文件档案规范管理实务指南

文件档案规范管理实务指南

本指南围绕文件档案全生命周期管理（形成、收集、整理、立卷、归档、保管、利用、鉴定、销毁、数字化）制定，兼顾通用性 + 实操性，适用于企业、行政事业单位、社会组织等各类主体，明确各环节管理标准、流程、责任及注意事项，实现文件档案的规范化、标准化、精细化管理，保障档案的真实性、完整性、安全性和可利用性。

一、核心定义与管理原则（一）基础定义

1. 文件：在各项工作中形成的，具有查考、利用价值的各类文字、图表、声像、电子等形式的原始记录，是档案的前身；
2. 档案：经过系统整理、立卷归档后，保存备查的文件材料，具有法定凭证性、历史参考性；
3. 电子档案：以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘、服务器等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在网络上传输的档案材料，与纸质档案具有同等法律效力（需符合电子档案归档标准）。

1. 全程管控：覆盖文件从形成到销毁 / 永久保存的全流程，无环节遗漏；
2. 真实完整：确保文件档案内容、形式、载体真实，各项要素齐全，无缺失、篡改、损毁；
3. 分类规范：按统一标准分类、编号，做到 “类目清晰、编号唯一、检索便捷”；
4. 安全保密：分级管控保密档案，落实防火、防盗、防潮、防蛀等防护措施，防止泄密、丢失、损坏；
5. 高效利用：建立便捷的检索和利用机制，兼顾管理规范性和使用便利性；
6. 双套制（可选）：重要档案实行 “纸质档案 + 电子档案” 双套归档，互为备份，提升安全性（电子档案需满足长期保存要求）。

1. 格式统一：制定企业 / 单位《文件格式标准》，明确公文、报告、合同、图纸、表单等各类文件的字体、字号、行距、页边距、落款、盖章等要求，做到格式规范、要素齐全；
2. 内容准确：文件内容需真实、清晰、条理，无歧义，关键信息（时间、金额、责任人、数据）准确无误，签字、盖章手续完备（公章、法人章、业务章需按权限使用）；
3. 载体合规：纸质文件使用70g 及以上无酸纸 / 中性纸、蓝黑墨水 / 碳素墨水书写（禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水），避免字迹褪色；电子文件采用通用格式（如 Word/Excel 为 docx/xlsx，PDF 为不可编辑版，图片为 JPG/PNG，视频为 MP4），确保长期可读。

1. 收集范围：覆盖所有业务环节形成的有查考价值的文件，核心包括但不限于： 行政管理类：规章制度、会议纪要、通知、批复、请示、函件、人事档案、考勤记录； 经营业务类：合同协议、招投标文件、报价单、订单、客户资料、销售数据； 财务资产类：凭证、账簿、报表、发票、银行对账单、资产台账、审计报告； 技术研发类：图纸、工艺文件、专利资料、研发报告、测试数据； 外部接收类：上级单位文件、行业法规、客户函件、合作方资料等。
2. 收集时限： 日常文件：业务完成后3 个工作日内由经办人员整理提交至档案管理岗； 阶段性文件（如项目资料、季度报表）：阶段工作结束后10 个工作日内收集； 年度文件（如年度报告、审计资料）：次年1 月底前完成全量收集； 特殊文件（如合同、专利）：生效 / 获批后即时收集
3. 收集责任：实行 **“谁经办、谁收集”原则，各部门指定专人作为文件联络员 **，负责本部门文件的收集、初审，档案管理岗负责统筹、复核、汇总。
4. 初审标准：文件联络员对收集的文件进行初审，重点核查是否完整、手续是否完备、格式是否规范，缺件、手续不全的及时补全，不符合格式的退回整改。

整理立卷是文件向档案转化的核心环节，核心要求是 **“分类科学、组卷合理、排列有序、编号唯一”**，便于后续归档、保管和检索。

（一）核心准备：制定分类与编号规则

先定规则再立卷，企业 / 单位需结合自身业务特点，制定《文件档案分类与编号管理办法》，明确分类层级、编号规则，规则一旦确定，不得随意变更（如需变更，需留存变更记录并同步更新所有档案信息）。

1. 常用分类方法（按需选择 / 组合）
2. 分类方法适用场景核心层级示例部门分类法适用于部门架构清晰的企业 / 单位，按业务部门划分类目一级（部门）+ 二级（业务类型）+ 三级（年度）行政部 - 规章制度 - 2025、销售部 - 合同协议 - 2025年度分类法所有主体通用，按文件形成年度划分一级（年度）+ 二级（部门 / 业务）+ 三级（文件类型）2025 - 行政部 - 会议纪要、2025 - 财务部 - 会计凭证业务类型分类法适用于业务板块明确的企业（如生产、销售、研发）一级（业务板块）+ 二级（年度）+ 三级（文件类型）研发板块 - 2025 - 专利资料、生产板块 - 2025 - 工艺图纸档案类型分类法适用于行政事业单位 / 综合型企业一级（档案大类）+ 二级（年度）+ 三级（细分类型）文书档案 - 2025 - 上行文、科技档案 - 2025 - 工程图纸
3. 编号规则（唯一编码，终身不变）
4. 采用 **“层级编码 + 顺序号”组合，编码需包含分类信息、年度、顺序号 **，可附加载体类型（纸 / 电），示例：
5. 部门 + 年度 + 顺序号：XZB-2025-008（行政部 2025 年第 8 号档案）
6. 年度 + 业务 + 顺序号：2025-XS-HT-015（2025 年销售类合同第 15 号档案）
7. 电子档案附加载体标识：2025-CW-BD-003-D（2025 年财务部报表第 3 号电子档案）

1. 筛选鉴别：档案管理岗对收集的文件进行二次审核，剔除无查考利用价值的文件（如草稿、重复文件、无效通知），保留有效原件（复印件需标注原件存放位置，仅在无原件时归档）；
2. 分类组卷：按既定分类规则，将同一部门、同一业务、同一项目、同一事件的文件组合成一个案卷，一卷一事为核心原则，避免跨主题、跨业务混卷； 卷内文件数量适中：纸质案卷一般以100 页左右为宜，厚件可分卷，薄件可合卷（如同一项目的零散通知可合卷）； 特殊文件单独组卷：合同、专利、房产证、土地证等重要法律文件，实行 **“一件一卷”**，单独归档管理。
3. 卷内排列：案卷内文件按 **“时间顺序 + 逻辑关系”** 排列，核心规则： 上行文（请示、报告）：按 “报送时间 + 批复文件在前，请示文件在后” 排列； 合同协议：按 “合同正本在前，副本、补充协议、审批文件、履约记录在后” 排列； 项目资料：按 “项目立项→审批→实施→验收→总结” 的流程顺序排列； 普通文件：按形成时间从早到晚排列。
4. 编目编号： 卷内文件编页号：纸质文件在每页右下角（空白页不编），使用打号机编号，做到 “不漏编、不重编、不跳编”； 填写卷内目录：逐件填写文件序号、文号、题名、形成时间、页数、备注，卷内目录置于案卷首页； 填写案卷封面：明确案卷题名、年度、部门、形成单位、立卷人、审核人、立卷日期，做到信息完整、字迹清晰。
5. 装订装盒： 纸质文件装订：采用线装 / 胶装（禁止使用订书钉、回形针，防止锈蚀），装订前去除文件内的金属杂物，破损文件先修补，缺页文件标注说明； 装盒保存：将整理好的案卷装入档案盒，档案盒标注案卷编号、案卷题名、年度、起止页号，档案盒采用无酸材质，统一规格。

1. 日常档案：每月 / 每季度集中归档，当月 / 当季文件于次月 / 次季度15 日前完成归档；
2. 项目档案：项目竣工验收后30 日内完成全项目资料归档；
3. 年度档案：每年年度结束后3 个月内（即 3 月 31 日前），完成上一年度所有文件的归档工作；
4. 特殊档案：合同、专利等生效后10 日内完成归档，离职人员档案在离职手续办理完毕后7 日内完成归档。

1. 立卷移交：各部门文件联络员将整理好的文件案卷，填写《文件档案移交清单》，注明案卷编号、题名、数量、形成时间、移交人；
2. 审核接收：档案管理岗对移交的案卷进行审核，重点核查案卷完整性、分类准确性、编目规范性、装订合规性，审核合格的，在《移交清单》上签字确认，双方各留存一份；审核不合格的，退回移交部门整改后重新移交；
3. 系统录入：档案管理岗将归档案卷的核心信息（编号、题名、年度、部门、形成时间、保管期限、载体类型）录入档案管理系统，建立电子台账，实现 “纸质案卷 + 电子台账” 一一对应。

1. 电子文件归档： 格式要求：归档电子文件需转换为长期保存格式（如 Word/Excel 转 PDF 不可编辑版，扫描件为高清 PDF，分辨率≥300dpi）； 元数据留存：同步归档电子文件的元数据（创建人、创建时间、修改时间、存储路径、格式），确保电子文件的真实性和可追溯性； 存储备份：电子档案存储于专用服务器 / 档案管理系统，实行 **“本地存储 + 异地备份”**，定期检查存储载体，防止数据丢失； 双套制归档：重要电子文件需打印纸质版，与电子文件一并归档，纸质版作为原件保存。
2. 声像 / 实物档案归档： 照片 / 视频：按 “事件 + 时间” 分类，存储于专用 U 盘 / 光盘，标注题名、拍摄时间、拍摄人、内容说明，同时录入电子台账，纸质照片需贴入照片册，标注说明； 实物档案（奖杯、奖牌、证书、印章）：单独存放于实物档案柜，标注名称、获得时间、颁发单位，拍照留存电子档案，与实物一一对应。
3. 保密档案归档：保密档案单独分类、单独存放，案卷封面标注保密等级（绝密 / 机密 / 秘密），归档时单独填写《保密档案移交清单》，落实保密责任。

1. 移交部门：对本部门移交文件的真实性、完整性、规范性负责，立卷人、部门负责人签字确认；
2. 档案管理岗：对归档文件的审核、接收、录入、保管负责，确保归档流程合规，档案信息准确；
3. 企业 / 单位负责人：对档案归档工作进行监督，确保归档工作按时、按质完成。

1. 专用档案库房：设立独立的档案库房，与办公区、生产区隔离，库房做到防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温、防灰尘、防污染； 温度湿度：库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，安装温湿度计，每日记录，超出范围及时调整（配备除湿机、加湿器）； 防火防盗：库房配备灭火器、消防栓等消防设施，安装防盗门、防盗窗、监控设备，非档案管理人员禁止入内，进入库房需登记《库房出入登记表》； 防光防蛀：库房窗户安装遮光帘，避免阳光直射，定期放置防虫剂（樟脑丸、防虫粉），每季度检查一次，及时更换。
2. 档案柜架：采用铁皮档案柜 / 密集架（密集架适用于档案数量较多的主体），档案柜架远离窗户、墙壁、水源，间距合理（柜架与墙壁间距≥50cm，行间距≥80cm），便于通风和管理。
3. 分区存放：库房内按 **“档案类型 + 保管期限 + 保密等级”** 分区，设置明显标识，做到 “分区清晰、存放有序”： 按类型分区：文书档案区、财务档案区、技术档案区、电子档案区、实物档案区； 按保管期限分区：永久保管区、长期保管区、短期保管区； 保密档案专区：绝密 / 机密档案存放于密码档案柜，由专人保管，钥匙专人负责。

1. 纸质档案： 禁止折叠、涂改、勾画、撕毁，查阅时使用复印件，避免直接接触原件； 破损、褪色的纸质档案，及时进行修补、托裱、数字化扫描，原件妥善保存； 档案盒整齐排列，按案卷编号顺序存放，避免挤压、倾倒。
2. 电子档案： 存储载体专用：U 盘、光盘、服务器仅用于存储档案，禁止存储其他无关数据，定期对存储载体进行检测（每 6 个月一次），发现问题及时备份转移； 系统安全防护：档案管理系统安装防火墙、杀毒软件，设置访问权限，定期更新系统，防止黑客攻击、病毒感染，确保数据安全； 异地备份：电子档案每年进行一次异地备份，备份载体存放于不同地点，防止因自然灾害、火灾等意外导致数据丢失。
3. 声像 / 实物档案： 照片 / 视频载体避免阳光直射、潮湿环境，U 盘 / 光盘存放于防潮防尘的收纳盒； 实物档案避免碰撞、磨损，奖杯、奖牌等做好防护，证书、奖状进行塑封或装入保护套。

根据文件档案的查考利用价值、法定效力，将档案分为三类保管期限，划分标准结合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及企业 / 单位实际需求：

1. 永久保管：具有永久查考价值、法定凭证效力的档案，永久保存，核心包括： 企业章程、营业执照、法人登记证等主体资格文件； 合同、专利、商标、著作权、房产证、土地证等重要法律文件； 年度财务决算、审计报告、资产评估报告； 干部任免、人事档案、重大会议纪要、重大项目资料； 上级单位下发的重要法规、批复文件。
2. 长期保管：保管期限为30 年，具有长期查考价值的档案，核心包括： 日常经营管理中的合同协议、销售数据、客户资料； 部门规章制度、会议记录、请示批复文件； 财务凭证、账簿、报表（除永久保管外）； 项目实施过程中的常规资料。
3. 短期保管：保管期限为10 年，具有短期查考价值，超过期限后无重要利用价值的档案，核心包括： 日常通知、函件、考勤记录、办公用品台账； 普通会议纪要、工作周报 / 月报； 业务往来中的普通函件、报价单、询价单。

注：保管期限从文件形成的次年 1 月 1 日起计算，档案管理岗需在案卷封面、电子台账中明确标注保管期限。

六、利用管理：规范流程，便捷高效，严控保密

档案利用是档案管理的核心目的，需在规范流程、保障安全的前提下，为各部门提供便捷的利用服务，杜绝档案丢失、泄密、篡改等问题。

（一）利用范围与权限

1. 内部利用：企业 / 单位内部员工因工作需要，可申请查阅、复制本部门及相关业务的档案，保密档案需按保密等级审批
2. 外部利用：外部单位（如法院、税务、合作方）需查阅档案的，需出具单位介绍信、经办人身份证，经企业 / 单位相关负责人审批后，方可查阅，禁止外部人员单独接触档案原件；
3. 权限划分： 普通档案：部门负责人审批后可查阅； 重要档案（合同、财务、人事）：分管领导审批后可查阅； 保密档案（绝密 / 机密）：企业 / 单位主要负责人审批后可查阅，且仅限在档案库房内查阅，禁止复制、拍照。

1. 申请：利用人填写《档案利用申请表》，注明查阅人姓名、部门、利用事由、档案编号、题名、查阅方式（查阅 / 复制 / 借阅）、利用期限，签字并经所在部门负责人审批；
2. 审批：档案管理岗根据档案保密等级、利用权限，对《申请表》进行审核，需上级领导审批的，及时报送审批，审批不合格的，告知利用人原因；
3. 提供利用：审批通过后，档案管理岗根据申请，为利用人提供档案： 查阅：在档案库房内指定区域查阅，禁止将档案带出库房，档案管理岗全程陪同，禁止利用人勾画、涂改、撕毁档案； 复制：对可复制的档案，由档案管理岗统一复制，复制件加盖 **“档案复印件”** 章，注明复制日期、档案编号，利用人签字确认； 借阅：确因工作需要借阅档案的，仅限借阅复印件（原件一般禁止外借），特殊情况需借阅原件的，经主要负责人审批后，办理借阅手续，明确借阅期限（一般不超过 7 个工作日），逾期未还的，档案管理岗及时催还。
4. 登记：档案管理岗填写《档案利用登记簿》，逐件记录利用人、利用事由、档案编号、利用方式、利用时间、归还时间，做到 “一事一记，有据可查”。
5. 归还：借阅档案归还时，档案管理岗核查档案是否完好、无缺失，确认无误后，在《档案利用登记簿》上标注归还时间，若档案损毁、丢失，按相关规定处理。

1. 禁止无审批手续查阅、复制、借阅档案；
2. 禁止在档案原件上勾画、涂改、撕毁、折叠，禁止抽取卷内文件；
3. 禁止将保密档案内容泄露给无关人员，禁止复制、拍照保密档案；
4. 禁止将档案带出企业 / 单位（经特批的除外），禁止转借他人使用。

档案保管期满后，需按规定进行鉴定，对无继续保存价值的档案，按流程销毁，禁止擅自销毁档案，确保鉴定、销毁过程合规、全程留痕。

（一）鉴定流程

1. 成立鉴定小组：由档案管理部门牵头，联合办公室、财务、业务等相关部门，成立档案鉴定小组，组长由企业 / 单位分管领导担任，成员包括各部门负责人、档案管理岗人员；
2. 初步鉴定：档案管理岗梳理保管期满的档案，编制《档案保管期满鉴定清单》，注明档案编号、题名、年度、保管期限、形成部门、是否具有继续保存价值，提交鉴定小组；
3. 集体鉴定：鉴定小组对保管期满的档案进行集体审核、逐一鉴定，确定档案 **“销毁 / 继续保存 / 延长保管期限”**： 无继续利用价值、无法定凭证效力的，确定为 “销毁”； 仍有查考利用价值、涉及未了结业务的，确定为 “继续保存” 或 “延长保管期限”（延长期限一般为 10 年 / 30 年）； 涉及债权债务、法律纠纷、保密事项的档案，即使保管期满，也需继续保存至事项了结。
4. 公示审批：鉴定结果在企业 / 单位内部公示7 个工作日，无异议后，编制《档案鉴定意见书》，经鉴定小组签字确认后，报企业 / 单位主要负责人审批

1. 编制销毁清册：对审批同意销毁的档案，编制《档案销毁清册》，逐件注明档案编号、题名、年度、保管期限、形成部门、页数、销毁原因，做到信息完整、一一对应；
2. 确定销毁方式： 纸质档案：委托有资质的专业销毁机构进行销毁（如碎纸、焚烧），禁止自行随意丢弃、变卖； 电子档案：采用物理销毁 + 数据覆盖的方式，对存储载体（U 盘、光盘）进行物理粉碎，对服务器中的数据进行多次覆盖，确保数据无法恢复； 保密档案：由专人全程监督销毁，销毁前核对档案数量与《销毁清册》一致。
3. 现场监销：销毁档案时，由鉴定小组 2 名及以上成员现场监销，监销人核对档案原件与《销毁清册》，确认无误后，监督销毁全过程，销毁完成后，监销人在《销毁清册》上签字确认，注明销毁时间、地点、方式；
4. 档案留存：《档案鉴定意见书》《档案销毁清册》作为重要档案，永久保存，存入档案管理系统，以备查考。

注：销毁过程全程拍照 / 录像留存，确保可追溯，禁止将销毁档案出售给废品收购站、无关人员。

八、数字化管理：提质增效，实现档案智能化管理

档案数字化是提升管理效率、保障档案安全的重要手段，适用于各类主体，核心实现 **“纸质档案电子化、电子档案系统化、管理流程智能化”**。

（一）数字化扫描规范

1. 扫描前准备：对纸质档案进行整理、修补，去除金属杂物，确保档案平整、无破损，按案卷编号顺序扫描，避免漏扫、重扫；
2. 扫描参数：采用高清扫描仪，核心参数： 分辨率：普通文件≥300dpi，图纸、照片≥600dpi； 格式：扫描件统一为PDF 格式（多页文件合并为一个 PDF），命名为 “档案编号 + 档案题名”，做到命名规范、唯一； 色彩：普通文字文件采用 “黑白模式”，图纸、照片、彩色文件采用 “彩色模式”，确保扫描件清晰、可识别。
3. 扫描后处理：对扫描件进行校对、裁剪、纠偏、去噪，确保扫描件与原件内容一致、版面整洁，缺页、模糊的扫描件重新扫描，扫描完成后，将电子文件与纸质档案编号一一对应，录入档案管理系统。

1. 核心功能：选择 / 开发符合企业 / 单位需求的档案管理系统，核心功能包括档案录入、检索查询、借阅管理、到期提醒、权限管理、数据备份、日志记录
2. 检索便捷：支持多条件检索（档案编号、题名、年度、部门、关键词），实现档案 “一键查询、快速定位”，提升利用效率；
3. 智能提醒：系统设置到期提醒功能，对保管期满的档案、逾期未还的借阅档案，自动提醒档案管理岗；
4. 权限管控：按 “部门 + 岗位” 设置系统访问权限，不同人员拥有不同的操作权限（如查阅、录入、审批、删除），禁止无权限人员操作系统，系统自动记录所有操作日志（操作人、操作时间、操作内容）。
5. 数据安全：档案管理系统部署于专用服务器，实行 **“本地存储 + 异地备份”**，定期更新系统、查杀病毒，防止数据丢失、泄露、篡改。

1. 电子档案与纸质档案一致：电子档案的内容、编号、题名需与纸质档案完全一致，做到 “一一对应，互为印证”；
2. 电子档案长期保存：定期对电子档案进行检测、备份，更换存储载体，确保电子档案长期可读，无数据丢失；
3. 线上线下协同：档案查阅、借阅、审批可通过系统线上办理，提升效率，线下做好档案实体保管，实现线上线下协同管理。

1. 人员配置：根据企业 / 单位档案数量，设置专职 / 兼职档案管理员，档案管理员需具备良好的责任心、保密意识，熟悉档案管理流程，掌握计算机及档案管理系统操作技能；
2. 核心职责： 制定完善档案管理制度、分类规则、编号规则； 负责文件的收集、整理、立卷、归档、保管、利用； 建立并维护档案电子台账，做好档案数字化扫描、录入、备份； 定期检查档案保管状况，及时处理档案破损、受潮、虫蛀等问题； 办理档案查阅、复制、借阅手续，做好利用登记； 组织档案鉴定、销毁工作，全程留痕； 做好档案保密工作，杜绝档案泄密、丢失； 对各部门文件联络员进行档案管理培训，指导各部门做好文件收集、整理工作。

结合本指南及企业 / 单位实际，制定完善的档案管理制度，形成 **“制度 + 流程 + 表单”** 的管理体系，核心制度包括：

1. 《文件档案管理办法》（核心制度，明确全流程管理要求）；
2. 《文件档案分类与编号管理办法》；
3. 《电子档案管理办法》；
4. 《档案查阅借阅管理办法》；
5. 《档案保密管理办法》；
6. 《档案鉴定与销毁管理办法》；
7. 《档案库房管理办法》。

1. 定期培训：每年组织一次档案管理培训，对档案管理员、各部门文件联络员进行培训，内容包括档案管理流程、规范、制度、系统操作，提升全员档案管理意识和技能；
2. 日常监督：档案管理部门定期对各部门文件收集、整理、移交情况进行检查，对未按规定执行的部门，及时督促整改；
3. 年度考核：将档案管理工作纳入企业 / 单位年度考核，对档案管理工作优秀的部门和个人予以表彰，对档案管理混乱、造成档案丢失、泄密、损毁的，按相关规定追究责任。

常见问题

整改措施

文件收集不完整，存在漏件、缺件

明确各部门收集责任，制定《文件收集范围清单》，档案管理岗定期督促，移交时严格审核

分类编号不规范，案卷混乱

统一分类编号规则，开展分类编号培训，立卷时由档案管理岗专人指导，审核不合格不予归档

归档不及时，积压文件较多

明确归档时限，将归档工作纳入部门考核，档案管理岗每月 / 每季度催办，逾期未归档的予以通报

档案保管不当，出现受潮、虫蛀、破损

改善库房条件，配备除湿、防虫、消防设施，定期检查库房温湿度，及时修补破损档案，更换无酸档案盒

档案利用不规范，无审批、无登记

严格执行利用流程，规范填写《利用申请表》《利用登记簿》，加强权限管控，档案管理岗严格审核

电子档案格式不统一，数据丢失

统一电子档案格式，建立异地备份机制，定期检测存储载体，档案管理系统做好安全防护

擅自销毁档案，销毁流程不规范

严格执行鉴定销毁流程，成立鉴定小组，委托专业机构销毁，全程监销，留存销毁记录