低效的会，是对员工生命的浪费

请问，你有没有参加过这样的会议？

会前，发起人在日历上圈了一个时间，留下一个模糊的标题。没有议程，没有需要提前阅读的材料。你带着一脸的困惑，走进会议室；会中，果然变成了“想到哪儿说到哪儿”的漫谈。有人在不停地说，有人在埋头打字。一个小时过去，只能“时间差不多了，今天就先到这里”；会后，什么也没留下。没有待办，甚至没有纪要。就像失忆了一样。等到下一次开会，又把同样的问题，再拿出来讨论一遍。

这样的会议，只消耗时间，不消灭问题，真的特别让人讨厌。

但是，就是这么让人讨厌的会议，每天都要在无数的办公室里，反复上演。

为什么会这样？为什么我们总会掉进同一个坑？这个问题，到底要怎么解决？

带着这些疑惑，我和飞书的伙伴们，好好地聊了聊。不仅是因为，他们这两天刚刚对“飞书智能会议纪要”的能力，进行了升级。更是因为，这些年来，他们在“开会”这件事上，有着不少独特的思考和尝试。

聊完之后，有种特别强烈的感觉。

很多人今天正在开的会，其实是“上个时代的会”。这种低效的会，是对员工生命的浪费。

而有的人借助AI，已经开上了“下个时代的会”。这种高效的会，才是对组织智慧的沉淀。

什么意思？为什么这么说？

今天，与你分享。

上个时代的会，有三个典型的特点

什么是“上个时代的会”？

这种会，有三个特别典型的特点。

第一个特点，议而不决。

一场没有议程的会，就像一艘没有航线的船。所有人都在拼命划桨。但没有人知道要去哪里。

一旦“没有人知道要去哪里”，走进会议室，就会像走进一个“自由市场”一样。每个人都在兜售自己的想法。但是，没有一个共同的目标，可以来衡量这些想法。

慢慢的，会议就会失焦。

主题从A，到了B，又拐到C。表达欲强一些的人，一讲就是半个小时，把会议变成了他的个人主场。相对沉默的人，可能全程一声不吭，只是在物理上出席了这次会议。甚至，讨论了半天，才发现能做决策的那个人，根本就没有被邀请，决策所需要的数据，也根本就没有准备好。最后，主持人只能出来打圆场，说我们今天讨论得很好，碰撞出了很多的火花。下次我们再约个会，叫上谁谁谁，继续深入一下。

所有人都投入了时间和精力，但会议的核心产物，也就是“决议”，根本就没有产生。这艘船，只在原地打转了一个小时。

第二个特点，决而不行。

比原地打转更让人沮丧的，是船已经靠岸了，但下了船，又不知道该干什么了。

有些会，其实开得不错。讨论了很久，终于达成了一个共识，形成了一个决议。所有人都松了口气，觉得时间没白花。但是，这个决议，并没有变成一个清晰的、可执行的、有明确责任人和截止时间的待办事项。它变成了一句写在沙滩上的话。一个浪打过来，就消失不见了。

为什么会这样？

因为很多人在会后，收到的是一份长长的会议纪要。打开一看，几万个字，从头到尾记录了每一个人的发言。

但是，这份纪要，只复制了会议的“过程”，并没有提炼出会议的“结果”。

于是，谁来做？做什么？什么时候完成？验收标准是什么？这些最关键的信息，就埋在了几万个字里。没人提炼，没人分配，没人跟进。

好不容易达成的决议，也只能被慢慢遗忘。

第三个特点，行而无果。

最最最让人绝望的，是决议产生了，待办也形成了，但下一次开会，又发现事情还是没办成。

会议纪要上，确实清晰地写了“A同学，负责X任务，下周三前完成”。但是，真的执行起来，A同学可能会遇上意想不到的困难，也不知道该向谁求助。B同学负责的任务，可能需要C同学提供一些数据支持，但他不知道C同学什么时候可以完成。C同学其实早就准备好了数据，但又没人知道。

这些问题，直到下一次开会，才会被一起摆上台面。原来，你卡在这里。原来，他需要那个东西。原来，那件事早就做完了。

然后，又要花时间，重新协调，重新分配。

议而不决。决而不行。行而无果。

这三件事一旦发生，会议就会掉进一个“无效-再开-无效”的恶性循环。

而这个循环，必然会蚕食掉我们的热情和生命力。

“会议”这件事，至少走过了三个时代

那么，问题来了。

道理，其实并不复杂。可为什么依然有大量的组织，掉进了这个恶性循环？

一个特别重要的原因是，协同工具的代际，影响了会议效率的代际。

什么意思？

开不好会，可能不是因为我们不知道“如何开会”，更不是因为我们不够努力。而是因为，很多人手中的“武器”，还停留在上个时代。但是，“会议”这件事本身，却至少走过了三个时代。

第一个时代，叫“口头时代”。

这个时代，信息，是高度依附于个人的。

会议的内容，可能是办公室里的谈话，可能是会议室里的约定。但会议的成果，取决于参会人的记忆力的总合。最终形成的经验、知识，也不属于组织。它们只属于个人。

这种形态，在今天的很多小团队里，或是夫妻老婆店里，依然是主流。因为它非常灵活。

但是，它也极其脆弱。记不住，会议就失效了。人走了，知识也就跟着走了。

第二个时代，叫“手写时代”。

这个时代，我们开始使用纸笔，使用电脑，使用Word和Email。开完会，也有人专门去整理会议纪要。

这是一个不小的进步。因为信息，开始被“记录”下来。组织，也开始有了初步的“记忆”。

但是，这种记忆，依然是死的。本质上，它是一块“会议的化石”。一份几十页的，躺在文件夹某个角落里的Word，只能证明会议存在过，但你很难从中挖掘出有用的信息。

这种“存档式”的记录，满足了流程上的合规，但不一定能满足工作上的需要。

第三个时代，叫“转录时代”。

这个时代，AI来了。很多工具，都可以把会议的语音，转成实时的文字，也能做一些简单的总结。

这又是一次巨大的进步。AI，代替了辛苦的专员，成了新的“速记人”。很多人也因此从繁重的记录工作里，被解放了出来。“会议的化石”，制作得越来越快，越来越完整。

虽然，这依然只是一份“会议的速写”。我们得到的，本质上还是一份平面的文字。很多人还是需要去通读，去提炼。但是，“记录”的效率，已经大大提高了。

当然。从“口头时代”，到“手写时代”，再到“转录时代”。这种变化，以及工具的迭代，很多人其实都知道。

但是，因为各种各样的原因，可能是预算有限，可能是担心改变会带来混乱，可能是单纯的组织惯性，很多人并不打算打破早就习惯了的工作方式。最终，就选择了“再等等看”。

所以，很多组织，并不是“不知道”，而是“没做到”。

“知道”和“做到”之间，隔着一条“犹豫”和“惯性”组成的河。跨不过去，就只能留在原地。

而留在原地的结果，就是大量的组织，卡在了2.5时代，甚至2.0时代。用着上个时代的工具，开着上个时代的会，被那个“无效-再开-无效”的恶性循环反复折磨。

然后，眼睁睁看着别人走向会议的3.0时代。

甚至，4.0时代。

下个时代的会，要变成组织的“知识资产”

什么是“会议的4.0时代”？

这些年来，飞书一直在探索这个问题的答案。

2021年，一种名叫“飞阅会”的形式，开始从字节走向外部。这种形式，基于飞书云文档和会议这两个产品。它的核心，是“先阅读后讨论”，用评论记录代替发散的表达。这样一来，参会人在会前有所准备，会中能够聚焦问题，会后的待办、分工、结果也都沉淀在云文档里。渐渐的，理想、小米等等企业，也开始采用了这种“飞阅会”形式。

当时，飞书也推出了AI音视频转文字工具，飞书妙记。来不及参会的人，可以在会后回顾。因为文字、语音、视频，是完全同步的。所以，你可以选择性地查看，高倍速地播放，或是直接搜索感兴趣的内容。于是，很多C端用户，比如知识工作者，比如内容创作者，也开始用上了这种能力。

2023-2024年，AI的能力，开始进入“飞书智能会议纪要”。它能在会中实时总结，在会后自动生成结构化的纪要、待办，帮你快速回顾会议总结、关键信息。同时，待办也可以一键转成可追踪的“飞书任务”。2025年上半年，小鹏甚至在飞书上生成了63万份智能会议纪要。

飞书就这样一边解决着议而不决、决而不行、行而无果的问题，一边寻找着会议的4.0时代。

慢慢的，他们发现，光有“记录”和“总结”的能力，是不够的。

下个时代的会议，得用上AI的“理解”能力。

它不仅要能把你说过的话，一字不漏地转录成文字，还要能找到一场会议的内在逻辑，能理清七嘴八舌讨论背后的脉络，能知道每个人的真实意图。

因为很多时候，开会就是容易出各种各样的乱子。一场脑暴会下来，每个人都贡献了无数碎片化的想法，但每个人的脑子都是乱的。那么，这些想法之间的关系是什么？最终指向了什么地方？到底有没有产生价值？可能谁也说不清楚。

这个时候，AI的价值就体现出来了。

因为今天AI最大的进步，恰恰就是在“理解”的能力上。

所以，飞书智能会议纪要，也在不断升级。在会议场景下，AI要走向深刻理解和再创作，让会议从“阅读”变成“看见”。

但是，这个所谓的“看见”，其实并不简单。它需要AI像“分析师”那样，把你的发言，和别人的发言放在一起，去寻找其中的逻辑关联和深层结构。甚至，当你自己都觉得自己说得逻辑混乱的时候，AI要能比人更加清醒地，从这些混沌的信息里，提炼出真正有价值的核心。

举个例子。这是一场关于“夏季新品”的脑暴会纪要。

它不是一份几万字的文档。它是一张清晰的逻辑图表。一张组织的战略地图。

上面，是AI提炼的会议的“背景和目标”。它列出了“健康化”和“社交化”两大市场趋势，以及“避免被竞品抢占市场”的核心目的；中间，是核心的解决方案。从原料，到成本，再到定价，甚至毛利率，都被做成了能够体现优劣势的表格；下面，是明确的“结论和分工”。谁负责配方研发，谁负责市场推广，谁负责供应链考察。责任人和截止时间，都讲清楚。

除了这种平面图表，现在的“飞书智能会议纪要”，还能够自动生成漏斗图，或是思维导图。通过这些图表，你根本不需要去看冗长的文字。几分钟，就能看懂一场长达一小时的复杂脑暴会。

（图片可左右滑动）

这种感觉，不是“阅读”，而是“洞察”。

因为AI专门为这场会议，做了整体性的思考和总结，并用更加直观、易懂的图表形式，把会议精华送进了你的大脑。

而且，这种“理解”的能力，也许还会带来一些更加深远的价值。

因为开会的意义，不在于那一个小时的“讨论”，而在于最终所产出的核心“信息”。以及，它会不会在以后被复用。

过去，会议所产出的核心信息，是一次性的消耗品。开完，就扔了。但“下个时代的会”，它的产出，应该要可以被沉淀，被快速查找，被反复利用。因为这些产出，对组织来说，都是“知识”。

所以，飞书也希望，可以通过“可视化”的方式，尽量精准、高效地传递、留存每一场会议所产出的知识。

这，或许就是会议的4.0时代。

一个，创作时代。

在这个时代里，每一场会议，都要变成质量更高、可以复用的“知识资产”。

最后的话

是的。

低效的会，是对员工生命的浪费。高效的会，才是对组织智慧的沉淀。

聊到最后，我开始意识到，进入下一个会议时代，也许并没有那么困难。

这种改变，只需要一个朴素的起点。那就是，发现并理解，我们正在开着“上个时代的会”。

虽然，我们每个人，都会被“惯性”推着往前走。挑战惯性，本身也是一件很反人性的事。但是，今天AI的发展，给了我们一个前所未有的机会。一个，打破惯性的机会。它会像一根杠杆，让我们用很小的力气，撬起一块巨大的顽石。

只要，你愿意去开启一场，属于你和你团队的，下个时代的会。

别再让低效的会议，消耗我们宝贵的生命。

祝你，把生命，还给创造。

共勉。

主笔/ 二蔓/ 歌平版面/ 黄静
这是刘润公众号第2746篇原创文章。未经授权，禁止任何机构或个人抓取本文内容，用于训练AI大模型等用途