Zoho X 立信 | 百年会计师事务所的企业文件管理之道

“信以立志，信以守身，信以处世，信以待人，毋忘立信，当必有成。”——中国现代会计学之父，潘序伦

客户背景（以信为基，铸就行业典范）

立信会计师事务所（以下简称“立信”）由会计泰斗潘序伦先生于1927年在上海创立，取自《论语》中“民无信不立”之意。作为中国最早成立且极具影响力的会计师事务所之一，立信在近百年的发展历程中，始终秉持着专业、严谨、诚信的理念，为中国会计行业的规范化、标准化发展做出了卓越贡献。

如今，立信的业务版图已遍布全球152个国家，拥有超过59000名专业员工，设立了1300个办事处，凭借专业的力量为全球商业生态构建提供了坚实支撑。

业务挑战（文件散乱，团队协同难度大）

如此庞大的规模和广泛的业务覆盖，使得立信在处理各类复杂业务时，面临着前所未有的挑战。从海量的业务文件存储与管理，到跨地区、跨部门团队沟通，每一个环节都考验着立信的信息处理能力和团队协作效率。

文件管理方面

过去，立信依赖于传统的文件存储方式，管理业务文件。数据分散在不同的设备上，加上缺乏统一的管理和备份机制，导致文件查找困难，浪费了大量时间。同时一旦重要文件丢失，将给企业带来巨大的损失。

协作效率方面

立信的团队成员分布在全球各地，不同地区的办事处和项目组之间需要进行频繁的文件共享协作。尤其是在处理客户需求收集、项目进度跟踪等需要多人协作的任务时，团队成员往往需要花费大量的时间进行沟通，工作效率低，项目进度延迟是时常发生的事。

文档版本方面

多文档迭代的场景里，文档版本的有效追溯十分关键。立信过往使用的文档管理工具缺乏完善的版本管理机制，无法自动记录每一次文档修改的详细信息，使得不同成员手中的文档版本参差不齐，难以确定哪个才是最新且准确的版本。

企业文件管理解决方案（邂逅Zoho，开启高效协作新篇章）

面对海量业务文件的管理挑战、跨地域团队的协作难题，立信进行了深入的市场调研和严格的选型评估，最终选择了与Zoho携手，共同开启了一场数字化变革的新篇章。

集中式文件管理

Zoho网盘为立信提供了集中式的文件存储和管理平台，所有业务文件都可以统一存储在云端，通过精细的权限管理功能，不同部门和岗位的员工可以根据自己的权限访问并编辑相应的文件。

例如，对于一些重要的审计报告和客户资料，立信可以设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能查看和下载，防止了敏感信息的泄露。

多人协同编辑

Zoho网盘的协同编辑功能是立信最为赞赏的亮点之一。以客户需求收集为例，立信的项目团队可以创建一个多人协作的writer（文档），将需求文档以编辑权限生成外部共享链接，发给客户。客户可以直接在文档中填写自己的需求，无需再通过邮件发送汇总。

这一功能大大简化了工作流程，系统会自动记录每个成员的编辑痕迹，方便团队成员查看和追溯，避免了因版本混乱而导致的工作失误。

文档版本管理

无论团队成员何时对文件进行修改，Zoho网盘都会自动保存每一次变更的详细记录，形成清晰的版本历史。成员们不仅能够随时回溯至任意历史版本查看内容，还能对比不同版本间的差异，精准掌握文档的演变轨迹。

更重要的是，当有新版本产生时，系统会智能通知所有相关成员，确保大家及时了解文档的最新状态，避免因信息滞后导致的协作偏差。

客户评价（Customer Reviews）

立信在使用Zoho网盘一段时间后，对其效果给予了高度评价：

“Zoho网盘的同步功能为我们的工作模式带来了革新性提升。不同部门成员可同时在线编辑同一份需求文档，所有修改内容即时同步更新，彻底告别了传统邮件来回确认的繁琐流程。”

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