行政工作事项多,内容繁杂,看似简单无序的工作,要想把工作做好,对个人素养的要求是非常高的。今年团队的重点在工作是行政效率的提升,而5S管理是我们的全面提效的最有效工具。在这个过程中我们做了不少管理方法的创新,这里给大家介绍一个文件索引管理小妙招——彩虹条索引管理法。
文件彩虹条索引管理法源于彩虹管理法,主要是为不同文件分配特定的颜色,通过颜色可以快速检索文件,以识别文件的重要性和紧急程度等。
彩虹条索引管理法的主要实施步骤是分类、配色、标记、存放等,具体的实施灵活,可根据文件类型、项目需求等因素进行调整。下面对桌面文件筐的彩虹索引的制作方法进行分享,以帮助有文件管理需要的朋友们实现高效管理。
第一,对现有文件进行多级分类。
根据业务归属分类,如考勤资料、物资管理、通知文件、培训、面试等进行分类。第一层级的分类是根据自己岗位的业务归属分类。
根据使用频率进行分类,如高频资料,阶段性存档资料、年度存档资料等,并根据分类情况选择合适的文件夹或者文件袋存放。
第二,选择合适的配色或者不同形式的索引贴,分为:一级分类索引贴,二级分类索引贴。
第3, 标识管理:制作彩虹条索引
关键点1:使用醒目的标签对文件夹进行标识,彩色标签最佳。
关键点2:按文件夹自上而下摆放顺序间隔粘贴标签,进行文件夹定位。
关键点3:大类文件夹内分类索引,自上而下按顺序间隔粘贴标签,进行明细定位。
第4, 根据使用频率进行合理收纳,将高频资料和日常资料放在方便取用的位置,将跨年度资料及文件较多的资料放在橱柜收纳整理。
彩虹管理法的创新使用,不仅大大提升了查找文件的效率,还带给我们太多意想不到的惊喜:
1、更直观:通过颜色区分不同功能,可一目了然的了解文件的性质;
2、更高效:顺序间隔黏贴标签的方式,大大减少了文件取用和归位的时间;
3、更清洁:分类明确后,缺少无用文件的存放位置,可及时清理,不产生堆积;
4、更及时:文件可及时归纳,定期整理,工作不积压;
5、更有序:文件定位管理后,易于管理和维护。
随着这一工具的深入使用,你会发现它逐渐影响着你的工作方式和工作习惯,工作的日清日结不在单纯是喊口号,正潜移默化的成为你的习惯。这应该就是通过5S管理,不断提升个人素养的结果了。
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