文章录用后的关键一步：校样（Proof）阶段必须核实与沟通的5件事

论文经过漫长的投稿和审稿流程终于被录用了，但正式发表前还有一个关键步骤：校样（Proof）阶段。对于新手而言，这一步至关重要却常被忽视。

不同出版社的Proof环节有何差异？

· Elsevier：多数期刊采用Elsevier自有的Proof Central在线校样系统，点击邮件中的校样链接即可在线查看文章排版内容并直接修改文字、回答编辑提问。Elsevier对校样阶段修改的限制较严格，官方指南明确只有三类内容可修改：排版错误、作者信息错误、图表标注错误。

是否允许更换图片取决于特殊情况：原则上只有在“特殊情况”（如原图文件分辨率过低或图像内容存在事实性错误）下才可替换。即便如此，也需提供充分理由，经出版部门评估后方可更换，整个过程可能额外耗时。

· Springer Nature：提供e.Proofing在线校样系统。我们可在浏览器中打开交互式的XML校样，对正文、表格、图注等直接输入修改，所作更改会被记录并反馈给出版社。

Springer Nature同样强调校样改动应限于排版和小错误，制作编辑会审核作者改动以确保未违背期刊格式规范且未实质性改变论文内容。大部分Springer期刊会在作者完成校样后立即在线发表Online First，随后根据排期正式刊出。

· Wiley：Wiley期刊通常通过邮件发送PDF校样文件，并提供一个在线校对系统链接。一方面可以下载PDF核查，一方面登录在线系统对PDF页面直接标注更正和回答编辑。这一系统由Wiley合作的排版服务商提供，例如提供PDF注释工具（eAnnotate）供作者高亮并注释错误。

Wiley允许的校样修改范围与行业惯例一致：纠正文字和排版错误为主，不接受对论文结论和数据的重大修改。如果图片质量不符合要求，可在校样阶段应编辑部要求提供更清晰图片，但主动的大幅修改或替换图表不鼓励。

· MDPI：作为开放获取出版社，MDPI拥有自主开发的在线校对平台（Online Proofreading，简称OP）。我们会收到邮件通知并登录MDPI系统，在HTML界面上直接实时编辑文章的文字、公式、表格，甚至图像等元素。

MDPI的在线校样平台操作方便，所见即所得地修改后提交，编辑会再做最终检查确认。虽然技术上MDPI平台给予作者较大修改自由，但我们仍应仅限于修正错误，不应借机对论文内容做实质变更。此外，MDPI通常要求作者在24小时内完成校样，并会在校样确认后几天内将论文立即在线发布，速度较快。

各出版社的校样流程形式不同：有的在网页上直接改，有的通过PDF往返邮件。但核心原则一致：只允许小范围修正，不改变论文主要内容和结论。

Proof阶段需要重点核实的5件事

在校样阶段，我们应特别核对以下5个关键事项，逐一确认无误后再向出版社反馈确认。

作者信息和署名顺序

核实论文所有作者的姓名拼写、顺序、单位是否正确无误，包括通讯作者标注是否正确。这是作者权益的根本体现，任何拼写错误或排序问题都可能影响日后文章的引用和作者个人声誉。一旦发现作者姓名、顺序有误，应立即联系期刊更正（多数期刊允许在校样时更正此类错误）。

切记不要在Proof阶段随意新增或删除作者，否则可能被视为学术不端行为，编辑有权撤稿。因此，这一步务必仔细，确保署名信息最终确认无误。

基金资助信息

检查论文中的基金项目名称及基金号（Funding Acknowledgement）是否完整、准确，所有资助来源是否都已列出。对于国内作者而言，基金号的正确与否直接关系到课题是否被认定为结题成果——若发表论文的致谢中基金号错误，可能导致项目结题验收不被认可，这是严重失误。

一旦发现基金资助信息有遗漏或错误，在校样阶段就应提出修改。通常期刊允许我们在校样时补充或更正基金号，但需要向编辑说明原因，有时还需提供相关证明。

务必利用最后机会确保资助信息万无一失，因为一旦论文在线发表，再改动就只能发表勘误（Erratum），程序会更麻烦。

补充材料链接及文件

若论文有Supplementary Materials（补充材料），在校样时应核实这些材料是否全部附上且链接有效。出版社通常会在论文网页提供电子补充文件的下载链接，因此需检查：（a）主文内对补充材料的引用是否正确；（b）补充材料文件（数据集、附表、视频等）是否完整无误地提供。点击校样中的补充材料链接以确保能正常访问。

如果发现漏附文件、链接错误或内容不匹配，应立即告知编辑。补充材料是论文的重要组成部分，读者和引文索引机构都能看到，如果遗漏将影响论文完整性。确保Supplementary文件名、说明、所含信息都与正文对应，并确认期刊将其随论文一起发布。简而言之：不要忽视任何一个附加文件或数据，一起核对，一起完善。

开放获取授权及费用选择

检查论文的开放获取（Open Access, OA）发布选项是否正确。很多期刊在论文录用后会让作者选择是否OA发表及许可协议。

如果你选择了开放获取，需在校样阶段确认开放许可协议已签署，例如选择合适的知识共享许可（CC协议），并确保文章处理费(APC)支付事宜清楚无误。如果期刊提供多种OA选项或颜色（比如Gold OA需付费，Green OA自行存档等），此时务必确认自己选择的模式是否正确无误。

有些人可能因为经费原因改动OA决定，那就需要及时通知出版社。反之，如果不开放获取而采用订阅模式发表，也需完成版权转让协议签署等流程。曾有作者因忽略这一步，导致论文发表后未按资助机构要求开放获取，不得不请求出版社更改许可，非常被动。

小贴士：校样阶段通常会附带版权协议或开放获取选择表单，务必填写并检查，必要时给编辑去信确认费用支付和许可是否到位。

提供英文信息

最后，弄清论文正式上线发表的时间表。校样确认后，我们最好了解接下来出版流程的节点。关键包括：论文是否会立即Online First发表，还是等到排入某一期刊物？大致何时能够在期刊网站或数据库检索到？这些信息有助于你安排后续工作（如向基金委报告成果、更新个人主页等）。如果期刊编辑部未主动告知，我们可在校样回复时礼貌询问预计的上线时间和刊期安排。

多数常规期刊在校样返回后几天到数周内会先行在线发布文章摘要和全文（即所谓“published online”或“早期出版”），稍后再编入正式期次。但也有期刊严格按季度出刊，可能等到下期合刊时才上线。如果发现文章迟迟未上线且没有解释，不妨发邮件给出版社询问进展

最后，建议大家可以按照校样清样从头至尾过一遍，做到心中有数，再提交“校样无误”确认哦！