应用技巧七：自定义数字格式的经典应用

编写自定义数字格式，不仅能增强报表的可读性，还能设置一些特殊的自定义格式，简化数据录入。下面介绍自定义数字格式的经典应用实例。

一、不显示零值

在【Excel选项】对话框中单击【高级】选项卡，取消勾选【在具有零值的单元格中显示零】的复选框，单击【确定】按钮，关闭对话框，可以不显示在当前工作表中出现的零值，如图1所示。

图1在【Excel选项】中取消显示零值

设置自定义数字格式，也可以实现相同的效果。

格式代码如下。

G/通用格式;G/通用格式 ;

代码解析：第1区段和第2区段中对正数和负数使用“G/通用格式”，即正常显示；在第3区段留空，即可使零值单元格显示为空白。

二、快速缩放数值

处理较大的数值时，往往希望按千位或万位来显示数值，以增加数据的可读性。使用用自定义数字格式，可以实现这样的快速缩放显示。

图2显示了以“百万”、“万”、“千”、“百”缩放数值的实例。

图2快速缩放数值

提示：自定义单元格数字格式仅改变数字的显示方式，而不改变单元格中数据的实际值，不用担心自定义后的数据不能再参与计算处理。

三、智能显示百分比

当单元格中的数字小于1时，数字按“百分比”格式显示，大于等于1的数字按标准格式显示，同时让所有数字按小数点位置排列整齐，如图3所示。

图3智能显示百分比

格式代码如下。

[1]0.00%;#.00_%

代码解析：第1区段使用了条件值判断，对应数值小于1时的格式为显示保留两位小数的百分比格式，第2个区段对应不小于1时的数字和文本的格式。第2个区段中，百分号前使用了一个下划线，目的是保留一个与百分号等宽的空格，使应用数字格式后的单元格数值能够按照小数点位置对齐。

注意：注意在单元格数值全部输入完成后再设置单元格数字格式，因为设置完此代码后，单元格将具有百分比样式，即输入其中的数值都将缩小100倍，例如输入12，则返回12%。但如果数字是由公式返回的，则不受此影响。

四、显示分数

Excel中内置了一些分数的数字格式，通过自定义可以得到更多的显示形式，比如在显示的时候加上“又”字，或加上表示单位的符号，或者使用一个任意的数字作为分母，如图4所示。

图4更多的分数显示形式

五、隐藏某些类型的数据

可以使用自定义数字格式隐藏某些类型的数据，或者把某些类型的数据用特定的字符串代替，如图5所示。

图5隐藏某些类型的数据

其中，代码“**”的含义是使用“*”来填充，类似地，代码“-”的含义是使用“-”填充，第一个*是功能字符，其后跟随的是填充字符。

注意：使用代码格式“；；；”时，可以隐藏单元格中的数值、文本内容，但如果单元格中的内容为错误值，如#N/A，则仍然被显示出来。

六、简化录入操作

在某些情况下，使用带条件判断的自定义格式可以简化录入操作。

（1）用数字1和0代替“ü”、“”的输入

格式代码如下。

[=1]” ü”;[=0]” ”;;

只要在单元格中输入1或0，设置了该格式代码的单元格就会相应地显示出“ü”、“”，而如果录入的数字不是1或0，就会显示空白。对于类似不方便录入的符号，可使用此方法。

（2）用数字代替复杂文本输入

格式代码如下。

“通过”;;”未通过”

当在单元格中输入大于零的数字时，显示“通过”，等于0时，显示“不通过”，小于零时，显示空。

（3）快速录入特定前（后）缀编码

当输入大量有规则的编码时，可设置相同的前（后）缀编码，进行数据录入是，只需要输入不同部分即可。

格式代码如下。

“14Q3”-0000

特定前缀为“14Q3”，后面为4为的流水号。设置完成后，只需要录入流水号，即可显示出全部内容。

（4）手机号码分段显示

格式代码如下。

000-0000-0000

该操作按大多数人读取手机号码的习惯进行分段显示。

图6位简化录入操作中自定义格式显示的效果图。

图6通过自定义数字格式简化录入操作

七、简化录入操作

大多数情况下，自定义数字格式应用于数值型数据的显示处理上，用户也可以对文本型数据进行自定义格式设置，如为文本型数据添加附加信息显示。

（1）简化文本输入

格式代码如下。

;;;”集团公司”@”部”

代码解析：格式代码分为4段，前3段区域禁止非文本数据显示，第4段为文本数据增加了附加信息。当某些录入操作有一定规律或是固定样式，就可以试着用此方法简化录入操作。

（2）文本数据右对齐

格式代码如下。

;;;* @

文本数据通常在单元格中左对齐，设置这样的格式可以在文本左边填充足够多的空格，使得文本内容显示为右对齐。

（3）预留手写文字位置

格式代码如下。

;;;@*_

此格式在文本内容的右侧填充下划线“_”，形成类似签字栏的效果，可用于一些需要打印后手动填写的文件。图7位文本内容附加显示中自定义格式的效果显示。

图7文本内容的附加显示