公章管理审计：查出16个典型问题…（尽早核查）

“我只是觉得盖章流程太麻烦，就自己刻了一枚”

"真的只盖了3份合同，我发誓绝对没有用于其他地方…”

数年前，团队某次审计发现某岗位私刻公章后，其惶恐解释的场面犹在眼前。

公章身形虽小，却代表着单位的正式的话语权，关乎合同效力、权益归属，自然也是老板们重点盯防的风控核心。这些年，各类争夺公章的案例被各路媒体频频报道，小伙伴们一定有所耳闻。

但在审计实务中，我们总能发现，不少单位的公章管理形同虚设，私自用章、空白页盖章、电子印章滥用等问题频发，轻则引发经济纠纷，重则滋生舞弊犯罪，可谓给各类单位埋下重大隐患。

结合这些年的审计实战经历，梳理出公章管理相关的 16 个典型问题，小伙伴们们可参考对照自查。

一、印章存放与基础管控类 1. 实物存放失控，随意摆放无管控

这个问题，想必不少小伙伴都见过这个场景，某些单位公章放在普通未上锁抽屉，有的甚至随意放在桌上，谁去了自己动手盖就行，这可谓是最基础也最要命的问题。有的保管人下班时随手将公章带回家，无需申请，也不用登记。

要知道，一旦公章落入他人之手，极易被用于虚假合同、担保等违规行为。审计要重点核查：公章存放地点是否固定、是否配备专用保险柜、保管人是否专人负责，钥匙 / 密码是否有效管理（某些管理严格的单位须二人方可开启）。

2. 多人共管却无制衡，责任悬空

接着上一个问题提到的多人共同管理的事儿，某些单位为规避一人独管风险，设置多人共管公章，但实际执行中变成谁都能管、谁都不负责。比如公章保险柜两把钥匙分属两人，却可单独借用钥匙接触公章；或审批与保管岗位交叉授权，缺乏复核机制。

审计曾查出，某单位A、B两人共管公章，A单独借走钥匙盖章后伪造担保文件，事后双方互相推诿责任。审计需核查共管岗位的权责划分、钥匙 / 密码的使用登记，确认是否存在制衡漏洞。

3. 紧急用章流程缺失，临时操作无规范

夜间、节假日等非工作时段的紧急用章需求，往往成为管控盲区。部分单位无紧急用章审批流程，仅靠口头请示领导就盖章；或由值班人员代盖，无专人复核、无事后补充记录。

比如节假日突发合作签约需求，业务人员直接电话联系印章管理人员（因其住所较远，直接告知业务人员印章保险柜密码，由其自行盖章），后续发现合同条款与经线上审批的文本不一致，导致单位权益受损。审计重点关注：是否制定紧急用章专项流程、是否有双人复核要求、事后是否在规定时限内补全审批手续。

4. 异地用章管控空白，总公司失能

集团型企业的分公司、项目部等异地机构用章，常出现 “天高皇帝远” 的失控局面。部分单位未对异地公章制定专项管理规则，异地用章无台账、无有效审批，甚至存在异地机构为图方便私刻公章的情况。

审计发现，某建筑企业项目部为方便施工，私刻公司公章用于材料采购，总公司半年后才察觉，已引发多起货款纠纷。审计需核查异地公章真伪和备案登记、用章台账上报机制、总公司定期抽查记录，确认异地用章不脱离管控。

二、用章审批与使用类 5. 用章审批流于形式，先盖章后补批成常态

某些单位虽有审批流程，但实际执行中完全走样。要么是领导口头同意就盖章，事后补审批；要么是审批单仅写 “用章”，不附具体文件，审批人根本不清楚用章内容。

审计时只需比对用章台账与审批文件，就能发现大量 “审批滞后”“无文件审批” 的情况。须不知，这类问题往往为虚假交易、违规担保打开方便之门。

6. 私自用章藏隐患，无记录无追溯

个别员工利用保管或接触公章的便利，私下为个人或外部单位盖章。比如审计曾查出，行政人员私下为朋友盖了公司公章的收入证明，后续引发劳动纠纷；业务人员未经审批，私自盖合同承接项目，造成公司损失。

审计需重点核查：用章台账与实际用章文件是否一一对应，反向抽查合同、证明等文件的用章痕迹，结合监控记录排查异常用章行为。

7. 公章擅自外带，全程无监管

因业务需要外带公章时，未履行严格的外带审批手续，也无专人陪同。有的员工将公章带往异地谈判，随意放在行李箱；更有甚者，外带期间将公章交由他人保管，完全失控。

审计要关注：印章外带借出审批单是否明确外带时间、用途、陪同人员，返回后是否及时核销，有无外带期间的用章记录佐证。

8. 空白页盖章泛滥，后续用途难管控

为图方便，部分单位会提前在空白纸张、空白合同上盖章，后续按需填写内容。审计发现，这类空白盖章文件极易被篡改，用于虚假交易、债务确认等违规场景，且难以追溯责任。

如发现此类嫌疑或收到举报，审计要有限调取监控记录，访谈举报人或周遭人员，并基于获取的信息与当事人正式谈话，明确告知风险与责任，核对空白盖章文件的最终去向，确认是否存在未收回、未销毁的情况。

9. 公章外借无管控，沦为他人工具

未经严格审批，将公章外借给关联公司、合作单位甚至个人使用。有的单位，特别是中小企业，为帮朋友忙，随意外借公章，后续被用于违规担保、虚假合同，给公司带来巨额损失。

审计关注：外借审批流程、外借期间的用章监管、外借公章的归还核销，核查是否存在外借后滥用的情况。

三、台账与交接类 10. 用章台账不完整，追溯链条断裂

用章台账是核心追溯依据，但不少单位的台账形同虚设：要么不记录用章内容，只写用章 1 次；要么漏记、补记，甚至无台账。

一旦出现问题，无法通过台账核查用章时间、用章人、用章用途，责任认定陷入僵局。审计需核对台账与实际用章文件、审批记录，核查台账的完整性和真实性。

11. 公章交接不规范，责任划分不清

人员离职、岗位调整时，公章交接无书面记录，仅口头交接；或交接记录不明确，未注明公章数量、状态，甚至遗漏废旧公章。

有审计伙伴就曾遇到过，前任保管人离职时未交接废旧公章，后续被其利用盖虚假文件。交接环节需重点查：交接清单、双方签字、监交人在场情况，确保交接全程留痕。

12. 废旧公章未处置，流散在外有风险

公司注销、变更名称后，废旧公章未按规定销毁或封存，而是随意丢弃、由个人保管，甚至被他人取得后滥用。

审计发现，部分单位的废旧公章随意扔在角落，无人管理。这类公章虽已失效，但外部人员难以辨别，易引发法律纠纷。审计需核查废旧公章的登记、审批销毁记录，确认是否按规定交由公安部门或指定机构处置。

四、电子印章专属类 13. 电子印章权限混乱，操作无痕迹

近几年，随着电子印章逐步推广，新型问题也在出现。审计就有发现，部分单位电子印章权限设置不合理，多人共享电子印章账号，离职人员未及时注销权限；电子印章随意导出，脱离系统管控。

更有甚者，电子印章操作日志缺失，无法追溯用章行为。审计需查：电子印章账号与权限清单、操作日志、离职人员权限注销记录，核查电子印章的管理和使用安全。

14. 电子印章滥用，导出后无管控

有的员工将印章制作导出为特定图片格式，存放在个人电脑或手机中，未经审批就用于电子文件；甚至将电子印章图片发给他人，造成滥用。

这类行为打破了电子印章的系统监管，风险不亚于实物公章失控。审计需通过 对比电子印章系统日志与使用记录、用章申请记录，用章文件，核查不匹配的情况。

15. 电子印章与实物印章衔接混乱，效力存争议

部分单位未明确电子印章与实物印章的适用范围，同一业务既盖电子章又盖实物章，或重要合同用电子章、普通文件用实物章的规则模糊；甚至出现电子印章与实物印章用章记录不互通的情况。

如，某公司一份合同同时存在电子和实物两个印章版本，后续引发合作方对合同效力纠纷。审计需核查：电子与实物印章的使用范围划分制度、两类印章的用章记录联动机制、电子印章的法律效力备案情况。

五、监督问责类 16. 监督问责缺位，问题屡改屡犯

一些单位未明确印章管理规范，也缺乏对印章管理的常态化监督，仅在出现问题后才追溯；对违规用章行为，多以口头批评了事，从不严肃问责。

如此一来，自然导致员工对公章管理缺乏敬畏心，问题反复出现。审计要关注：是否建立印章管理制度，定期检查机制，违规用章后是否有明确的问责记录，整改措施是否落地。

文末想说，公章管理的实质不是管章，而是管人、管流程。

从审计视角看，公章管理的风险点贯穿于存放、审批、使用、交接、销毁全流程，还覆盖实物与电子双维度、总部与异地多场景，任何一个环节的疏漏，都可能引发系统性风险。

在此，建议各单位审计伙伴结合这 16 个典型问题，适时地开展专项审计，推动建立专人保管、严格审批、全程留痕、持续监督的闭环管控机制，守住企业的 印章安全底线。

作者简介：杨彬彬老师，内审网实务咨询专家，审计网校实训导师，价值导向审计倡导者和践行者，撰写内审、内控实务文章作品七十余万字。杨老师长期深耕于审计内控行业，多年以来在中国大型会计师事务所、多元化集团、美国纽交所、纳斯达克上市公司从事或负责审计工作。持续倡导“以合法为前提，以充分平衡风险、成本、效率为原则，以促进组织更好生存和发展、更高效实现战略目标为根本宗旨”的工作理念，始终秉持“助力同仁成长、助推行业发展”之初心为内审内控伙伴分享经验、谋划方案、排忧解难，获广泛认可。

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