档案到底该谁补？90%的人都被单位忽悠了

现在很多人一到退休、办社保、算工龄、换工作的时候，才发现自己的档案出问题——少材料、缺记录、丢页、信息不全。

最气人的是，找到原单位，对方直接甩锅：“档案我们不管，你自己去补！”

不少人一听就慌了，以为真是自己的事，跑断腿、求人情、花冤枉钱，最后还补不回来。

今天这篇文章，全用大白话讲清楚，档案丢了、缺了、不全了，根本不是你个人的责任，国家法律早有明确规定，单位想甩都甩不掉。内容全部依据2026年现行《档案法》《劳动合同法》和人社部正式规定，真实靠谱、不忽悠、不踩雷。

一、先记住一句硬道理：档案从来就不是个人管的

很多人被单位忽悠，就是因为不懂最基本的规则。

我先把最关键的三句话告诉你：

1. 个人不能保管档案，不能拆档案，不能自带档案

2. 个人没有资格、也没有权利去补档案里的材料

3. 谁保管档案，谁就负责到底

简单理解：

档案是公家的东西，由单位、人才中心、人社局这类机构管理。

只要你没故意撕毁、没造假、没倒卖，档案缺了、丢了、漏了，全是管理单位的责任，跟你没关系。

单位让你自己跑、自己补，本质上就是在推卸责任。

二、法律写得很死：单位必须管档案，甩锅无效

2026年现行的法律法规，对档案责任写得非常清楚，没有任何模糊空间：

1. 职工档案，由单位负责保管、整理、补齐材料

2. 单位造成档案丢失、损毁，必须承担补救责任

3. 员工离职15天内，单位必须依法转移档案，不能扣押、不能拖延

4. 严禁让个人自带档案、传递档案、补档案

换句话说：

单位管档案，出问题单位补，这是法定义务，不是可选项。

单位跟你说“自己补”，你完全可以拒绝，因为法律根本没要求个人做这件事。

三、这5种常见情况，全是单位责任，不用你跑

现实中最容易遇到的档案问题，我给你一条条说清：

1. 档案里少了招工表、工资表、调动记录

这是单位当年没归档、没保管好，单位负责查找和补办。

2. 单位合并、倒闭、解散，档案找不到

由接管单位、上级主管部门或当地人社部门负责，不用你个人到处找。

3. 档案在单位存放期间破损、缺页

保管不当，责任全在单位，必须由他们修复、补全。

4. 工龄认定缺材料，让你自己开证明

原始材料应由档案管理方提供，个人没有义务去补历史材料。

5. 离职时单位不给转档案、让你自己带走

明显违法，直接可以投诉。

只要遇到以上任何一种，你都不用自己背锅。

四、单位硬甩锅，你不用吵，按这几步做就管用

如果单位就是不管、不配合、让你自己补，你按下面流程走，简单又有效：

1. 保留证据

聊天记录、通话录音、单位不给办理的回复，全部留好。

2. 先书面申请

写一份简单的申请，要求单位履行档案管理责任，签字提交，留回执。

3. 向人社局/劳动监察投诉

这是最管用的一步，档案问题归人社部门管，一投一个准。

4. 向档案管理部门举报

现在档案执法比以前严很多，单位一旦被查实，会被责令整改、处罚。

全程不用吵架、不用送礼、不用找关系，走正规渠道就能解决。

五、这3个大坑，千万不要踩

很多人不懂，被单位一吓唬就做错事，最后更麻烦：

1. 不要自己拆档案

拆开直接作废，谁都不会再接收。

2. 不要自己到处去“补假材料”

涉嫌造假，会影响退休、社保、工龄。

3. 不要相信外面“代办补档案”

大部分不合法，还容易被骗钱。

记住：正规档案，只能由正规单位正规补，个人不能插手。

六、国家为什么把档案管得这么严？

不是为难老百姓，而是为了保护大家的权益。

档案直接关系到：

• 工龄认定

• 养老金多少

• 退休时间

• 职称、补贴、待遇

一旦乱补、乱改、乱拆，受损失的最终是自己。

法律把责任定在单位，就是为了让档案更安全、更真实、更可靠。

七、2026年档案政策更严，单位不敢随便乱来

最近两年，国家对人事档案管理越来越规范，执法力度也在加强。

单位随意丢失、丢弃、拒绝管理档案，会面临：

• 责令整改

• 通报批评

• 行政处罚

• 责任人追责

所以只要你懂规矩、走对流程，单位根本不敢一直跟你硬扛。

结尾互动 + 求关注

你有没有遇到过档案缺材料、单位甩锅的情况？

最后是怎么解决的？

你觉得档案问题，最麻烦的点是什么？

欢迎在评论区说说你的经历，大家互相提醒、少走弯路、不被欺负。

觉得这篇内容实在、能帮到你，一定点个关注，我会持续更新2026年社保、退休、档案、维权、民生政策，全是大白话干货，让你上班、退休都不吃亏！