听说你被公文“憋”得很难受？我找了个“实习生”帮你扛雷

你是不是也经历过这种“至暗时刻”：

领导微信“叮”一响，你心里就“咯噔”一下。点开一看，果然：“写个XX通知，急！”
你对着电脑，手指放在键盘上，十分钟憋不出八个字。格式是啥？开头咋写？那个词儿该咋说才显得专业又不装？感觉自己像个没带字典的小学生，别提多无助了。

别慌，你这感觉我太懂了。说白了，写公文有时候就跟让一个厨子去修水管——不是不会，是工具不顺手，心里没底。

但现在，不一样了。我给你找了个“秘密武器”——AI。你先别把它想得多高大上，就把它当成一个刚来的、任劳任怨、还不用你发工资的实习生。

这个“实习生”牛逼在哪呢？它读过全天下所有的公文，格式、套路门儿清。但它也有个毛病：死脑筋，你不说清楚，它就瞎干。

所以，这篇东西，就是教你咋当好这个“实习生”的领导，让它给你老老实实干活。

第一部分：咋给这个“实习生”派活？——你得把话说明白！

你想想，你要是跟真实习生说：“喂，写个通知。”他肯定也蒙圈。对吧？

所以，叫AI干活，核心就一条：像跟你家那个“不太聪明”但很听话的小爱同学说话一样，事无巨细。

错误的派活方式（领导式）：
“写个会议通知。”
（结果：它给你个漏洞百出的模板，你得从头改，比你自己写还累。）

正确的派活方式（老妈子式）：
“喂，实习生，听好了啊：

1. 为啥要写：咱公司下周一要开全员大会，讲新的考核办法。
2. 你是谁：你现在是公司行政部的老大。
3. 要干啥：写个正经的公司通知。
4. 要写成啥样：时间、地点、谁必须来、会上要讲啥，这几点一个都不能少。最后再加一句‘谁也不准迟到’，语气厉害点儿。对了，结尾别忘了落款和日期。”

你看，当你像交代工作一样，把前因后果都讲明白，这个“实习生”交上来的稿子，基本就能看了，你稍微改改就能交差。

去哪找这个“实习生”？

• Kimi、文心一言这些国产的就行，用起来跟微信聊天差不多，关键是它们懂咱中国的“官样文章”，免费的就够你使了。
• ChatGPT也行，但它像个外国回来的高材生，有时候思路太飘，你得盯紧点。

第二部分：实战！手把手教你派三个具体活儿

光说不练假把式，咱直接上案例。

活儿一：跟领导要钱（写“请示”）

• 你这么跟“实习生”说：

“实习生，你现在是XX部门的项目经理。咱们服务器快撑不住了，想跟总公司申请10万块钱买台新的。你写个请示，开头就说清楚现在多卡、多影响干活；中间算笔账，这10万块具体要花在哪儿；结尾记得写上‘求领导批准！’”

活儿二：跟领导汇报这季度干了啥（写“总结”）

• 你这么跟“实习生”说：

“我这季度干了一堆活儿，都记在这流水账里了【把你的工作清单贴给它】。你帮我整理一下，分成四块：1. 我都干了啥；2. 干成了啥（这里吹吹牛，突出一下成绩）；3. 哪儿没干好（适当认个错）；4. 下季度打算咋干。别光说空话，把具体的数据给我标出来。”

活儿三：把又臭又长的报告变成“压缩饼干”（写“简报”）

• 你这么跟“实习生”说：

“这儿有个几千字的报告，领导没空看。你帮我提炼成500字以内的‘压缩饼干’，就把最关键的三个成果和两个最让人头疼的风险告诉他就行。”

这么一来，你拿到手的就不是一张白纸，而是一个已经搭好骨架、填了不少肉的半成品，你只需要修修补补，看看哪儿不顺眼，给它“人味儿”就成。

第三部分：高级玩法——让你从“监工”变“大师”

等混熟了，你可以让这个“实习生”干点更细的活儿：

1. 当你的“词语替换器”：觉得“高度重视”这词都用烂了？就问它：“‘高度重视’换个说法，还有啥？”
2. 当你的“语气调节钮”：觉得某句话写得有点硬，怕得罪人？就说：“把下面这话说得客气点，但咱也不能跌份儿。【把原文贴给它】”
3. 当你的“格式挑错器”：写完了，不放心格式？直接让它：“帮我看看这玩意儿的格式、标点有没有啥硬伤。”

最后，也是最最最重要的一点：你才是老大！

这个“实习生”再能干，它也不用替你挨领导的骂。所以，最后这步你亲自把关，比啥都重要。

1. 数字和人名必须亲自核对！这“实习生”偶尔会犯“聪明病”，自己编数据。所有关键数字、人名，你必须像侦探一样核对一遍，这是你的“铁饭碗”，不能丢。
2. 给公文加点“你家味儿”。AI写的东西标准，但没个性。你得把你们公司内部常说的那些“黑话”、那种感觉加进去，让公文一听就是“咱家人”写的。
3. 用你的“人脑”感觉一下。最后通读一遍，用你混迹职场多年的直觉品一品：这话说得够圆滑吗？逻辑通吗？给领导看会不会被怼？这份“感觉”，是AI永远没有的。

总结一下：

别再吭哧吭哧地从零开始了。你把AI当成你的“超级键盘”、“素材库”，让它去干那些重复、繁琐的“体力活”。

而你，省下这宝贵的一两个小时，去干点啥不好？去摸鱼……啊不是，是去深入思考、去沟通协调、去干那些真正体现你价值的事儿。

从今天起，写公文这事儿，你就负责“动动嘴”（给AI下指令），然后“点点头”（最终拍板）。

希望这个“实习生”，能让你早点下班，笑容重回脸上。