电脑桌面乱成狗，收拾不知咋下手，这是很多上班族的心头病。人人都知道文件不整理影响效率，但是真要下决心整理，却又不知如何下手。
转眼又是一年，虽然已经开工一天，但是相信很多人的电脑还和去年一样，堆成山乱成狗，如果不是还要靠这家伙吃饭，真想一口气把电脑摔了，眼不见心不烦。
会整理绝对对提高工作效率很有帮助，这个不用多做解释，但是我们具体该如何整理，这里分享一些我的文件整理心得，供大家参考。
我把自己文件整理的要点简单总结为六个字：“四象限、三习惯”，意思就是：我们根据文件的性质分别把文件放到不同的四个象限，同时在文件整理时养成三个好的习惯。
四象限
我们都知道，在时间管理领域有一个著名的理论：四象限理论，我们可以把要做的事情按照“重要性”和“紧迫程度”两个标准分成四类，然后不同的事情采取不同的策略：
和时间管理类似，文件管理也可以采用相似的处理思路。参考“时间管理四象限”，我把待整理的文件也分为四类：
长期且常用，也就是这个文件要长期保存，并且经常会用到。例如周报模板，每周写周报都要用到，并且要一直留着，方便随时取用。这类文件建议放置在独立的文件夹中，文件夹置于磁盘空间的最外层。
长期而不常用，文件需要长期留存，但是不经常用到。例如公司的营业执照扫描件，我偶尔会用到但是不常用，不过电脑里是肯定要留一份的，这类文件可以放于深层文件夹中，只要文件夹名称清晰易记，偶尔用到，直接搜索即可。
短期且常用，意为文件是有时效性的，不用长期留存，但是一段时间内要经常用到。例如做PPT时用到的照片或图片，做时可能要反复用到，做完也就基本上不用了。这类文件最好放置在最外层，方便随时取用。
短期但不常用，文件只是短期用到，并且只用一次，后面再也不会用到，例如某个项目文件历经多个版本才定稿，那么这个文件的旧版本几乎不会再用到，结项以后文件也“寿终正寝”。这类文件可以“用后即焚”及时删除，也可以丢到一个专门的文件夹中定时清理删除。
面对凌乱的桌面和堆积如山的文件，我们可以先根据上面的“四象限”对文件进行分类，然后再按照分类对应处理，会更有头绪。先分类再整理，这样“如何下手”的问题就解决了。
三习惯
除了分类整理，这里还建议大家养成下面几个文件整理习惯：
1、长期文件必命名，不命名就很难检索，一旦某一天你忘记了文件所在的位置，那这个文件真是彻底“死在了你的电脑里”。所以，一定要养成命名的好习惯，特别是Mac电脑文件检索功能非常强大，弃之不用太是可惜。
文件命名的技巧方面，建议采用“三段式命名法”。例如下面这张照片，就命名成【读书-猫咪-可爱】，这样的好处是：只要你想到其中的任何一个关键词，就能搜索到，起名字的过程中，还可以锻炼下自己的发散性思维能力哈。
2、常用图片、音频、视频最好各自设立单独的文件夹，此文件夹下再根据其他维度设立子文件夹。文件格式是最好区分的，理应成为一级文件夹的分类标准。
另外，纯文字类的文档如果不是特别重要，可以使用印象笔记或有道云笔记全部进行云端保存，电脑本地不再保留副本，根据我的经验：无论是整理还是检索，存在云端都比存在本地方便。
3、项目类文档定期整理，很多朋友的工作都是以项目制的形式推进的，为了防止项目越堆越多，越积越乱，建议定期整理项目文件，该删除的删除，该归档的归档。一级文件夹之下，我的很多子文件夹也是以项目的形式分的，定期删除不用的文件，那感觉非常痛快。
从明天开始，春节后的第一个工作周就正式开始了。上班第一件事，不妨花个半小时把自己的电脑好好整理一下，然后以更高的效率更优雅的姿态投入到新一年的工作中去吧。
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关于化之之
化之之，独立咨询师，馒头商学院讲师、专栏作者。公众号：可乐之之（ID：kelezhizhi）。我会陪你读读好书说说职场，一起聊聊个人成长，欢迎关注。
电脑桌面是人的另一张脸
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