5分钟教会小白，如何制作标书

无论是职场新人第一次接触标书，还是老员工想优化标书质量，这篇指南都能帮到你。

本文不堆砌晦涩术语，不遗漏核心细节，秉持着把“如何制作标书”讲得明明白白，新手也能直接照做的教学理念。

这篇文章比较长，但个人认为十分务实和实用。

本章目录

一、标书的核心基本要求
二、 标书的主要内容
1）商务部分：体现“合规性+实力”
2）技术部分：体现“专业性+可行性”
三、 如何设计一份“好看又好读”的标书
1）整体设计上的一般要求
2）摘要说明
3）目录结构
四、标书编写注意事项
五、 标书制作的3个阶段及核心任务
1）准备阶段
2）标书制作阶段
3）收尾阶段

一、标书的核心基本要求

有个原则，先明确：

标书是投标方响应招标方需求、展示自身实力的核心文件，核心目标是“让评标专家看到你的诚意、实力，且符合招标要求”。

所有制作环节，都要围绕这个核心原则展开。

1. 严格响应招标书细节

招标书中的每一条要求，都不是随便写的。尤其是那些特殊的、违反常规的要求，大概率是甲方的核心需求，或是竞争对手说服甲方提出的门槛。

标书中必须对每一条要求做出回应，回应时不要直接反驳，语气要委婉，同时给出明确的结论和合理建议，既体现专业度，又展现诚意。

2. 挖掘并回应甲方潜在需求

很多甲方的真实需求，并没有明确写在招标文件里。如果能在标书中，详细、有针对性地体现对这些潜在需求的理解和解决方案，会给评标专家留下深刻印象，极大提升说服力。

二、标书的主要内容

绝大多数标书，都会分为商务部分技术部分，有些招标要求会直接将两者拆分为“商务标书”和“技术标书”，分开制作、装订，具体看招标要求即可。

下面分别拆解两部分的核心组成，新手可直接对照整理。

（一）商务部分：体现“合规性+实力”

商务标书的核心作用，是证明“你有资格投标，且有足够的实力完成项目”，重点突出“合规、靠谱”，每一项都要严格对照招标要求准备，不能遗漏。

1. 投标主体内容（按招标文件格式填写）

评标专家现场要阅读大量标书，工作量很大。一定要严格按照招标方给定的格式填写，不要随意调整排版。

必要时，可以用不同颜色的纸张、侧边标签，区分不同模块，方便专家快速查找、对比（比如报价部分用浅色纸，资质部分用另一种颜色，提升阅读体验）。

2. 投标报价及产品清单

这是商务标书的核心之一，直接影响中标概率，重点是“准确、合理、清晰”。

• 如果招标方给定了报价单模板，直接按模板填写，不要擅自修改格式；如果没有模板，要自己设计清晰的报价单，方便专家对比筛选，也便于后续价格谈判（比如细致合理的报价，不容易被要求大幅降价）。
• 报价单如果篇幅较长、内容复杂，要给各部分报价做小结，标注清晰的总报价，避免专家遗漏。
• 重点提醒：报价一定要反复核算，避免计算错误、重复计价、缺项漏项。尤其是用Excel自动计算时，一定要用手动核算的方式验算，防止公式出错导致报价失误（很多投标失败，都是栽在报价计算上）。

3. 资质证明

这是“证明你有资格投标”的关键，一定要准备齐全、准确。

• 先仔细核对招标书中要求的所有资质，一项都不能少；
• 结合竞争对手情况，尽可能提供高于招标要求的资质；
• 联合投标的，要提供所有合作方的资质；如果招标要求“有本地服务队伍”，必须附上相关证明文件；
• 标书中涉及的产品，要提供相关证书（如合格证、检测报告等）；如果要使用集团公司等关联公司的资质，一定要注意法律一致性，避免出现资质无效的情况。

4. 项目团队介绍

不用刻意安排公司高管介入项目，重点是“实事求是、贴合项目”。

介绍时要明确团队成员的角色分工、年龄搭配、资质证书，重点突出团队成员的类似项目成功经验。

5. 公司简介

不要直接复制公司官网的简介，要针对性缩写、改写，重点突出与本次投标项目密切相关的内容，无关内容可以适当删减，避免冗余。

6. 售后服务体系及培训体系简介

注意区分与技术部分的侧重点，避免重复。

表述建议：如果商务、技术部分都需要涉及，商务部分重点突出“服务保障、合规性”，技术部分重点突出“服务细节、可操作性”。

评分标准中，这一项往往有明确分值，建议详细描述公司的项目管理体系、售后服务流程、培训方案，既要符合招标要求，也要贴合行业主流标准。

7. 设备简介

如果项目涉及相关设备，简要介绍设备的核心参数、实际使用案例、相关证书即可，不用过于冗长，重点是证明设备符合项目需求、质量可靠。

8. 行业典型（成功）应用案例

案例是展示实力的直接证据，排序很重要，把与本次投标项目最类似的案例，放在最前面，

详细说明案例背景、解决方案、交付效果、客户评价，最好附上相关证明材料（如客户验收报告、合作协议复印件），增强可信度。

9. 补充加分材料

所有对本次投标有利的资料，都可以附上，比如公司的获奖证书、专利证书、知识产权证书、承担过的重点课题证明等，这些都是加分项。

（二）技术部分：体现“专业性+可行性”

如果说商务标书是敲门砖，证明你有资格投标，那么技术标书就是核心竞争力，证明你能把项目做好。重点突出“方案可行、贴合需求、专业靠谱”，避免空泛的理论堆砌。

1. 标书摘要说明（非常重要）

摘要不仅是各部分内容的概括，更要体现投标方的整体思路和核心优势，建议花足够多的时间打磨。

简单说，摘要的编写原则：要让专家快速知道，你理解了项目需求，你的解决方案是什么，你的核心优势在哪里，为什么你能做好这个项目。

2. 背景介绍

简要论述项目的行业背景、甲方的基本情况，重点解释“为什么要做这个项目”“甲方的核心痛点是什么”，体现你对项目的深度理解，这也是标书针对性的重要体现。

3. 主要设计方案（技术核心部分）

这是技术标书的核心部分，也是评标专家重点评审的内容。考虑到有些评标专家可能不是该领域的顶尖技术人员，方案的逻辑一定要清晰，不要堆砌晦涩的技术术语，重点讲“怎么设计、为什么这么设计、能解决什么问题”。

可以从技术方向、产品选型、性能价格对比等方面展开，站在中立的角度，为甲方提供适合的解决方案，体现专业性和诚意。

4. 项目实施计划（可行性关键）：

关键点就是要“具体、可行”，不能喊口号，这也是常见的评分点。建议用专业工具（如Project）制作实施计划，清晰呈现项目的时间节点、任务分工、进度安排、交付物。

同时，项目管理的体系架构要清晰，比如遵循ISO9000、CMM等标准，确保实施过程规范；如果招标书对资质有特殊要求（如要求具备CMM资质），实施计划要贴合该资质的相关要求，保持一致性。

5. 风险控制和质量控制计划

这部分能体现你的严谨性，让甲方和专家放心。

风险控制措施要实在、质量控制体系要清晰，符合招标要求。

6. 售后服务计划

售后服务是甲方非常看重的点，也是常见的评分项，一定要尽可能满足招标要求。对于重要的服务承诺，可以用黑体字或表格突出显示，让专家快速看到。

7. 产品介绍

产品介绍不用放在核心位置，比如可以放在附录部分。重点突出产品的核心性能、适配性，贴合项目需求即可；如果产品有厂家提供的彩页说明，可以适当裁剪后放进标书，提升直观性。

三、如何设计一份“好看又好读”的标书

1. 整体设计的一般要求

• 要有全局观：标书的各个部分，既要自成体系，又要相互依托，逻辑连贯，不能出现脱节、矛盾的情况；
• 技术可行，表述简洁：避免空泛的套话、废话，语言简洁明了，重点突出，让专家快速找到核心信息；
• 产品清单准确：反复核对产品清单，确保与报价单、技术方案一致，不出现漏项、错项；
• 目录结构清晰：清晰的目录能体现你的思路缜密，也方便专家查阅；
• 风格统一：整篇标书的字体、字号、行距、排版要统一，避免杂乱无章；同时兼顾创新性，比如用清晰的图表替代大段文字，提升可读性。

风格这一块也可以借助三方工具来提升效率，如下：

云境标书AI产品截图

另外，除了排版，它还支持一键全文、图文并茂，如下：

云境标书AI产品截图

如果是综合解决方案类标书，内容较多，可以单独增加一章“各模块逻辑关系图”，简要论述各部分的关联，方便专家快速理解标书整体框架。

2. 摘要说明（再强调一次，重中之重）

摘要不仅是内容概括，更要反映投标方的整体思路和思想，它通常包含以下内容：

• 标书目标：明确本次投标的核心目标；
• 战略建议：结合项目需求，给出1-2条核心战略建议；
• 注意事项：简要提及项目实施中的核心注意点；
• 标书优点：提炼自身的核心优势；
• 其他亮点：补充其他需求吸引甲方眼球的内容。

3. 目录结构

很多人制作目录，只是用Word自动生成，这远远不够。目录的核心作用，是“体现逻辑、展示重点”，评标专家往往会通过目录，快速判断标书的质量和投标方的思路。

一个好的目录，要满足2点：

• ① 逻辑清晰，层次分明
• ② 突出核心模块；

如果是整合多个厂家的方案，一定要重新调整目录，避免出现“各自为政”的情况，确保目录连贯、统一。

四、标书编写注意事项

（1）标书中出现其他项目、其他客户名称

很多人会直接套用其他案例的资料，忘记修改客户名称、项目名称，这在评标现场会被认为“不认真、不专业”，建议安排专人，专门检查这一点。

（2）拓扑设计、逻辑图错误

拓扑图、逻辑图是技术标书的重点，也是专家评审的核心，千万不能出现结构性错误，更不能混淆名称（比如把“逻辑图”写成“拓扑图”）。图表的标注要清晰，最好标注制图人、审定人，体现严谨性。

（3）叙述前后矛盾

标书往往由多个同事分工撰写，很容易出现前后表述不一致的情况。建议在标书完成后，安排专人统稿阅读，召开评审会议，核对所有内容，确保前后一致。

（4）目录结构混乱、无逻辑

目录杂乱无章，会让专家觉得投标方思路不清晰，甚至不愿意仔细阅读标书内容。

（5）套话、废话太多

很多人会摘抄网络上的通用内容，堆砌套话，语言啰嗦、言之无物，既浪费专家的时间，又体现不出自身实力。

（6）错别字、用语不当

错别字看似是小问题，但很容易引起专家反感，尤其是在摘要、核心模块、多次出现的情况下。建议完成后，反复校对，最好安排多人交叉校对，避免出现错别字、语病。

五、标书制作的3个阶段及核心任务

1. 准备阶段

核心任务主要为：

① 仔细研读招标文件：逐字逐句阅读，标注出关键信息。

② 按招标文件要求制作，内容可以增加，但绝对不能减少。

③ 制定编写日程表，严格执行：明确各模块的负责人、完成时间，预留出1-2天的审查、修改时间。

重点：很多公司容易犯的错误，是不遵守日程表，拖到最后一晚加班赶工，这会极大增加错误风险。

另外，更多的公司还在最后一天晚上由销售收集甲方或者竞争者的信息，仓促调整犯下致命错误； 这样的错误还容易出现投标迟到现象。

建议：召开项目启动会，明确分工、达成共识，提前制定标书调整策略，严格按计划执行，不临时随意修改。

2. 标书制作阶段

核心任务主要为：

① 重点突出核心内容：标书中的核心，是“价格、服务，以及能吸引专家的差异化内容”，即使招标文件没有明确要求，只要对投标有利，都可以适当补充。

② 严格规避细节错误：这是最容易丢分的地方，再次强调，避免出现这些错误：错字、错页、漏印；价格不统一、价格大写错误；内容过时；出现与本次项目无关的内容（如页眉还是其他项目的名称）；资质复印件模糊、无效。

3. 收尾阶段

核心任务主要为：印刷、装订、封装，每一步都要贴合招标要求，兼顾专业性和观感。

（1）印刷要求

① 关键图表重点印刷：清晰、直观的图表，比大段文字更有说服力，必要时可以制作大幅图表，夹在标书中间，吸引专家注意；

② 报价单印刷：排版清晰，标注明确，便于专家查阅、对比，建议单独装订，或用特殊纸张区分。

（2）装订要求

① 封面设计：简洁、专业、大气，不要花哨，适当放置公司LOGO、核心理念，体现公司实力；

② 增加标签页：如果标书较厚，在侧边增加标签，标注各模块名称，方便专家快速查找；也可以用不同颜色的纸张，区分商务、技术等不同部分；

③ 整体观感：装订要整齐、牢固，不要出现松动、漏页的情况。建议不要在装订上省钱，一份精致的标书，能体现公司的重视程度和专业度，比单纯的文字描述更有说服力。

（3）标书封装（严格按招标要求执行）

① 采用投标专用袋，不要随意更换；

② 专用袋上，清晰标明投标编号、包号、投标设备名称、投标单位名称，确保信息准确；

③ 封口处，注明“XXXX年X月X日XX:XX前不得启封”，或用带有该字样的纸条封住袋口，必须加盖公司公章，避免被认定为无效投标。

（4）正本与副本要求

① 按招标要求，准备相应数量的正本和副本（通常正本1份，副本多份）；

② 封面必须明确标明“正本”或“副本”；

③ 正本必须加盖公司原章（不能用复印件），每页需有投标授权人的签字（全名或姓氏，按招标要求执行）；

④ 副本封面，需加盖公司原章，内容与正本保持一致。