外贸人新年避雷：国外客户最烦听到的16句话！你可能每天都在说

外贸业务员和国外客户打交道，沟通得当就成了重要课题。“会说话”是一门技术活，有些话会让客户如沐春风，而有些话却因为文化差异让客户觉得很不适，甚至会直接导致损失订单。

“会说话”是一门技术活。

那么，有哪些极易踩中国外客户雷点的话呢？新年第一课，快来学习，一起避雷。

1. “Just a reminder...” / “Friendly reminder...” (当催促客户时)

当你用“只是个提醒”或“友情提示”来开头催促付款或确认订单时，客户可能会觉得你在掩饰你的紧迫感，甚至觉得有点虚伪。如果事情真的紧急，这个开头就显得不够真诚。如果不紧急，又何必催促？这会让客户感到困惑或不被尊重。

正确说法是直接、礼貌地说明情况和请求。例如：“Dear [Customer Name], I'm following up on the outstanding payment for invoice [Number]. Could you please provide an update on when we can expect settlement? Thank you.” (尊敬的[客户姓名]，我正在跟进发票[编号]的未付款项。请问您能否提供一个预计何时能结清的更新？谢谢。)

2. “It's our company policy.” (当需要拒绝客户某个请求时)

这句话听起来非常生硬、官僚，像是在推卸责任。它把个人和公司隔离开来，让客户感觉你不是一个有同理心的合作伙伴，而只是一个执行冰冷规则的机器，这会瞬间拉远与客户的距离。

正确说法是表达理解，并解释原因或提供替代方案。例如：“I understand you'd like us to [do X]. However, due to [specific reason, e.g., quality control standards / shipping regulations], we're unable to accommodate that request. However, we can offer [alternative solution] which might also work for you.” (我理解您希望我们[做X事]。但是，由于[具体原因，例如：质量控制标准/运输规定]，我们无法满足该请求。不过，我们可以提供[替代方案]，这个方案对您可能也适用。)

3. “I'll try my best.” (当客户提出要求或遇到问题时)

“我会尽力”在中文里显得很诚恳，但在英文语境中，它可能暗示着“我不确定能不能成功”或者“这有点困难”。客户听到的是不确定性，而不是你的承诺。他们希望听到的是你会处理好，而不是你只是“试试”。

正确说法是给出明确的承诺或行动计划。例如：“I will get this resolved for you by [time/date].” (我会在[时间/日期]前为您解决这个问题。) 或者 “I will look into this immediately and get back to you with an answer.” (我会立即调查此事，并给您一个答复。)

4. “You need to...” / “You should...” (给客户提建议或要求时)

这种表达方式带有强烈的命令和指导意味，仿佛你在教客户做事。即使是出于好意，这种语气也容易引起客户的反感或抵触，让他们感觉被冒犯。

正确说法是使用更委婉、建议性的语气。例如：“To ensure smooth processing, it would be helpful if you could...” (为了确保流程顺利，如果您能...将会很有帮助。) 或者 “We recommend that you...” (我们建议您...)，或者 “Could you please...?” (您能否...？)

5. “Sorry for the late reply, I was busy.” (回复稍晚时的解释)

虽然意图是好的，但解释为“我很忙”可能会让客户觉得：你的“忙”比我的事情更重要？这可能会让客户感觉他们的请求没有得到优先处理。

正确说法是简单道歉并直接进入主题，或者将原因归结为客观情况。例如：“Sorry for the delay in getting back to you.” (抱歉回复晚了。) 然后直接说：“Regarding your question about...” (关于您提到的...问题)。如果必须解释，可以说 “We were finalizing some important details on our end...” (我们这边正在敲定一些重要细节...)，这听起来比单纯的“我忙”要专业得多。

6. “As per your request...” (在回复客户要求时频繁使用)

虽然语法正确，但频繁使用会显得非常正式、生硬，甚至有点像在和客户划清责任界限（仿佛在说“我是按照你的要求做的，后果你负责”）。

正确说法是更自然的表达。例如：“As you requested, we have...” (正如您所要求的，我们已经...) 或者 “Following up on your request regarding...” (关于您提出的...请求，我们跟进如下)。或者直接陈述事实：“We have processed your order as discussed.” (我们已经按照讨论的那样处理了您的订单。)

7.“We don't have a check , until we can deliver!”

这句话听起来像是一种威胁，间接表示你对对方的付款能力表示怀疑，特别是感叹号的使用，让人更加不爽。

正确的说法应该是“我们一收到您的支票就立即供货”。从这里可以知道，回绝要求不能直来直去，表明自己立场，而不是生硬的说个“不”字。

8.“How is this possible?”

这句话一出口，客户就只想逃离和你对话。因为它带着极强的负面情绪，好似在质疑客户。这看到了，谁受得了？一旦有了不好的情绪，不管后面要接什么话语，都让客户觉得被轻视，从而直接忽略你真正想表达的东西。

9.“Don't worry”

在应对客户担心质量或交货准时性而提出疑问的时候，怎么样处理才是最恰当的呢？除了跟他拍胸脯：Don't worry. Our quality is very good. 还有更好的办法吗？

用事实说话，而非空洞的拍胸脯，效果更好。例如，你可以这样说：“Gary，我理解你的担忧——这是我们行业中的一个真实问题。让我向你介绍一下我们的质量保证流程。在行业内常见的4-5%的缺陷率下，我们与客户合作时的平均缺陷率低于2%。这就是我们如何维持这一水平的”。这种方法用真实的数据和对流程的详细解释，大大提升了客户的信心，比简单的别担心效果要好得多。

10.“Are you interested?”

这句话就像销售的灵魂拷问，太直白。

客户收到后如果一时不想回复，就直接已读不回。更高情商的说法：Would it be okay if I send over more details for your evaluation?

带点可进可退的味道，不压迫客户，却能留住对话窗口。

11.“This is our best price.”

一说这是最低价，客户就会觉得你没有回旋余地了，还怎么讲价？

正确说法是This is a professional offer based on the current quantity and specs. We’re happy to discuss further if you have specific targets.

12.“of course”

“of course”给人的感觉就是“当然是了，这还要问啊”，有种很傲慢的感觉，客户看到会很反感，所以不要说这样的词语。

想表示肯定的时候，可以直接说“yes”、“sure”、“certainly”等，这样就感觉是在平等地交流。

13.“to be honest”

想想看你是不是经常说：“To be honest，这是我们最低价了”，中国人很喜欢这么说，觉得很有诚意，事实上国外客户非常不理解，他会觉得原来之前说的都是假话？

信任一旦崩塌就很难再有，所以不要再说这些“此地无银三百两”的话了。

14.“whatever”

“whatever”确实是随便的意思，但是它也有很不耐烦的“who cares”的感觉，在美国的一项调查中，“whatever”是他们最讨厌的词语之一，你可以换成：Whatever's cool（随便什么都好）、Either is fine.

此外，多用“thank you”、“sorry”、“excuse me”、“please”、“would you”、“may I”等等这些词组，少用“I want”、“you should”这样的命令语句，都会让你的表达更加有礼貌。

15.“I'm new here，I don't know”

客户可能并不关心你是新人还是老鸟，他关心的是能满足他的需求和解决问题。以新人的身份来搪塞，会让他们觉得这个公司非常不专业，那为什么还要选择和你合作呢？

即使你是新人，在跟客户交流的过程中也不要提这件事，如果有的东西不知道，那就自己去问同事、老板，去寻找答案，而不是告诉客户。另外，当你去面对客户的时候，你就代表了公司的形象，不要做影响公司形象的事。

16.“I have to ask my boss”

我需要请示下我老板/领导，这句话在中文语境里很常见，有时候业务员会故意说这句话，以表达自己已经争取到最大优惠。但是在国外客户眼里，可能就变成了你太不专业，做不了主。

希望这些补充能帮助你更全面地避坑！语言和表达方式的技巧看起来不显眼，却无时无刻不在影响着沟通的进展。把语言的艺术融入到客户沟通过程中，就会有事倍功半的效果。

记住，核心原则是：尊重、清晰、积极、以客户为中心。

补充：

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