最高院：公司使用未备案的印章签合同，效力受影响吗？如何防范？

作者：周军律师.

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商业交易中经常会碰到，当事人为方便使用，刻有多枚公章或合同专用章，但并未在公安机关全部备案的情形。

那么，公司使用未备案的印章签合同，合同效力受影响吗？

最高院在《福建亨立建设集团有限公司建设工程施工合同纠纷再审案》中明确：

公司加盖的合同专用章与其在公安机关备案的公章不是同一枚，但不排除公司实际使用多枚公章的可能性，不能以此否定合同效力。

本案焦点是，亨立公司签约加盖的合同专用章与其在公安机关备案的公章不是同一枚，合同效力是否受影响。

亨立公司提出，其并未提起本案诉讼，理由是日期为2012年3月9日的民事起诉书原件上的亨立公司公章印文与其在公安部门备案的印章不是同一枚，同时还否认其为案涉项目的承包人。

对此,原审已查明，综合任喜民提交的证据及相关事实，可以认定任喜民有理由相信亨立公司系案涉工程的中标人和承包人。

首先，有证据证明亨立公司进驻河南省辉县市建筑市场之前，履行了相关备案手续并参与了案涉工程的投标活动。

其次，有证据证明任喜民停止施工后分别于2012年1月1日、2012年2月5日与亨立公司就工程决算签订协议，而亨立公司河南分公司被撤销设立登记的时间是2012年12月3日，说明任喜民施工期间亨立公司河南分公司依法设立并存续。任喜民基于对亨立公司河南分公司工商登记之信赖而签订、履行合同，在无证据证实其自身存有过错的情况下，相应的法律后果应及于亨立公司。

第三，尽管《天星．御墅院项目施工合同》落款处加盖的“福建亨立建设集团有限公司合同专用章”与亨立公司在公安机关备案的公章不是同一枚印章,但不能排除亨立公司实际使用的公章不只一枚的可能性，更不能以此否定该合同之效力。

因此，原判决认定亨立公司确系案涉工程的承包人，应就涉案工程项目对任喜民承担工程款支付责任，有事实依据，并无不当。

需要注意的是，虽然未备案不必然导致合同无效，但会让合同效力的证明成本升高。当公司以“公章未备案、不认可其效力”为由否认合同时，相对人需举证证明公章是公司真实使用的印章，或签约行为构成表见代理，需提交合同履行记录（如转账凭证、交货单）、沟通记录（如邮件、会议纪要）、证人证言等大量证据，若证据链不完整，可能面临败诉风险。而备案公章可直接通过公安机关备案记录佐证真实性，证明难度更低。

周军律师提醒，对交易相对人而言，签约前审慎核实印章及授权信息、签约后留存证据，是保障自身权益的关键。若已因未备案公章引发合同纠纷，建议及时梳理证据链，结合上述规则判断合同效力，必要时咨询专业律师制定应对策略，寻求有效的法律帮助，以免错失维权良机。

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