ERP系统中的预收账款和后收款管理的两种模式比较

在企业的销售业务中，根据收款方式的不同，销售模式主要分为赊销、预收和现售三种。每种模式都有其独特的风险管理和业务流程。

预收模式指的是企业在发货或提供服务前，提前向客户收取部分或全部款项。这种模式常用于与信用体系尚未建立的新客户交易、定制化程度高的订单，或在卖方市场环境下，以降低坏账风险、保障现金流和锁定客户。

预收业务的实践模式多种多样，主要围绕订单和收款的时间顺序展开，例如先下订单后收预款，或者客户先支付预付款后再生成销售订单等。以下将详细探讨这些模式及其在ERP系统中的流程管理。

模式一：先订单后预收（标准预收流程）

这是最常见且规范的预收模式，其核心是以销售订单作为所有业务的起点和核心依据。

1.签订合同/达成意向：与客户签订销售合同（订单），明确产品规格、数量、价格、交货期以及预收款比例（如30%）。

2.录入销售订单：ERP操作员在系统中录入销售订单，订单状态通常为“已审核”或“待付款”，系统会根据预设的收款条件自动计算预收款金额。

3.通知财务收款：销售或财务人员根据审核通过的销售订单，向客户发出付款通知。

4.财务录入预收款：客户付款后，财务人员在ERP中录入收款单，选择对应的销售订单号进行核销。系统会自动将该笔款项标记为预收款，并更新订单收款状态。

5.订单执行与发货：预收款到位后，仓库部门根据订单安排备货、发货，并生成出库单。系统通常会设置控制点，禁止未收齐预付款的订单发货。

6.最终结算：货物发出后，可能产生尾款。财务会根据订单生成最终应收账款，并向客户收取尾款，完成订单结算。

优点：流程清晰，风险可控。每笔预收款都能精确关联到具体订单，便于进行订单级利润核算和信用管理。ERP系统提供从订单到收款的完整跟踪视图。

适用场景：适用于绝大多数B2B交易，尤其是标准产品销售和有明确合同编号的订单化生产。

模式二：先预收再下单（无订单预收流程）

这种模式适用于客户关系紧密、交易频繁，或客户主动要求先付款再确定具体订单细节的情况。

1. 客户预先支付款项：在表达采购意愿或依据框架协议，客户预先向企业账户支付一定金额。在此阶段，可能尚未有具体的产品订单详情。

2. 财务记录预收款项：财务部门在ERP系统中录入“收款单”或“预收单”，此时不会选择与任何销售订单进行关联。这笔款项被登记为客户的“预存款”或“账户余额”，并归属于客户名下。

3. 客户正式下单：随后，客户明确其具体需求，并通知销售人员。销售人员据此在ERP系统中创建新的销售订单。

4. 核销预存款：在审核销售订单或准备发货时，财务或销售人员会在系统中进行操作，将客户先前存入的“预存款”进行核销（分配），以此抵消新订单的应收账款。

5. 发货及尾款结算：后续的发货和尾款结算流程与第一种模式保持一致。

优点：此模式具有高度的灵活性，能够迅速应对客户的支付意愿，并简化了在频繁交易中的付款流程。

适用场景：适用于拥有VIP客户或长期合作客户的企业；客户采用“采购卡”先充值后消费的情况；以及零售和电商领域的预存款会员制。

在ERP系统中，这两种模式的主要区别在于预收款单与销售订单关联的时间顺序。系统通过“订金比例”控制、信用额度管理、发货冻结等自动化功能，确保预收款项业务既能满足商业需求的灵活性，又能严格执行财务内部控制，从而有效保障企业的资金安全，这体现了ERP销售与应收账款管理模块的核心价值。