在事业单位负责固定资产管理五年,早就摸清了这份工作的“难”。小到办公用的打印机、投影仪,大到实验室的精密检测设备,全单位近千件资产的登记、盘点、流转都要盯紧。以前依赖传统条码管理,每天不是在跟难扫的标签“较劲”,就是在整理杂乱的台账,加班是常态还总出岔子。直到引入首码RFID资产管理系统,那些让人头疼的管控难题,才算真正得到解决。
一、传统资产管控的三大痛点:费力还易错
1.1 扫码难:死角难覆盖,标签易失效
传统条码管理特别让我困扰的,就是标签的读取难题。很多资产的标签贴在侧面、底部等死角,比如铁皮文件柜的内侧、大型仪器的基座,每次盘点都得搬开重物、趴在地上对准条码才能扫描。更麻烦的是,条码打印材质脆弱,长期使用后容易褪色、磨损,尤其是经常搬动的办公设备,标签模糊后只能手动登记,不仅费时间,还多次出现因标签失效导致资产无法核对的情况。
1.2 盘点繁:周期长效率低,漏错难避免
每半年一次的全面盘点,曾是特别犯怵的任务。全单位三十多个部门、近两百个办公及实验区域,近千件资产需要逐件核对。和同事带着纸质台账穿梭在各个区域,经常要连续加班近两周才能完成。即便如此,漏盘、错盘的问题还是屡见不鲜。去年盘点时,一台价值八万多元的水质检测设备被临时挪到仓库角落,我们没及时发现,直到审计核查时才紧急排查找回,耽误了不少时间。
1.3 流转乱:跨部门追踪难,台账易脱节
资产跨部门流转是管控的薄弱环节。以前全靠手写登记流转信息,经常出现记录不全、签字遗漏的情况,后续想追踪资产去向根本无从下手。有一次,科研部门借调了两台高性能电脑用于项目研发,项目结束后电脑没有及时归还,翻遍流转登记本都找不到完整记录,询问了多个相关人员,折腾了好几天才把电脑追回,既影响了资产管控,也让部门间产生了小摩擦。
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二、首码RFID系统:精准破局的智能方案
2.1 5米非视线读取:死角全覆盖,扫码更轻松
首码RFID资产管理系统更直观的优势,就是非视线读取功能。系统用电子标签替代传统条码,5米范围内无需精准对准,就能轻松读取标签信息。哪怕标签贴在设备底部、柜子内侧等死角,拿着读写器在附近扫一圈就能识别。现在盘点单个区域,不用再搬重物、趴地面,站在区域门口扫一遍就能完成初步核对,单区域盘点时间直接缩短一半以上。
2.2 10万次读写耐用标签:全周期追踪,数据不缺失
电子标签的耐用性和数据存储能力,远超传统条码。这种标签能反复读写10万次,防水、防磨损、防褪色,即便长期使用在移动资产上,也能保持完好。更重要的是,标签可记录资产从采购入库、部门领用、跨区流转到报废处置的全生命周期信息,数据实时同步到系统,彻底解决了传统条码磨损失效导致的数据缺失问题,每件资产的流转轨迹都清晰可查。
2.3 效率提升50%:盘点周期缩短,零误差管控
全面盘点再也不用“熬大夜”了。借助首码RFID技术,系统能自动采集资产数据,无需人工逐件记录,不仅杜绝了漏盘、错盘的问题,盘点效率还提升了50%。以前需要近两周完成的全面盘点,现在三四天就能搞定,实现了资产“零误差追踪”。今年上半年盘点,我们提前完成工作,拿着清晰的电子台账对接审计,整个过程顺畅又省心。
三、管理升级:从“被动管控”到“主动掌控”
3.1 跨部门流转:实时追踪,流转更规范
首码RFID资产管理系统彻底解决了跨部门流转追踪难的问题。现在资产流转时,只需用读写器扫描标签,系统就会自动记录流转部门、责任人、预计归还时间等信息,资产去向实时可查。上个月行政部门借调三台投影仪用于大型会议,我在系统里随时能查看投影仪的使用状态和当前位置,到期前系统还会自动提醒归还,再也不用逐人打电话追问,部门协作更顺畅了。
3.2 人力成本优化:解放双手,聚焦核心工作
系统的自动数据采集功能,大幅降低了人力投入。以前我和同事要把大量时间花在手动登记、台账整理、重复核对上,现在这些工作都能由系统自动完成。我们从繁琐的重复劳动中解放出来,有更多精力梳理资产配置合理性、推进闲置资产盘活等核心工作。引入系统后,我们部门在资产管理上的人力投入减少了三分之一,工作质量和效率却显著提升。
对固定资产管理员来说,选对工具能少走很多弯路。首码RFID资产管理系统用技术手段,把以前的“被动管控”变成了“主动掌控”,彻底告别了资产“糊涂账”。它不仅精准解决了传统管理的扫码难、盘点繁、流转乱等痛点,还让资产管控更高效、更精准、更省心,无疑是事业单位优化固定资产管理的优质选择。
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