行政工作提效小妙招——彩虹条索引管理法

行政工作事项多，内容繁杂，看似简单无序的工作，要想把工作做好，对个人素养的要求是非常高的。今年团队的重点在工作是行政效率的提升，而5S管理是我们的全面提效的最有效工具。在这个过程中我们做了不少管理方法的创新，这里给大家介绍一个文件索引管理小妙招——彩虹条索引管理法。

文件彩虹条索引管理法源于彩虹管理法，主要是为不同文件分配特定的颜色，通过颜色可以快速检索文件，以识别文件的重要性和紧急程度等。

彩虹条索引管理法的主要实施步骤是分类、配色、标记、存放等，具体的实施灵活，可根据文件类型、项目需求等因素进行调整。下面对桌面文件筐的彩虹索引的制作方法进行分享，以帮助有文件管理需要的朋友们实现高效管理。

第一，对现有文件进行多级分类。

根据业务归属分类，如考勤资料、物资管理、通知文件、培训、面试等进行分类。第一层级的分类是根据自己岗位的业务归属分类。

根据使用频率进行分类，如高频资料，阶段性存档资料、年度存档资料等，并根据分类情况选择合适的文件夹或者文件袋存放。

第二，选择合适的配色或者不同形式的索引贴，分为：一级分类索引贴，二级分类索引贴。

第3， 标识管理：制作彩虹条索引

关键点1：使用醒目的标签对文件夹进行标识，彩色标签最佳。

关键点2：按文件夹自上而下摆放顺序间隔粘贴标签，进行文件夹定位。

关键点3：大类文件夹内分类索引，自上而下按顺序间隔粘贴标签，进行明细定位。

第4， 根据使用频率进行合理收纳，将高频资料和日常资料放在方便取用的位置，将跨年度资料及文件较多的资料放在橱柜收纳整理。

彩虹管理法的创新使用，不仅大大提升了查找文件的效率，还带给我们太多意想不到的惊喜：

1、更直观：通过颜色区分不同功能，可一目了然的了解文件的性质；

2、更高效：顺序间隔黏贴标签的方式，大大减少了文件取用和归位的时间；

3、更清洁：分类明确后，缺少无用文件的存放位置，可及时清理，不产生堆积；

4、更及时：文件可及时归纳，定期整理，工作不积压；

5、更有序：文件定位管理后，易于管理和维护。

随着这一工具的深入使用，你会发现它逐渐影响着你的工作方式和工作习惯，工作的日清日结不在单纯是喊口号，正潜移默化的成为你的习惯。这应该就是通过5S管理，不断提升个人素养的结果了。