意大利远程办公，新规生效！最高监禁4个月、罚款7400欧元！雇主须每年向员工提交书面的安全告知单

2026年4月7日起，意大利一项涉及远程办公安全管理的新规将正式生效。根据2026年3月11日第34号法律（即《中小企业年度法》）的规定，雇主若未向远程办公员工提供年度书面安全告知单，将面临2至4个月监禁或1708.61欧元至7403.96欧元的行政罚款。这一新规将远程办公安全管理的法律位阶从“一般性义务”提升至“刑事违法”层面。

新规的法律基础源于2017年。2017年5月22日，意大利颁布第81号法律（即《工作与生活平衡法》），该法第22条明确规定，雇主对在传统办公场所以外执行工作任务的远程办公员工承担健康与安全保障义务，并须向员工和员工安全代表提交书面安全告知单，内容包括在非企业场所执行工作所面临的一般风险和特定风险。然而，该义务在实践中长期处于“低遵从度”状态。意大利劳工顾问研究基金会2026年4月初发布的分析报告《远程办公与安全：中小企业新法带来的变化》指出，许多企业将第22条告知义务视为“形式性行政负担”，执行率远低于立法者预期。雇主普遍认为员工在自己家中或其他自行选择的地点工作，企业难以像传统办公场所那样对工作环境进行直接控制和风险排查，对这一义务的执行往往流于形式甚至完全忽略。

2026年第34号法律第11条对此作出根本性修改，在《统一安全法》（2008年第81号立法令）第3条中增加了第7-bis款，明确规定远程办公员工的安全保障义务，并将未履行书面告知义务的行为纳入该法第55条第5款c项的制裁范围。由此，远程办公安全告知义务的法律位阶从《工作与生活平衡法》中的一般性义务，上升至《统一安全法》中具有明确刑事制裁后果的强制义务。

根据《统一安全法》第55条第5款c项（经2026年第34号法律第11条修订），未向远程办公员工和员工安全代表提交书面安全告知单的雇主将面临以下刑事和行政处罚：监禁2个月至4个月；行政罚款1708.61欧元至7403.96欧元。上述罚款金额是根据通货膨胀调整后的现行数额。依据意大利国家劳动监察署2023年第111号部际法令确定的指数化标准，2008年法律最初设定的罚金范围（1200至5200欧元）已被按比例上调。

制裁措施具有三个重要特征。其一，无需实际发生工伤事故即可触发——告知单的缺失本身即构成违法行为，无论员工是否在实际工作中受到伤害。其二，制裁对象涵盖所有雇主，不论企业规模大小。其三，告知单须每年至少提交一次，且必须同时提交给员工和员工安全代表，后者承担监督企业安全措施实施质量的职能。

根据第34号法律第11条在《统一安全法》第3条中新增的第7-bis款，书面安全告知单须具体指明以下内容：与工作活动执行相关的一般性风险，如工作相关压力、视觉疲劳等；与远程工作模式相关的特定风险，尤其是与视频终端使用相关的风险，包括视力疲劳、姿势问题以及工作相关压力，此外家庭工作站的工效学配置、电力安全、防跌倒措施以及用眼卫生和正确使用数字化设备的方法也须在告知单中予以涵盖；雇主为应对上述风险而制定的预防措施，并对员工就工作场所安全承担的合作义务作出明确提示；告知单须至少每年提交一次，若员工岗位、工作设备或相关风险状况发生重大变化，须及时更新并重新提交。告知单可以电子方式发送，但必须确保收件人能够证明已收到文件。

新规对意大利企业尤其是中小型企业将带来显著的运营调整压力。此前被视为“可以忽略的行政负担”的告知单提交义务，已转变为具有明确刑事和行政处罚后果的强制性合规要求。新规要求企业将远程办公安全管理纳入统一的职业健康与安全管理体系，告知单须同时提交给员工和员工安全代表，后者在远程办公安全管理中将发挥更为积极的监督作用，有权审查告知单的内容充分性、及时性和有效性，并可据此向企业提出改进建议或报告违规行为。

新规的立法逻辑清晰而务实。在传统工作环境中，雇主可以通过直接监督、现场检查和定期巡查对工作场所的安全状况进行管控。在远程工作模式下，员工的工作环境不在雇主的法律控制范围之内，雇主无法像传统模式那样进入员工家庭进行安全检查，也无权干预员工对工作环境的具体安排。在此情况下，信息告知成为雇主履行安全保障义务的主要途径。雇主通过告知单向员工传递风险认知、预防措施和操作规范，员工则在知悉相关信息后在实际工作环境中自觉执行。告知单本质上承担了“现场监督替代品”的功能。

对于员工而言，新规同样提出了新的责任要求。员工在收到告知单后有义务在远程工作环境中遵守告知单中列明的预防措施，并在发现设备故障或安全隐患时及时向雇主报告。安全责任从“雇主单向管控”转向“雇主与员工共同承担”的协作模式。

根据意大利立法程序，2026年第34号法律于2026年3月11日获最终通过，3月23日在《官方公报》上正式公布。按照意大利法律的一般规则，法律在公布后15日即4月7日正式生效。从4月7日起，未履行告知义务的企业将直接面临刑事和行政处罚风险，不存在过渡期或豁免期。

对于企业而言，合规操作主要包括四个步骤：立即检查是否已为所有远程办公员工编制了符合新规要求的书面安全告知单；核实告知单内容是否涵盖法律要求的全部风险类别和预防措施；确认告知单是否已按照每年至少一次的频率同时提交给员工和员工安全代表，并保留可验证的提交记录；对尚未履行告知义务的远程办公员工，应尽快补充提交告知单，并建立合规记录。

意大利此项新规在国际远程办公安全监管领域具有一定独特性。与美国大多数州将远程办公工伤纳入州工伤赔偿体系、由员工自行申报工伤的做法相比，意大利采取了更为积极的预防性监管路径，通过刑事制裁手段强制雇主履行事前信息告知义务。与法国2017年颁布的《劳动法改革法令》要求企业与远程办公员工签订书面协议、明确工作条件和安全措施的做法相比，意大利更加强调年度告知单的强制性和可验证性。与德国将远程办公纳入《职业安全与健康法》一般框架、由雇主进行风险远程评估的做法相比，意大利将告知义务明确列为刑事制裁范围，制裁强度明显更高。

来源：意欧视点 等