协同办公的iPhone时刻：WPS 365给出了AI时代的“中国解法”

文｜白 鸽

编｜王一粟

“一场会议开下来，纪要要花2小时整理，后续跟进的人还要翻遍十几个聊天群、几十份散落在不同云盘的文档，才能搞懂前因后果。”中集集团首席信息官潘进杰说道。

潘进杰的吐槽，也道出了无数企业的办公痛点。

同时，生成式AI掀起办公革命，企业们满怀期待引入各类智能工具，却发现又陷入新的困局：

财务数据锁在ERP系统，客户资料躺在CRM软件，研发文档存在私有云盘，而AI工具只能在各自的“数据孤岛”里打转。

某制造企业IT总监曾吐槽：“我们买了三种AI工具，分别处理文档、表格和会议纪要，但它们就像三个互不说话的机器人，永远没法协同解决一个完整业务问题。”

金山办公首席执行官章庆元点破了其核心矛盾：“AI不是简单的功能加法，它正在倒逼软件架构发生代际变革。传统分散式工具的拼接模式，已经无法承载企业对智能协同的需求。”

金山办公首席执行官章庆元

那么，AI时代新协同办公范式到底应该是什么样的？

“AI时代的协同办公软件，必须告别工具属性。它要成为知识的容器、数字员工的载体、能力的提供方。”章庆元如此说道。

这背后最关键的，就在于企业要基于私有数据知识，构建专属于自己的企业大脑，还要做企业内部各种系统协同应用，及数据安全防范等，“这事儿靠我们自己肯定干不来。”潘进杰坦言。

金山办公WPS 365的升级，或许给企业AI办公的变革，打了个样。

在日前举办的金山办公“WPS 365 AI协同办公大会”上，WPS灵犀企业版、轻舟引擎等战略级产品的发布，与其说是一次常规的产品升级，不如说是一场彻底的软件基因重构。

WPS 365要做的，不再只是另一个智能工具，而是支撑企业所有办公场景的“操作系统”。

其为企业构建的“企业大脑”，正是通过将沉淀在历史文档中的知识重新激活、存储、治理和应用，最终实现“懂数据”“懂组织”和“懂业务”。

金山办公也用实际行动证明：AI早已不是办公软件的“附加插件”，而是驱动一切的“核心中枢”；未来的办公协作，也将从低效的“人找人”，升级为精准的“知识找人”。

企业AI大脑背后，要建对“燃料库”

众所周知，往往越大的企业组织，内部组织系统架构越复杂。

“我们金山办公现在总员工人数只有5000多人，但内部系统数量已经非常多。”金山办公副总裁王冬说道，“随着每个组织规模的不断壮大，往往内部系统也一定会越来越多。”

同时，员工办公往往主要由两个部分构成，一是文档处理，二则是日常沟通。

在王冬看来，目前市场中的AI产品更多是解决沟通的问题，文档处理要么是WPS、要么是Office，“而如果没有文档，日常聊天都仅仅是碎片化知识，很难形成体系化知识。”

这带来的重要问题在于，企业内部系统林立，各个系统的信息壁垒“墙”会越来越⾼，这就导致企业数据都是散落在各地，最终形成数据孤岛，让AI很难在安全可控的条件下利用好这些数据。

因此，数据孤岛以及因此导致的AI能力的割裂，无疑成为了AI在企业落地的最大拦路虎。

而想要解决企业数据孤岛问题，不能靠接口对接，必须从架构上实现“物理合体”，就像把散落的珍珠串成项链，不如直接打造一个完整的皇冠。

一站式协同办公，则成为了AI时代企业智能化的必经之路。

“道理很简单，AI的智慧是来自于数据和上下文的。如果企业用的工具是割裂的，文档在微软，开会在Zoom，邮件在Gmail，沟通在Slack······那数据就是一座座孤岛，AI是没法跨越这些软件的边界去理解业务全貌的。”金山办公高级副总裁毕晓存对光锥智能说道。

WPS 365的“物理合体”，本质上就是一站式架构的重构。

它将消息、文档、会议、邮件、工作台、智能文档库等全产品矩阵无缝整合，实现了四个关键统一：入口统一、集成统一、数据统一、管控统一。

这意味着，员工无需再在十几个软件间切换，所有办公场景都能在一个平台完成；数据也不再需要手动导出导入，而是在统一的数据中台里自由流转。

“通过统一入口，实现企业统一的非结构化数据归拢，并实现组织整体步调一致、数据归一。”王冬说道，“书同⽂，车同轨，只有这样才是最⾼效、最有效的办公⽅式。”

在这一理念下，此次发布会上，金山办公WPS 365也展示了其中最为重点的六大产品，包括：WPSOffice、WPS协作、WPS会议、WPS邮件、WPS工作台、WPS智能文档库等。

在这其中，被金山办公改得最深的产品，就是WPS智能文档库。

“它本质上已经脱离了简单的同步盘的作用，现在能够利用最低成本的文件拖拽方式，实现后续整体知识治理模块的升级，能够自动对⽂档进⾏识别、分割、治理、⼊库，使企业文档内容真正变成企业知识。”王冬说道。

这是WPS 365针对文档的数据收集归拢，而针对日常沟通而散落的数据，WPS 365则构建了WPS团队空间这一产品。

以⾦⼭办公为例，很多项目周期可能都长达半年到一年的时间，这可能就会导致各种群聊的裂变，甚至演变成100-200个群聊，而整个项目的各种信息，可能就散落在这些群聊当中。

“因此，我们就思考能不能把所有的群、所有的核心文档，包括开过的重要会议，甚至项目日历等，全部有序地放在一起。”王冬回忆道。

也正是基于这一想法，金山办公在WPS 365中推出了WPS团队空间模块，让整个项目所有信息都变得清晰可见，即使有新人加入这个项目，也能够快速了解项目动态。

“WPS 365做的这个‘物理合体’，本质上是打通了底层的数据湖。只有在这样一个统一的底座上，AI才能同时做到‘懂数据、懂组织、懂业务’。”毕晓存说道。

在其看来：“它能结合会议纪要、组织架构和文档内容来综合处理任务。所以说，不解决数据聚合的问题，企业里的AI就永远只能是局部智能，做不到全局智能。”

而只有打通了底层数据，AI才能真正同时“懂数据、懂组织、懂业务”。基于此，不难看出，一站式协同办公，将是构建企业级Agent的技术前置条件。

破解能力割裂，让AI从会说话到能做事

想要真正成为企业办公大脑，光有数据不行，还需要给大模型安装“手脚”。

章庆元表示，协同办公软件中的“企业大脑”一定要有大模型引擎，同时要有执行任务的“手脚”，即MCP（模型上下文协议）或API（应用程序编程接口）。

“训练大模型有很多成熟解决方案，而金山办公能帮助企业激活全域知识，并利用知识更好地驱动‘企业大脑’做出决策。”他说。

这其中，想要真正把数据变成AI能够理解的企业知识，主要面临两个难题：

一个是企业当中虽然有大量知识，但在这些知识中也有大量的表格和图片信息，AI大模型其实很难理解这些表格中的内容，如何解析这些表格及图片知识则成为了难题。

二则是现阶段主流技术还是RAG为主，其是一种相对粗暴的分片技术，即把一个文档分割成不同的板块让AI去理解，这就会导致存在AI的上下文逻辑错位等问题。

为解决这两大难题，金山办公研发了MonkeyOCR技术和KAG（Knowledge-Augmented Generation）架构。

相比于传统的OCR技术只能识别文字，无法理解上下文关系和图形含义，MonkeyOCR核心是理解文档的结构和语义，它能自动拆解多模态文档，区分文字、表格、图形、公式，甚至能理解标注对应的是哪个部件，图表表达的是什么逻辑。

MonkeyOCR v1.5再次突破多模态文档解析性能上限

比如在汽车售后场景中，技师只需拍下故障部位的照片，AI就能通过MonkeyOCR识别相关维修文档，自动提取解决方案，将单故障处理时间从10分钟压缩到1分钟。

据悉，MonkeyOCR在国际权威文档解析榜单OmniDocBench V1.5中，全球第一。

金山办公的KAG（Knowledge-Augmented Generation）架构，则主要是在RAG基础上增加“知识图谱层”：先对企业私域数据进行治理，剔除错误、过时信息，建立知识间的关联，AI生成内容时，会从知识网络中精准调取信息，确保每一个结论都有依据。

王冬分享了一个亲身案例：他想不起某客户是公网还是私网部署，向AI提问后，得到的答案不仅明确是“私有化”，还附带了原因——“该企业2022年出过数据安全问题，因此优先选择私有化”，甚至提醒“有另一家同名客户为公有云部署，请注意区分”。

“这就是KAG价值，AI不是在编答案，而是在查资料，每句话都能追溯到具体数据。”王冬说。

如果说MonkeyOCR和KAG是AI的“感知系统”，那么原生智能体就是企业AI的“执行系统”。

这里的原生智能体，主要是指金山办公推出的数字员工2.0版本，其已经不再是简单的聊天机器人，而是能深度参与业务流程的“虚拟同事”。

其升级的核心，是“私域知识+工具接口+任务拆解能力”的三者融合：

即AI不仅能理解自然语言，还能调用企业私域数据，对接文档编辑、流程审批、会议管理等工具，自动拆解复杂任务、完成端到端执行。

小K同学，是金山办公的1号数字员工。

一次复杂项目上线后，因整个项目周期很长，王冬忘记了其中很多细节，于是将所有相关的聊天记录、文档、会议录音、邮件都发给小K同学，要求整理一份时间轴。

很快，一份详实的复盘底稿就生成了，包含每个时间点的负责人、关键指标、问题处理方式，其细致程度远超人工整理。

“以前复盘这样的项目可能要花一整天，现在几小时就能完成，而且质量更高。”王冬说道。

更重要的是，数字员工能融入企业的协作场景：在聊天群里，它能自动总结待办事项、分配责任人；在OA审批中，它能自动核对数据、识别风险（比如员工申请电脑的单价正确但总和错误）；甚至离职员工的数字分身，能通过自然语言聊天的方式，将留存的知识传递给新员工。

“在我们看来，AI绝对不只是给软件加个锦上添花的‘功能’，它其实是在重构软件底层的交互逻辑。我们之所以强调‘原生智能体’，就是因为我们判断，未来的软件不应该再是让人去适应菜单、去点击鼠标，而是应该让人通过自然语言直接指挥软件干活。”毕晓存说道。

这场从图形交互（GUI）到自然语言交互（LUI）的跃迁，是金山办公37年积累的一次自我革命。毕晓存认为：“要做到这一点，相当于对我们积累了30多年的代码进行了一次‘软重构’。”

而金山办公为了填平这个沟壑，做了大量上下文工程和模型微调，让模型真正读懂文档的结构树，这样才能真正实现对文档的直接操作，而不是挂在旁边陪聊。

从小切口到价值闭环，不做“演示型AI”

数据是企业价值的核心，从数据的收集、治理再到全栈应用，则必须要保障在数据安全的场景下，才可以，毕竟如果数据安全没保障，再好用的AI，企业也不敢用。

与此同时，对于很多企业来说，成本也是其考虑是否要推进业务发展的关键因素之一。

金山办公用“全栈信创+原生私有化+极致性价比”的组合拳，守住了企业AI落地的“生命线”。

传统私有化部署有个痛点：厂商往往把公网架构“压缩”后搬到企业内部，导致起步就需要数百台机器，成本高昂。

金山办公新推出的轻舟引擎，采用“原生私有化”设计，从功能研发到架构设计，全程考虑企业内网环境，支持“单元化部署”：最低3台机器就能支撑数百人使用，随着规模扩大可灵活扩展到数百台机器集群，覆盖几十万人的大型企业。

这种架构带来了极致的成本优势，企业最开始无需投入过多的算力集群，而是可以随着企业规模的扩张，而不断增加新的算力。

同时，WPS365采用了一站式整合，但这种整合“却是加量不加价，价格友好。相比于分散采购多种工具，WPS 365相当于整合了‘Microsoft Office+Zoom+Adobe PDF’等多种产品，但总体拥有成本仅为行业平均水平的不到三分之一。”王冬说。

这背后则是采用WPS 365一站式平台，本质上是用高度整合、成本可控的解决方案，替代了由多种高价、分散的国外软件所构成的办公体系，实现了‘一份投入，多重价值’。

另外，“企业级AI落地，最怕的是‘大而全’，什么场景都想覆盖，最后什么都做不好。”王冬在大会上分享的方法论，道出了金山办公的落地逻辑。

即企业AI落地，要选高价值场景，找小切口，不断优化，做大纵深，最终形成价值闭环。

如与华为合作时，金山办公没有一开始就铺全场景，而是先聚焦“技术文档生成”——华为内部技术文档占比超50%，过去写一份专利文档要3-5天。通过AI辅助，华为将专利文档撰写时间缩短至半天，“先把一个场景做透，看到明确的价值，再拓展到其他场景”，王冬说。

在客服场景中，这个方法论同样见效。

金山办公有庞大的客服团队，过去用户问“文档无法保存怎么办”，客服需要手动查询知识库、组织话术。通过AI，客服系统能自动生成“对内话术”（给客服讲清技术原理）和“对客话术”（给用户讲清操作步骤），客服从“直接响应”变成“知识库运营者”——如今，金山办公80%的客服问题由AI直接解答，客服只需处理复杂问题和优化知识库，效率提升3倍。

从数据打通到能力嵌入，从安全成本控制到小切口落地，金山办公的企业级AI实践，核心只有一个——让AI懂业务。

它不是用大模型参数标榜实力，而是用中集的会议效率提升、齐鲁制药的合规报告加速、中船动力的研发文档管理，证明AI能解决实际问题；它不是用炫技功能吸引关注，而是用KAG架构、MonkeyOCR、轻舟引擎，构建“数据-能力-安全”的完整落地链条；它不是追求“大而全”的覆盖，而是用“小切口、大纵深”的方法论，让AI真正融入业务流程。

正如章庆元在大会上所说：“我们不售卖‘企业大脑’，因为企业大脑属于企业自己。金山办公要做的，是帮助每一家企业，构建属于自己的、懂数据、懂组织、懂业务的企业大脑——让AI不再是悬浮的概念，而是驱动业务增长的新质生产力。”

当越来越多的企业通过WPS 365实现AI落地——从30天的评审周期压缩到7天，从2小时的纪要整理缩短到40分钟，从“人找知识”变成“知识找人”，AI时代的企业变革才算真正落地。

而金山办公，正是这场变革中最扎实的“实践者”与“推动者”。