反馈意见。以上意见，HR都应全面收集、记录在案并归类研究。对员工提出的各类意见，应去其糟粕，取其精华，对规章制度的内容进行完善和调整。
在操作上，HR应以书面形式或其他留痕形式向全体员工发布规章制度征求意见的通知或公告。在通知或公告中，征求意见应当设定起止期限，员工只有在此期限内表达意见，才会被考虑。超出期限无异议的，视为对征求意见稿的内容无异议。这些要点和结论，HR均需在通知或公告中载明。
四、定稿制度内容
这一环节由企业负责人、HR和法务部门工作人员结合员工意见、萃取精华后对规章制度内容进行最终定稿。
五、投票表决
这是规章制度民主程序直接体现的另一重要环节。可能HR会有所疑问，既然之前已就制度内容征求了全体员工的意见，为何此处仍需执行民主表决程序呢？
自从2008年《劳动合同法》实施以来，民主用工的潮流和目标已日趋显现，而“平等协商”+“民主表决”是民主用工的核心内容，二者缺一不可，在规章制度制订中，上述两要素的重要性也是不言而喻的。比较而言，民主表决的做法更贴近民主用工的本意和本质，其意在于给予员工以平等的参与权和表决权，更加能够体现员工在劳动关系中的主体权利，亦赋予其平等参与用工管理，自由表达自我意志的权利。
首先，HR需起草规章制度的表决规则并以公司名义正式宣告发布。表决程序中最重要的规则是：确定规章制度的表决通过比例（二分之一以上或三分之二以上）以及如何对员工的表决结论进行效力认定。例如，员工缺席表决会议的，如何确定其表决意见；员工投反对票但又无实质异议理由的，应如何确定其表决意见。又如，缺席员工如何委托他人代为参会和行使表决权，票数的误差率控制范围，等等。这一系列的工作都是为了保障民主表决环节的顺利开展和合法有效。
其次，确定会议日期，出台会议议程，起草会议通告。在通告中HR应再一次明确表决规则并将通告内容备存留档。
再次，时至会议召开日，一般应由HR主持当日会议的全部流程。
第一步：制作签到表，要求所有与会人员签到确认；第二步：核实与会人员身份，尤其需要核查缺席员工是否存在授权委托的情形。如存在的，需严格查验授权委托手续的完整性和真实性。第三步：按表决人数发放表决意见单，以供参会人员填写表决意见；第四步：现场公布拟表决的规章制度全文，HR可通过电脑投影设备展示规章制度全部内容。第五步：直接进入现场表决环节，HR应引导员工按照要求填写表决意见后收回表决意见单。第六步：由HR现场唱票并公布投票结果。最后，HR和现场的工作人员应在查点相关资料无误后选择最后离场。
此环节我们强烈建议HR将会议安排在装配监控设备的会议场所举行。如不具备此硬件条件的，HR也应请求公司安排其他工作人员持拍摄工具将整个会议的过程拍摄下来并备存，以便日后作为证据使用。
六、宣布制度执行生效
当规章制度达到可通过的表决比例后，HR即可以公司名义宣布规章制度获得通过，自何时起开始实施执行。从管理上，用人单位可择日以书面形式下发规章制度开始正式实施的文件。
七、公示
规章制度的公示方式多种多样。我们在这里提及几种常见的制度公示方式：1、装订成册，人手一本，签字收到；2、张贴公告，全文附阅；3、电子文档，上传系统；4、后台编辑，刊登官网，等等。HR可根据用人单位的客观实际选择合乎时宜、匹配实际的制度公示方法。
规章制度颁布实施后新入职的员工，用人单位仅需向其公示规章制度即可。
小知识点
Q：员工对制度内容有异议的，是否会影响制度的最终通过和实施？
A：不会。员工对于制度内容有异议、有情绪是非常正常的反映和现象，国家立法中的征求意见和投票表决也都会存在不同的声音，这反而更能体现出法律或制度制订的民主性。作为HR，面对员工“质疑”的声音，心态上要保持平静，行为上要做到专业解释、完整记录和及时反馈。在投票表决环节，反对票数即使存在，只需赞成票的票数可以达到或超过“多数决”，则不影响规章制度的通过和实施。
Q：是不是所有制度的制订都需要经过民主程序？
A：并不是。与员工切身利益无涉的规章制度，企业可根据制度内容安排履职人员起草、修改、合议、定稿、盖章和发布实施即可。例如，公司保洁制度、公司公章制度、公司防火制度，等等。
Q：规章制度不经历上述民主程序，会有什么法律后果？
A：不产生法律效力，对员工没有约束力。日后用人单位依据规章制度对员工实施管理行为而导致双方发生争议、诉诸法律的。仲裁和法院的审判思路是暂不评判是非对错，暂不查阅制度内容，而是责令用人单位首先提供制度经过民主程序制订的证据材料。如此环节用人单位因证据缺失无法获得信任的，则仲裁和法院可以直接认定用人单位的做法违法。
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