工程资料管理+AI：一键归档、来源可溯、全程留痕、审计合规

摘要：建文AI+工程资料管理软件提供全流程数字化解决方案，涵盖资料管理、竣工归档、档案管理和借阅审批四大核心功能。支持自定义目录结构、批量上传/下载、多维度检索，实现工程资料高效管理；具备自动组卷功能，可按标准生成竣工资料包；采用权限分级、双重水印（显性+隐性）及操作审计三重防护体系，确保资料安全；提供规范化借阅流程，支持在线审批与全程追溯。系统通过结构化元数据、AI分类和AI大模型识别等技术，显著提升工程资料的整理效率和利用率。

工程资料

支持资料目录自定义，满足多样分类需求；

可按目录、项目高效归档资料至云盘，让管理井井有条；

显性与隐性水印双重保障资料安全，防止信息泄露，支持全球追踪受控资料源头；

资料检索引擎可按项目或目录快速定位所需资料；

支持按项目、按目录类别批量打包下载

竣工资料

编辑

竣工资料，全面整合验收资料，涵盖从分项到整体工程的各类验收文件，确保验收流程合规性与资料完整性。

交工资料，细致入微，可系统收集、整理工程交工所需的图纸、报告等资料，为项目顺利交付筑牢基础。

竣工交接资料，能精准记录工程竣工后设备、技术等交接信息，保障项目后续运营与维护有据可依。

强大的资料检索功能支持多维度查询，无论是按项目名称、资料类型还是时间范围，都能快速定位所需竣工资料。

档案管理

卷库管理，可对档案卷库进行科学规划与灵活设置，实现卷库的合理分类与存储，方便对大量档案进行宏观层面的统筹管理。

案卷管理，支持对每个案卷的详细信息录入、修改与维护，包括案卷标题、保管期限等，确保案卷信息准确完整，便于精准定位与查找。

文件管理涵盖文件的上传、下载、删除等操作，能对档案文件进行高效管理，同时支持多种文件格式，保证各类档案文件都能得到妥善存储与处理。

档案检索，提供多种检索方式，如关键词检索、分类检索等，用户可快速从海量档案中精准获取所需文件，大大提升档案管理与利用效率。

借阅管理

归档工程资料目录全局开放，但查阅、调取档案资料的权限，系统依据岗位职责授权；

超越岗位权限的查阅，用户须在线便捷提交档案借阅需求，清晰填写借阅目的、期限等关键信息，开启规范借阅流程。

借阅审批环节严格高效，审批人员可实时接收申请，依据规定权限和标准进行审核，快速反馈审批结果，确保借阅合规性。

借阅领取功能让用户凭审批通过点击获取所需档案，系统自动记录领取时间与责任人，保障档案流转可追溯。

借阅归还模块方便用户在规定期限内归还档案，系统自动核对档案完整性，更新档案状态，确保档案及时归位、安全保管。

借阅台账全面记录借阅全流程信息，包括申请人、档案名称、借阅时间等，为档案管理提供详细数据支持，便于查询与统计分析。

常见问题：

1. 如何快速批量下载工程资料？

在资料管理/档案模块勾选多个文件或整文件夹，使用“打包下载/批量下载”，系统自动压缩为ZIP；对大文件/海量文件启用“断点续传、秒传”与下载进度监控，避免中断与重复流量消耗。对DWG/DXF等设计文件可先在线预览再选择性下载，减少无效下载。

2. 如何高效检索特定工程资料（如某分项工程的验收记录）？

结构化元数据检索：以“项目/单位工程/分部-分项-检验批”为主维度，叠加“时间、专业、责任单位、版本、状态”等字段做组合筛选；对“某分项工程的验收记录”，直接定位到该分项的检验批台账或验收计划后进入明细。

模板化与全文检索：对合同、方案、交底、报告等文本类资料启用全文检索；对图纸/PDF启用OCR索引；将高频检索条件保存为检索模板（如“钢筋验收+近30天+已签认”）。

规则与AI增强：配置“命名规范+元数据必填”规则，减少“找不到/同名不同版”的情况；结合AI自动分类/标签与历史检索习惯，提供“相似资料推荐”与“热门检索”。

3. 如何快速上传并分类归档大量工程资料？

前置标准化：统一分类体系（项目—专业—分部/子分部—分项—检验批—资料类别）、命名规则（含项目号/部位码/时间/版本）、元数据模板（责任单位、签认人、版本号、密级、保管期限）。

批量上传与自动化：支持文件夹拖拽、断点续传、秒传与进度监控；按预置分类映射自动落库，自动生成缩略图/封面与OCR索引；对DWG/DXF等设计文件支持在线预览与版本比对。

质量校验与入库：自动校验“必填元数据、版本次数、重复文件、病毒”，不合格阻断入库并给出错误清单；通过后写入档案台账并回写三量/进度关联字段。

4. 如何生成符合归档要求的竣工资料包并导出？

这是系统的核心亮点功能，实现了从“人工整理”到“自动生成”的转变。

自动汇总： 在竣工验收阶段，系统能自动扫描项目全过程的资料库，根据预设的竣工验收标准模板，自动抓取相关的资料（如设计变更、施工记录、质保资料等）。

一键生成与导出： 系统会将抓取的资料自动组卷，生成符合城建档案馆或行业规范要求的竣工资料包（包含验收资料、交工资料、交接资料等）。确认无误后，你可以直接点击“一键导出”，生成标准的电子档案包（通常为PDF或OFD格式），用于移交归档。

5. 如何将纸质工程资料（如竣工图纸）数字化并关联至电子档案？

系统支持“数字化扫描”与“元数据关联”，实现纸质与电子的统一管理。

数字化录入：对于纸质资料，你需要先通过扫描仪将其转化为电子扫描件（PDF或图片格式）。

关联挂接：在系统中，你可以将这些扫描件上传，并关联到对应的电子档案目录下。系统支持为扫描件添加元数据（如图纸编号、版本号、编制日期），确保其与电子文件在检索和管理上保持一致，实现“一份档案，多种载体”的管理。

6. 归档资料的目录是公开的吗？权限如何控制？

系统采用“目录公开、权限分级”的策略，既方便查阅又保障安全。

目录公开性：档案目录通常是全局开放的。这意味着所有有系统账号的人员（或根据企业设置）都可以看到有哪些资料、在哪个位置（即“看得见目录”）。

权限控制：

内容访问控制： 虽然目录可见，但查看/下载具体内容的权限是严格依据岗位职责授权的。

借阅流程： 如果某人对某份资料只有“目录浏览权”而无“内容查阅权”，当他点击文件时，系统会提示无权限，并弹出“在线借阅申请”窗口。

审批机制： 申请人需填写借阅目的、期限等信息，提交给档案管理员或相关领导审批。审批通过后，系统自动授予其临时（或长期）的查阅、下载或编辑权限。

7. 资料的安全性如何保障？

建文通过“权限控制 + 数据加密 + 水印溯源 + 操作审计”这四道防线来保障的

（1）多重水印防护（防泄露、可溯源）

通过水印技术防止资料在流转中被非法复制或拍照外传：

显性水印：在资料浏览或打印时，直接在文件背景上叠加文字（如“机密”、“严禁外传”）或图案。这能起到视觉上的震慑作用，明确告知使用者该资料受版权保护。

隐性水印（鲁棒算法）：这是建文软件更高级的防护。系统利用鲁棒算法在文件中嵌入肉眼不可见的数字水印。即使文件被截图、修改格式或打印复印，该水印依然存在。一旦资料泄露，可以通过技术手段提取水印，精准溯源到泄露者的账号或设备，明确泄密责任人。

（2）精细化的权限管理（防越权）

系统通过“身份+权限”矩阵，严格控制谁能看什么、能做什么：

模式控制：支持设置只读模式（仅允许查看、不允许修改）和读写模式（允许编辑、删除）。例如，对于归档后的竣工图，通常会设置为“只读”，防止误改。

操作限制：根据岗位职责，可以细粒度地控制用户的操作权限，包括浏览、下载、打印、复制、转发等。例如，项目部人员可能只能查看本项目的资料，而分公司领导可以跨项目查阅。

借阅审批：对于超出权限的敏感资料，必须走在线审批流程，经授权人批准后才能临时获取访问权限。

（3）数据加密与传输安全（防窃取）

传输加密：利用 SSL/TLS 加密协议，在资料上传、下载和浏览过程中建立安全通道，防止数据在网络传输中被“中间人”窃取或篡改。

存储加密：核心数据在服务器端存储时，通常采用 AES 等高级加密算法进行加密存储。即使服务器硬盘丢失或被非法窃取，数据也无法被直接读取。

（4）全程留痕与日志审计（防抵赖）

操作日志：系统记录了每一个用户的每一次操作（谁、在什么时候、对哪个文件、做了什么操作，如下载、修改、删除）。

审计追踪：管理员可以随时导出审计日志，检查是否有违规操作。这种“全程留痕”的机制，确保了所有操作都有据可查，防止用户事后抵赖。