朝九晚五：保证按时上下班的7大秘诀

对于大部分IT从业人员来说，朝九晚五地按时上下班几乎是一种奢求，加班已经成了IT行业不可或缺的重要标签。众所周知，工作时间过长会让人们的情绪变得紧张焦虑，并且还有可能会引发心脏方面的疾病，那么，应该如何分配时间才能让自己从无休无止的工作中解脱出来呢？

调查发现，去年美国人的每周平均工作时间超过45个小时，其中还有三分之一超过50个小时，有80%的人们在工作时间之外还需要回复邮件和接听工作电话。然而研究发现，一个人的工作时间过长，其生产率就会明显降低，每周最佳的工作时间仍然是40小时，如果超过40小时，就难以保证较高的生产率。

那么，为什么还有那么多人会加班呢？原因其实很简单，要么工作时注意力不够集中，要么难以分清具体事件的轻重缓急，不知道该如何分配自己的时间。其实只要保持头脑清醒，把每天要做的事情安排得井井有条，那么一天8个小时对于许多人来说基本上已经够用。

下面就来介绍7种分配工作时间的诀窍，希望能为时常加班的人们提供一些减轻工作压力的建议。

（1）开始工作之前做好一天的计划

虽然这听起来相当简单，但许多人却难以真正做到这一点。其实一个人之所以到下午下班时还未能完成自己的工作，大部分原因就是没能提前做好一天的工作计划，只是用一种“兵来将挡水来土掩”的心态在工作，这些人经常会由于没有计划而忽略到重点工作，致使到下班时还不能从工作中抽身而出。

所以在开始工作之前，先根据具体的工作量为自己计划好完成这些工作所需的时间，必要时还得把一些重要的事情记录到自己的日程安排中，甚至在手机里设置提醒等等，这样做不仅能让自己的工作有条不紊，同时还能给自己一点压力，督促自己尽快做完手中的工作。

（2）将自己的工作时间安排告知同事

如果你在工作开始之前就将自己的时间安排告知身边的同事，比如告诉他们：“我今天会准点下班，如果你们有什么需要我帮忙的话，务必在下午3点之前告诉我。”这不仅能在无形之中对自己形成一种压力，同时也能调动其同事们的积极性，让他们也根据你的时间做出自己的工作安排。

同时，你还需要鼓励你的同事尽可能多地提醒你应该做的事情，从而让自己把时间都用在最为重要的事情上，必要时可以回避掉一些工作或会议。尝试按照上述方法逐日执行，久而久之，你就会发现不仅自己的工作效率有所提升，同时自己的工作时间安排也会变得更为有条有理。

（3）准备20分钟的过渡时间

一旦设定好了下班时间，就需要一些实际行动来确保自己能够在这个时间点下班，当然，为了避免出现不必要的麻烦，可以给自己预留20分钟左右的过渡时间，你可以在这20分钟里为自己一天的工作做一下总结和收尾，确保当天的工作已经完成，并为明天的工作做好准备。

记住，对待这20分钟的态度就像是对待一次重要会议一样，尽量不要让任何事情干扰到这20分钟，这是一段完全属于你的时间。

（4）做最重要的工作

你需要能够依据事情的重要程度来对自己的日常工作进行分类，这样才能保证尽快完成那些比较紧急和重要的工作。你不能因为C级工作比较有趣或难度低而先去完成，而忽略了更为重要的A级工作。

为了能对自己的工作习惯有一个比较全面的认识，可以制作一个自检表格。左侧写上3到5项优先级比较高的工作，右侧则记录自己在一天的时间里都做了哪些工作，等一天的工作完成之后，将左右两侧的工作进行对比，来看看自己有没有完成左侧的那些比较重要的工作。如果没有一项重叠的话，那么就得引起你的注意了，这说明你的日常工作没有什么头绪，甚至分不清楚轻重缓急，此时就必须做出改变和调整。

（5）不要在白天浪费工作时间

如果你到了深夜仍然在办公室加班，那么就非常有必要对自己的工作效率进行一下反思了。你是否每隔5分钟就会检查一下自己的邮箱？你是否在收到短信时会马上放下手中的工作去回复？你是否会对电脑上的即时消息置之不理？

上述的这些问题都是关于你在一天的工作中能否集中注意力积极完成那些优先级比较高的工作，虽然邮件、短信和即时消息对于我们来说都是再普通不过的沟通方式，但我们要明白的一点时，它们也是分散注意力的主要因素，一旦注意力难以集中，那么一天的工作计划就有可能被打乱，那么肯定将无法按时完成工作，只有继续加班了。所以如果你经常出现注意力不集中的情况的话，那么就需要考虑一下是否应该改变一下查看邮件、短信和即时消息的习惯。

（6）尽量使用电话进行沟通

虽然电子邮件已经成为目前职场中进行商务沟通的主要工具，但是有些时候电子邮件的沟通效率是相当低的，那么此时就非常有必要拿起手中的电话，与对方进行高效率的直接交流。

有很多人在面对邮箱里成堆的电子邮件而不知道该作何处理，但经过简单分类之后就会发现，有些邮件不一定需要回复，可能只需要打一个电话就能够把事情说得一清二楚，这不仅能够节省回复邮件所占用的时间，同时还能在一定程度上减少沟通的次数，何乐而不为呢？

（7）利用工具来提升注意力

如今在网络上有许多提升工作注意力的应用和工具，例如帮助用户在特定时间段内专注完成某项工作的“30/30”、帮助用户规避互联网干扰的Freedom应用等等，这些应用和工具都能帮助人们在无形之中提升自己的注意力和生产力，甚至能够改变人们的工作方式，帮助他们形成良好的工作习惯。

当然，如果你不想使用这些工具的话，也可以通过关闭邮件、短信和即时消息提醒等方法来避免自己的日常工作受到这些因素的干扰。总之，专注度和延续性对于完成一项重要工作来说是相当重要的，如果想充分利用自己的工作时间，那么就必须在提升注意力上下功夫，只有这样，才能将工作中的干扰降到最低，从而保证自己在8小时的时间内完成应做的工作，然后自然就可以心安理得地下班回家了。

译者：唐克

原文链接：http://www.businessinsider.com/how-to-always-leave-work-on-time-2013-9

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